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实验一入库管理1实验一入库管理实验学时：2实验类型：验证实验要求：必修一、实验目的：通过实验加深学生对企业入库的不同方式、入库的整体流程以及库存管理内容的认识和理解。二、实验内容：1．采购物资回厂办理入库申请2．领导对申请单进行审核3．保管员实收入库4．保管员台帐查询三、实验原理、方法和手段：库存管理是物料管理系统中最核心、最基本、也是最重要的部分，入库管理是库存管理的基础和数据源头。并且库存管理的入库数据也为财务材料核算提供了准确及时的数据，保证数据源点录入，减少重复录入工作以及错误附加情况的发生。采购物资回厂后，采购员首先要办理入库申请单，根据采购形式的不同入库申请单分为合同入库申请单和零星入库申请单；入库申请单经过质检部门或物供部门领导审批通过后转交到仓库保管员处，仓库保管员根据实际收到的数量进行入库实收，并登记库存台帐。四、实验组织运行要求：本实验可以由四人组织成一个实验小组完成，指导教师根据实验指导书中的要求为小组人员分配不同的角色：其中二人为物资入库申请人员，分别进行合同入库申请和零星入库申请（也可由一人完成）；一人为采购科长负责对申请入库的料单进行审核；一人为保管实收人员，对申请入库的物资办理实收入库并查询相关台账。指导教师根据角色将实验资料进行合理的分配，保证数据不重复录入；本实验也可以由一个人按实验指导书的要求，分不同的角色登录单独完成，实验资料可适当减少。系统管理员根据指导教师要求进行分组设置，并按分组对系统进行初始化，以便验证实验结果的正确。建议本实验由一个人单独完成，这样可以使学生掌握入库管理的全过程。五、实验资料：1．2004年3月，采购甲与江苏摩托车配件公司签订的合同HT04000052中的物资全部回厂，单价均为合同价；2．2004年3月，采购甲与武汉铝合金厂签订的合同HT04000062中的物资全部回厂，低合金钢板单价变为35元，硬质合金钢板单价变为42.5元；3．2004年3月，采购甲与太原朝阳钢铁有限公司签订的合同HT04000070中的物资部分回厂，冷轧一般无缝钢管回厂70kg，普通碳素钢中板回厂90kg，单价均为合同价；4．2004年3月，采购甲与苏州发动机有限公司签订的合同HT04000077中的发动机//单缸、四冲程/LH139QMB全部回厂，单价2500元/件；5．2004年3月，采购甲与无锡离合器有限公司签订的合同HT04000078中的离合器//干式//回厂1000件，单价225元/件；影子工厂实验教学系统实验指导书26．2004年3月，采购甲与常州蓄电池厂签订的合同HT04000079中的物资全部回厂，数量、单价不变；7．2004年3月，采购甲与太原朝阳钢铁有限公司签订的合同HT04000080中的物资全部回厂，数量、单价不变；8．2004年3月，采购甲与四川无缝钢管有限责任公司签订的合同HT04000081中的物资全部回厂，数量、单价不变；9．2004年3月，采购甲与上海摩托车贸易有限公司签订的合同HT04000082中的物资全部回厂，数量、单价不变；10．2004年3月，向镇江华美销售公司采购游标卡尺10把，单价57元，0～25mm的千分尺5件，单价39元；11．2004年3月，向山东橡胶制品公司采购万能密封胶25kg，单价78元，平纹玻璃纤维布40kg，单价39元，铁红环氧脂底漆50kg，单价35元，物资编号为“2002010002”的真空胎1000只，单价150元/只，物资编号为“2001100002”的橡胶密封圈2000只，单价1元/只；12．2004年3月，向无锡离合器有限公司采购物资编号为“5010040001”的化油器500个，单价80元/个，物资编号为“5009050001”的后减震器1000个，单价110元/个；13．2004年3月，向四川无缝钢管有限责任公司采购物资编号为“1005010001”的冷轧无缝钢管2000公斤，单价20元/公斤，物资编号为“1005050001”的镀锌焊接钢管2000公斤，单价20元/公斤，物资编号为“1005010005”的冷轧一般无缝钢管1000公斤，单价20元/公斤；14．2004年3月，向江苏摩托车配件公司采购物资编号为“3001020005”的转向指示灯1000只，单价10元/只，物资编号为“3001020002”的尾灯600只，单价10元/只；15．2004年3月，向盐城五金器材厂采购物资编号为“5001010001”的六角螺母10000个，单价0.1元/只；16．2004年3月，向常州蓄电池厂采购物资编号为“3005010001”的蓄电池500个，单价100元/只；17．2004年3月，向杭州发动机厂采购物资编号为“5011010001”的发动机800件，单价1500元/件，物资编号为“5010010003”的燃料油箱1000个，单价120元/个；18．2004年3月，向大连轴承销售公司采购物资编号为“5009020001”的变速器1000套，单价80元/套；19．2004年3月，向上海铝合金管有限责任公司采购物资编号为“1010100005”的硬质合金钢板1600公斤，单价30元/公斤，物资编号为“1010100003”的低合金钢1200公斤，单价30元/公斤。六、实验步骤：1．编制合同入库单凭证外购材料回厂后采购员需要填写入库申请单，入库申请单经过质检或领导审查合格后，流转到仓库保管员处进行实收，实收后的入库单才是登记库存台帐、财务报销等的依据。合同入库单是根据生效的合同办理入库的一种入库形式。实验一入库管理31）启动教学系统—物料管理子系统，以“采购甲”（缩写cgj）登录，登录年月为2004年3月。进入系统后选择〖采购〗→〖合同入库申请单〗菜单项或者在图“采购管理功能结构”中单击“合同入库申请单”图标，系统弹出“合同入库申请单”窗口，见下图。图1-1合同入库申请单虽然不同企业的入库单据样式各异，但入库单所必须要具备的项目内容基本都是一致的，我们经过对各企业入库单抽象归纳分析认为入库单必须具备如下内容，并根据各项目的特性分为如下三部分。①标题部分入库编号：合同入库保存时系统产生的唯一性编号，是辨别合同入库单的唯一性标识；开单日期：编制物资申请入库的时间，一般在新建时由系统自动生成；入库日期：保管员根据入库申请单办理实收入库的时间，该时间是登录库存台帐月份和划归财务所属核算期间的依据；入库类型：物资入库的类型，主要有外购入库、自制入库、委托加工入库等。外购入库为正常的市场采购；自制入库表示是企业自己生产的物资入库；委托加工入库又称外协入库，是指委托其它企业对物资进行加工后办理入库的一种形式，它又分为带料外协和不带料外协。系统默认选择外购入库。财务进行入库核算处理时针对不同的入库类型要做不同的处理，例如对于自制入库就不需要进行报销处理，对于带料委托加工入库就只需报销加工费，不能报销料费；经办人：办理物资入库的采购人员或者负责本次物资申请入库的经手人员；合同编号：办理该入库申请单所依据的合同对应的合同编号；采购客户：采购物资的客户，亦即物资采购付款的对象，一个入库单中只能有一个供应商，对于合同入库单其客户为合同的客户；核料人员/日期：进行合同入库申请单审核的人员与日期，该项内容不在此处进行填写，而是影子工厂实验教学系统实验指导书4在审核人员对该合同进行审核时自动赋值；财务审核人员/日期：入库申实收完成后转交到财务进行采购报销、审核，系统自动加载财务审核人员与审核日期信息。②主体部分物资合同入库单内容编辑的项目构成入库单的主体部分，在列表中可以录入多项物资，但是所有的操作都是针对相同的客户与合同编号而言的，与合同入库单标题部分形成多对一的子父关系。物资编号/物资名称/牌号/规格/型号/单位：所要办理入库的物资信息，物资唯一编码及与编码对应的物资名称、牌号、规格、型号及计量单位；入库数量：申请办理入库的数量；实收数量：保管实收入库的数量，该项内容不在本模块进行填列；单价：实际采购的价格，在合同入库时系统自动将采购合同的单价带入，在实收入库登记台帐时的价格可能与此价格不一致，这是由系统核算方法决定的，在实际价核算体系下，此价格就作为入库登记台帐的价格，在计划价核算体系下，此价格不作为实际入库登记台帐的价格，而是根据物资的计划单价登记入帐；料款：物资采购入库的料费金额，该项内容是由入库数量×单价得出的结果，但用户可以自行修改；入库物资合计：该行的数据包括入库数量合计、实收数量合计与入库金额合计，是由该行上面的数据汇总而得。③明细信息入库重量：采购入库时某项物资入库的重量，作为某些物资必要属性的描述，便于了解整个入库物资的特征；保管员：对该入库申请单进行实收的仓库管理员的名字，在实收时系统自动记录；材料批号：对于某些特殊性质的物资需要在入出库时登记物资的材料批号，便于以后进行质量问题的追溯；生产日期：对于某些特殊性质或有保质期要求的物资需要在入出库时登记物资的生产日期，便于以后库存管理中能够及时的查询到即将超过有效期的物资，并提前积极消化这些物资；仓库名称：物资存放的仓库，录入物资后自动带入，如果在基础数据中没有为该物资设置仓库属性，则在此系统会提示选择仓库；入库金额：各项物资金额的总和；税率：购买该物资时发票规定的增值税税率；税额：该项等于料款×税率，指物资的增值税额；其他费：在物资采购过程所花费的其它费用，如运费等其它费用；应付金额：该项金额的数据为入库金额＋税额＋其他费，表示本单位为该项物资采购应该花费的金额合计。2）新建合同入库单①单击工具栏中的“”按钮，物资入库申请单窗口呈可编辑状态，系统自动为“经办人”、“开单日期”栏赋值；实验一入库管理5②双击“合同编号”列，弹出“辅助录入－合同选择”窗口，窗口中显示所有已经审核生效的合同，根据实验资料中提供的信息，选择相应的合同编号然后进行双击或点击【确定】按钮退出，系统自动将合同编号、客户编号名称自动带入入库单窗口；③双击“物资编号”列，弹出“合同查询”窗口；图1-2合同查询④在“合同查询窗口”中单击选择实验资料中的物资，如果再次单击则取消选择，选择完成后点击【确定】按钮，加载退出返回到合同入库单编辑窗口；⑤按照实验资料要求，对有明细内容要求的逐项输入明细内容，如：重量、生产日期、批号、其它费、税率等；⑥输入完成后单击工具栏中的“”按钮，系统自动生成入库编号，合同入库申请单录入完成。3）合同入库单查看①单击工具栏中的“”按钮，系统弹出“辅助录入－入库单选择”窗口；②在辅助录入窗口中显示当前人员编制的所有合同入库单数据，窗口下方有两个选项按钮“已处理”和“未处理”，“已处理”表示已经审核的合同入库单，此处的合同入库单信息不可以编辑，“未处理”表示尚未审核的合同入库单，可对该合同入库单进行修改编辑。2．编制零星入库单凭证零星入库申请单是在没有合同的情况下发生的市场零星采购或为生产原因而紧急采购的物资回厂后办理入库的一种方式。1）启动教学系统—物料管理子系统，以“采购甲”（缩写cgj）或“采购乙”（缩写cgy）登录，登录年月为2004年3月。进入系统后选择〖采购〗→〖零星入库申请单〗菜单项或者在图“采购管理功能结构”中单击“零星入库申请单”图标，系统弹出“零星入库申请单”窗口，见下图。影子工厂实验教学系统实验指导书6图1-3零星入库申请单2）新建零星入库单①单击工具栏中的“”按钮，物资入库申请单窗口呈可编辑状态，系统自动为“经办人”、“开单日期”栏赋值；②双击“客户编号”列，弹出“辅助录入－客户选择”窗口，选择实验资料中对应的客户编号然后进行双击或点击【确定】按钮退出，系统自动将客户编号名称带入入库单窗口；③双击“物资编号”列或者单击工具栏中的“”按钮，弹出“物资代码快速录入窗口”，可以通过在树上选择物资大中小分类，快速找到需要录入的物资，双击选择行或按【确定】按钮，加载退出；图1-4辅助录入－物资代码选择④零星入库单编辑窗口显示所选择的物资，然后根据实验资料在“入库数量”、“单价”列录实验一入库管理7入数据，总金额系统自动计算产生；⑤按照实验资料要求，对有明细内