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物料供應安全保障內部講師我發財2006.06.02第一節采購員必備的能力要求第二節采購員的職責范圍2.1采購工作職責2.2采購業務實施流程第三節采購員的工作細節第四節供應商的選擇輿管理3.1供應商管理步驟圖3.2供應商的考核第五節采購品質管理第六節采購價格管理6.1影響采購價格的因素6.2詢價技巧6.3議價步驟6.4談判技巧第七節交貨期管理(重要性&管理重點)第八節采購合同管理第一節采購人員必備能力要求在傳統思維里，采購就是拿錢買東西，其目的就是以最少的錢買到最好的商品。然而，事實并非如此，隨著市場經濟的發展、技朮的進步、競爭的日益激烈，采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能，一門專業，一種可為企業節省成本、增加利潤、獲取服務的資源。采購不是一件輕松的工作，需要較高的專業技能和談判技巧。作為一名優秀的采購員應具備以下五點要求：一、成本意識與價值分析能力采購支出是構成銷貨成本的主要部分，因此采購人員必須具有成本意識，會精打細算，錙銖必較，不可大而化之﹔其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質不好或不堪使用的物品，并能隨時將投入(成本)與產出(使用狀況-----時效、損耗率、維修次等)加以比較。此外，對于報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，對原料、人工、工具、稅捐、利潤、交貨時間、付款條件等，逐項加以剖析評斷。二、預測能力在動態經漳環境下，物品的采購價格與供應數量經常會調整變動，采購人員應能依據各種產銷資料，研判貨源是否充裕，再與供應商接角，并可從其“惜售”的態度，揣摩物品是否可能供應日絀。從物品原料價格的漲跌，也能推斷采購成本將受影響的幅度有多少。總之，采購人員必須擴充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對物品未來的供應趨勢預謀對策。三、表達能力采購人員無論是用語言或文字與供應商溝通這，必須能正確有、清晰表達所欲采購的各種條件上，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解，尤其是忙碌的采購工作，采購人員更必須具備“長話短說,言簡意賅”的表能力，以免浪費時間，而以“說之以理，動之以情”來獲取優惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧四、良好的人際溝通與協調力由于采購業務牽涉范圍廣，相關部門多，欲使采購業務能順利進行，而獲得良好的工作績效，除了采購人員的努力外，沿需企業內部各有關部門的密切配合。因此，采購人員必須具備良好人際關系與協調能力，以期獲得有關部門的合作，而圓滿完成任務。溝通與協調管理部門營銷部門品管部門生管部門倉儲部門技朮部門財務部門生產現場采購五、專業知識1.采購人員必須了解原料來源、組合過程、基本功能、品質、用途、成本等，有了專業知識，采購人員就更能主動開發新來源或替代品，有助于降低采購成本2.采購人員需要了解購買的物品，了解產品的原理、性能要求，了解市場行情、價格走勢，了解供應商的實力、供應商報價的合理性，實地考查供應保証能力需要極強的談判能力和計划能力，有能力在保証供應的同時保証價格和品質標准。第二節采購員職責范圍采購的任務是確保企業生產所需的物料，在必要的時候將必要的數量，適當的品質、價格進貨，維持正常的生產活動，要達成任務，采購員必須明了自己的工作職責。當然，采購員對采購流程進行熟悉和了解是十分有必要的。本節主要講述采購員的職責和業務實施流程一.采購工作職責優秀的采購員需承擔的責任主要有以下几個部分1.采購計划輿需求確認2.供應商選擇輿管理3.采購數量控制4.采購品質控制5.采購價格控制6.交貨期控制7.采購成本控制8.采購合同管理9.采購紀錄管理二.采購業務實施流程1.搜集信息2.詢價3.比價議價4.評估5.索樣6.決定7.請購8.定購9.協調輿溝通10.催交11.進貨驗收12.整理付款第三節采購員工作細節一、5R原則適時、適質、適量、適價、適地二、輿供應商來往應公正輿誠實三、臨財不苟得四、具備敬業精神五、虛心輿耐心第四節采購供應商的選擇輿管理作為一名采購人員，在選擇或管理供應商時，應對相應的特質有所熟悉，否則無法全面地了解供應商的能力及品質，也無法達到適質、適價、適時、適地的采購要求供應商管理步驟圖1.物料分類將主生產物料和畏助生產物料等按采購金額比重分成ABC三類按材料成分或性能分類，如：塑膠類、五金類、電子類、化工類、包裝類等等根據材料的分類，收集生產各類物料的廠家，每類產品在5－10家，填寫在“廠商資料卡“上2.收集廠商資料供應商管理步驟圖3.供應商調查根據“廠商資料卡”名單，采購部門將“供應商調查表”傳真給供應商填寫由副總經理任組長，采購、品管、技朮部門經理、主管、工程師組成評估小組4.成立評估小組供應商管理步驟圖5.調查評估根據反饋的調查表，按規模、生產能力等基本指標進行分類，按ABC物料采購金額的大小，由評估小組選派人員按“供應商調查表“所列標准進行實地調查所調查項目如實填報于調查表上，然后由評估小組進行綜合評估，將合格廠商分類按順統計記錄6.送樣或小批量試驗調查合格的廠商可通知送樣或小批量采購，送樣檢驗或驗合格者即可正式列入合格供應商名冊，未合格者可列入候補序列.之后采購只可從合格供應商中采購，財務付款時也應審核名單，非合格供應商則應呈報上級部門供應商管理步驟圖7.比價議價對送樣或小批量合格的材料評定品質等級，并進行比價和議價，確定一個最優的價格性能比列入合格供應商名冊的供應商，公司應給予管理、技朮、品管上的輔導8.供應商輔導供應商管理步驟圖9.追蹤考核每月對供應商的交期、交量、品質、售后服務等項目進行統計，并繪制成圖表每個季度或半年進行綜合考核評分一次，按評分等級分成優秀、良好、一般、較差几個等級10.供應商篩選對于較差的供應商，應予以淘汰將其列入候補名單，重新評估對于一般的供應商，應予以減少采購量，并重點加以輔導對于優秀的供應商，應加大采購量供應商的考核通常從價格、交期、品質、交量和配合度等几個方面來考核.價格根據市場同類材料最低價、最高價、平均價、自行估價，然后計算出一個較為標准、合理的價格(1)批退率：判退次數批退率=*100%交貨交數批退率越高，表明其品質越差，得分越低供應商的考核---品質(2)平均合格率：各次合格率之和平無合格率=*100%交貨交數合格率越高，表明品質越好，得分越高。供應商的考核---品質(3)總合格率：總合格數批退率=*100%交貨總數合格率越高，表明品質越好，得分越高。供應商的考核---品質供應商的考核---交期交量送貨數量(1)交貨率=*100%訂購數量交貨率越高，得分就越多逾期批數(2)逾期率=*100%交貨期數逾期率越高，得分越少;逾期越長，扣分越多;逾期造成停工待料，則加重扣分供應商的考核---交期交量配合度上，應配備適當的分數，服務越好，得分越多。將前三項的分數相加得出總分，為最后考核評比分數，以此來考核供應商供應商的考核---配合度第五節采購品質的管理眾所周知，供應商的品質對企業產品品質有至關重要的影響，目前供應商品質管理方法主要有以下几種：一.合約控制輿供應商簽定質量保証、驗証方法、解決爭端方面的協議二、驗收控制三、派駐檢驗人員到供應商處四、供應商品質體系審查五、定期評比六、供應商扶植七、第三方權威機構作品質驗証第六節采購價格管理采購價格的高低直接關系到企業最終產品或服務價格的高低，因此，在確保滿足其它條件的同時力爭最低的采購價格是采購人員最重要的工作。影響采購價格的因素有以下几點：1.供應商成本的高低2.規格與品質3.采購物料的供需關系4.生產季節與采購時機5.采購數量的多少6.交貨條件7.付款條件詢、比、議價之詢價技巧詢價是采購作業流程上的一個必要階段。詢價有兩種方式：口頭詢價和書面詢價應注意在詢價的過程中，為使供應商不致發生報價上的錯誤，通常采購人員應提供輔助性的文件，例如工程發包的規范書、物料分期運送的數量明細表﹔有時候買方對于形狀特殊，且無標准規格的零件或物品，也須提供樣品給供應商參考。詢、比、議價之議價策略議價的成功在很大程度上取決于所做計划的質量和數量。制定議價策略，就是制定議價的整體計划，從而在宏觀上把握議價的整體進程。制定議價的基本步驟如下：(1)明確議價應達成的目標，例如以最低的價格購進一批原料，力爭采用分期付款方式等。(2)收集相關數據，了解供應商的詳細情況，特別是在價格方面的立場，并對所購物資的成本進行分析。(3)確定實際情況，也就是找出認為可信的數據。每一種實際情況都是所希望達成協議的一方面的信息。(4)找出分歧點，也即是議價中重點討論的問題。(5)分析各自的優勢和劣勢所在(6)確立自己在分歧中的地位，詢、比、議價之談判技巧(1)雙重退避。當賣方銷售人員報價時，買方采購人員應表示驚訝得難以接受，同時他的上司也如此。這樣才能讓對方明白他們無法接受高報價的立場，否則下次賣方可能會食髓知味。(2)不要馬上談到正題。如此賣方會承受一股無形的壓力而變得焦慮，這樣對你的談判較有利。(3)聲東擊西。先要求對方給一些不是你真正想要的好處，然后再拿這些來交換你真正想要的。(4)不要輕易給賣方第一次相對的好處。當你想提供好處給供應商時，最好預留余地以供討價還價，同時要求對方有所回報。第七節交貨期管理確保交貨期的目的，是在生產生活中對必需的原材料，于必要時能確實地獲得，以維持正常的生產活動，不致停工待料。毫無疑問交貨延遲會增加成本，但是也必須注意提早交貨也會增加成本，一般人總以為提早交貨的不良影響不如延遲交貨，實際上兩者都會成為增加成本的原因：1.容許提早交貨則會發生交貨的延遲(供應廠商，為資金調度的方便會優先生產高價格的物料以提早交貨，所以假如容許其提早交貨，就會造成低價格物料的延遲交貨)﹔2.不急于要用的物料的交貨，必定增加存貨而導致資金運用效率的惡化。因而確保交段日期的有無計划好，對經營效果必有很大影響交貨期管理之交期的重要型采購員若期待按照日程進貨，則訂了貨之后，有必要有計划地追查進行的情形。首先，不可讓下單方的因素成為延遲貨貨期的主要原因﹔其次，在進行階段，應及時正確的給予供應商圖面、模、治具等方面的資料。在交貨后若出現異常未入庫現象，應及時跟蹤處理。交貨期管理之貨期的管理重點第八節采購合同管理采購合同管理應做好以下几方面的工作：1.加強對采購合同簽訂的管理2.建立合同管理機構和制度，以保証合同的履行3.處理好合同糾紛4.信守合同5.合同歸檔保管1*要對簽訂合同的准備工作加強管理。在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，庫存情況和合同對方單位的情況，依據本企業的購銷任務，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。2*要對簽訂合同過程加強管理。在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。1.加強對采購合同簽訂的管理，包括兩點：2.建立合同管理機構和制度，以保証合同的履行應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，解決糾紛，保証合同的履行。同時可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的順利實現。3.處理好合同糾紛當經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成，可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接缶法院起訴。4.信守合同合同的履行情況好壞，不僅關系到本企業經營活動的順利進行，而且也關系到本企業的聲譽和形象。應該將合同按實際情況進行分類、歸檔保管。保管期限和方法依照公司文檔管理制度執行5.合同歸檔保管謝謝大家!