采购管理制度

1采购管理制度第一章总则第一条为规范采购管理，提高采购效率，确保采购质量，满足营销需要，降低采购成本，保持购销平衡，依据《药品管理法》、《合同法》和《药品经营质量管理规范》、《药品流通监督管理办法》等法律法规，结合甘肃兰药药业有限公司（以下简称“公司”）实际情况，特制定本制度。第二条本制度旨在对公司原料、包材、中间体等采购实施全过程控制，适用于公司采购部门和与采购业务相关的其他部门。第二章基本原则第三条明确责权原则。采购工作在董事长、总裁或总经理统一领导下，由主管副总裁或副总经理全面负责并直接领导。采购工作的主管部门是采购供应部门，实行采购部门经理负责制并直接对公司主管副总负责，组织采购部全体人员，按照采购管理权限和药品品种分工共同完成采购任务。第四条择优择廉原则。坚持质量第一的采购方针，不得从资质不合格的供应厂商采购。在经济效益和产品质量的天平上，永远向产品质量一边倾斜。在同等质量的前提下，权衡产品的品牌效应和市场需求，体现效益优先的采购思想。第五条保障供应原则。确立采购为一线营销服务、对供应厂商负责的理念，把提高采购效率、及时按需采购、保障供应但不积压、采购价格合理作为体现采购服务质量的考核依据。第六条责任追究原则。按采购管理权限，分别追究采购团队成员人为因素造成的生产断档、积压、存量原料过期失效损失的责任，对采购的直接操作人员和上一层级的负责人给予相应行政或经济处罚；同时，对完成采购任务出色的人员给予相应精神或物质奖励。2第三章操作程序第七条原料及包材、中间体等采购分六步程序实施：一、编制采购计划。依据销售部门提供的下一年度的预计销售计划，结合库存情况编制年度生产计划，并根据生产计划分解原料、包材、中间体等采购计划，签订年度采购协议；采购计划包括：年计划、定期计划、临时追加计划、计划调整等。二、签定采购协议、合同。全部拟采购的物料均要签定采购合同。采购合同包括：年度经销协议下的阶段购销合同、定期采购合同和临时电话要货的购进合同等。三、上级审批确认。按照采购层级授权的权限，由采购人员按照公司合理库存规定及采购协议，拟定采购合同交由上一层级领导审批、签字后有效。四、监控合同执行。采购责任人对已经签定的采购合同的执行情况、到货质量、价格调整、营销变化、市场竞争动态、有效期限、退货原因、存货数量、付款时间等情况，实施全程调节和监控。五、合理承付货款。采购、付款人员每个月末前3个工作日做出下一月度的付款预算，根据预算对所管辖品种提出付款申请，分别交由上一级领导审核、签字同意并报主管副总裁或副总经理审批、签字。符合付款程序并办审批手续后，付款申请方可有效。六、评价采购效果。采购部门按照采购管理权限和品种分工，在每一个季度末对上一个季度采购工作效率、保障供应情况、库存结构分析、采购价格成本进行量化评价，并提交简洁的评价报告。第八条各层级的采购相关人员，按品种分工对采购的计划、合同、审核、监控、付款、评价实施全程负责。第四章编制计划第九条采购计划依照采购品种管理权限的规定，由公司主管副总裁或副总经理、采购部门正副经理和采购员负责编制，但采购员必须由企业法定代表人授权，只有被授权的采购员才有权在授权范围内从事采购工作和制定采购计划。第十条制定采购计划原则是：按照管理权限，依据销售需求，坚持以销定进，力求购销平衡。3第十一条采购部门每季度根据实际市场销售情况，调整下一季度进货采购计划。经公司主管总裁或经理批准、并征询质量监督管理部门意见后，由采购人员具体执行。与此同时，进货部门和生产、销售部门定期或不定期召开会议沟通信息，并针对存在问题调整购进计划。第十二条采购员为避免物料积压或断档，对自己所管辖品种每季根据实际库存消耗制定进货采购计划，并落实库存上、下限制度，每月按库存实际消耗做追加或削减的调整计划，保证物料既不断档又不积压。此外，定期与生产呢、销售沟通物料在使用中的信息和存在的问题，并及时调整购进计划。第十三条采购计划的主要内容有：物料名称、规格、采购价格、期初库存、生产计划、购进计划、预计经费、供应厂商等项目。第十四条采购人员在编制采购计划时，充分考虑所管辖物料储存、运输条件及采购途径的不同，提出不同对策，以免影响采购计划的落实。第五章签订合同第十五条物料购进合同的签订，必须遵守国家法律法规，遵循平等互利、协商一致的原则。其中签订购销合同必须取得企业法定代表人授权的授权委托书，并根据授权范围以被授权人的名义签订。第十六条签订购进合同时，必须选择合法的供货单位，做到“货比三家”，严格执行符合药品质量要求的进货程序，坚持从产品质量信誉好、具有法定资格和通过GMP/GSP认证的厂商/供应商进货，以保证购进原料、包材、中间体等商品质量。第十七条签订进货合同严格执行首次进货客户审批制度。在首次与生产厂家发生业务联系前，对首次进货单位进行资格和质量保证能力的核实，如发生采购行为还需将加盖供货单位红色公章的“一证一照”留档存查；对拟采购的物料，首先必须具有合法的批准文号，其次应了解供货单位的质量保证能力和履行合同能力。确定资格后须填报首次4物料采购审批表，由采购部门提出申请，经公司质量监督管理部门同意，由主管总裁、经理批准，方可与对方签订合同。第十八条首次购进客户采购合同的签定必须具备以下资料：1）原料药购进：药品生产许可证正本、副本及变更记录、营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证过、法人委托书、质保协议、GMP证书/GSP证书、原料注册证、省级药检报告、样品、样品同批号厂检报告；2）内包材购进：营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证过、法人委托书、质保协议、样品、样品同批号厂检报告、印刷品许可证、二类包材注册许可证；3）其他包材购进：营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证过、法人委托书、质保协议、样品、印刷品许可证。以上资料报质量监督部门审核同意，并经采购部门经理审批、签字，作为签定合同的依据和条件。第十九条签订进货合同应有质量条款。合同应注明该物料出厂的法定质量标准，并提供产品合格证、注册证等有关材料。根据需要，还可注明物料的厂方负责期、生产日期、有效期、包装标志、包装要求等内容。第二十条对于需要预付款的物料采购，须签订采购合同，合同双方签字盖章、存档方可生效；任何电子扫描合同将视为无效合同。采购人员要督促已付款的商品、票据及时到帐。第二十一条采购员签定采购合同，须由专人向公司聘请的律师或公司负责法务工作领导审核、获得律师同意函后方可签署，并由专人进行扫描归档。第二十二条采购合同的签约，必须按照采购审批权限和品种分工，由采购人员和上级主管共同签字并加盖采购专用印章后方可生效。第二十三条采购部门设专人管理采购合同，扫描后按照时间、供应商等分类整理合同并归档。5第六章监控执行第二十四条对已经签定的物料采购合同，采购人员须跟进掌握和调控合同的履约效果，与供应厂商保持不间断的联系，督促其按质、按时、按价、按量发货。第二十五条采购人员对临时调剂的急需物料，可先行电话要货。事后采购人员补办采购合同，并立即通知质量验收部门验收，尽快使物料投入生产销售。第二十六条采购人员负责对分管的品种进行数据维护，主要内容包括：物料编码、商品通用名、规格、单位、采购价格、合同数量、生产单位、供货单位、到货在途时间、有效期、是否GMP认证、付款数量、付款金额、付款时间等项目。第二十七条采购物料到货后的退换货按以下办法处理：一、按合同购进的物料到货入库前，在检验中发现质量不合格或者其他不符合采购合同约定条款的问题，采购人员在接到质检通知的两小时内完成与供应厂商的联系，通知退货，并做好查询记录。二、所有退货，应直接退回给原供应商。三、物料购进后由于市场或者销售等因素发生药品滞销，有效期限不足半年等原因需要退换货时，采购人员应积极主动地与供应商联系；经协商同意退换时，被换的物料按退货处理，换回的物料按重新采购的程序办理。第二十八条采购部门所有用章：如合同章、发票收讫章、退换货专用章等要有专人管理。按照公司用章申请审批流程申请使用，任何人不得违规操作使用。第七章进价调整第二十九条进货价格是指本公司从供货方进货的物料价格,其管理的基本内容如下：一、首次合作供应商进价。首次合作供应商进价是指本公司第一次合作供应商的进价。该进价是在各项资料齐全、保证质量的前提下，由采购员与供货方协商拟定，报采购部门经理批准后备案。6二、调价物料的进价调整。采购员每季度需对负责范围内的物料采购品种进行一次价格调研，及时调整公司采购价格，市场价格水品下跌时及时调整公司物料采购价格，保证公司采购价格处于行业较低水平。第八章承付货款第三十条采购付款流程。采购员每月根据业务需要和应付款状况提出付款计划汇总→向财务部门提出付款资金使用计划→财务部门根据资金情况核定当月用款额度→经采购部门经理核准→财务部根据付款计划将增值税发票与进货验收单相匹配、审核并冲减退货款等→付款申请审批程序：有采购员签字的付款申请批条交财务审核后由采购部门经理审批→主管副总裁或副总经理审批→财务部门核实付款并进行账务处理。第三十一条公司付款方式有预付款、现款现货、赊销付款等，所有付款方式方式优先考虑银行承兑支付。一、预付款、现款现货：优先向下述厂商倾斜：有年协议的供应厂商，有付款时间要求和年终返利的厂商，有独家品种的厂商，爱狗品种多、采购额达一定规模的厂商及名优大厂。遇有资金紧张时，优先保证上述厂商的利益，通过资金杠杆作用吸引更多的厂商加盟与合作。二、赊销付款。付款本着用后付款及压批付款的原则做好付款计划，并协调好与供应商的合作关系。为减少企业资金占压和过多增加仓库容量，凡享有按回款时间返利的品种，本着勤进快销原则，不超过1.5个月库存周转进行货源采购，并根据市场情况及季节等因素调整。压批付款的品种，则可适当增大进货量。第三十二条付款特殊审批程序：有年协议的品种，若为完成协议量需压货或提前超量付款或需预付款时，可启动特殊审批程序。即由采购员根据协议或合同提出申请，说明情况，经采购部门经理同意并报公司主管副总裁或副总经理，预付款需由法定代表人授权的责任人签字批准后，方可进入付款流程。第三十三条付款审核手续。付款根据协议、合同及采购员的付款计划，认真核对采购付款的送货方、发票及付款单位须一致。以合同约定的付款方式严格审核，对所结算品种的品名、规格、数量、结算单价仔细审查核实，对退货、破损在认真与供货商对帐确7认后补货或冲抵应付款。解决完有关事项后，方可付款。预付款时需核对采购合同，在第一笔预付款商品及发票未到的情况下，不得做第二笔预付款。任何人不得对未付款进行核销。第三十四条增值税发票和返利。在增值税发票与财务部门传递过程中，严格执行转票登记签收手续，防止发票丢失。第九章协同督导第三十五条公司采购职能线应督导各利润中心采购部门加强和积极维护与各子公司销售部门、物流中心及其他相关部门的沟通交流，定期不定期地与相关职能部室召开物料采购管理信息交流会，实现采购信息共享，建立相互协作的工作关系，共同研究解决采购中遇到的问题。第三十六条加强对各利润中心物料采购管理工作的检查监督，对采购合同的履行情况进行跟踪。各利润中心要建立物料库存情况月报制度，由采购职能线专人负责汇总上报、掌握各利润中心物料库存动态信息，并对各利润中心物料购进、库存、退货等情况进行数据统计分析，及时提出改进意见和建议。第三十七条组织和指导各利润中心贯彻落实公司物料采购方针和操作策略，重点加强对各利润中心采购工作的宏观指导、政策咨询和业务培训，总结推广采购工作经验，协助各利润中心研究解决物料采购中的新情况、新问题。第十章评价效果第三十八条公司采购职能线按照公司对各下属单位采购工作的要求，每季度末的第五个工作日完成对上季度药品采购效果的书面评价。采购效果评价要有数据，尽可能量化，报告力求简洁、具体，将评价结果提交各利润中心总经理，作为考核各部门物料采购工作绩效的一项重要依据。一、遵守国家相关法律法规。二、遵守公司的制度规定、办事程序。8三、恪尽职守，勤奋工作，高质量地完成工作任务。四、上班时应保持良好的精神状态，认真接受领导的指示和命令，对别人的提醒、忠告和批评应虚