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物料编码管理之培训、沟通与交流工程部彭泽胜2015年4月物料编码实施工作组前言随着公司的快速发展，新产品导入步伐不断的加快，物料种类的急剧增加，为了更好地管控好物料，为公司进、销、存做好服务，我们成立物料编码专案组，对物料进行分类，起草规则性文件，指导物料编码作业人员开展相关工作，希望通过物料编码项目的规则介绍，结合物料编码在其它公司实施以来的典型实际案例，全方位展现物料编码项目的工作范围、业务规范和操作流程，以便各部门结合自身实际业务，灵活运用，不断促进物料编码项目的持续、高效、深入开展！天胤物料编码实施工作组物料编码项目实施背景背景当前存在一物多码、多物一码的现象；物料描述多样化，无法控制物料的唯一性，增加可识别难度，不利于物料库存盘点供应商来料物料描述，规格型号随意性大，跟采购订单无法匹配，助长了入库物料一物多码的风险当前存在一物多码、多物一码的现象；物料重复采购，增加库存压力与采购成本，造成不必要的公司资金占用及浪费；目标建设集团层级的物料标准库，规范物料描述管理，尽量避免一料多号的现象；物料编码项目组织架构及职责1、工作职责：负责比亚迪集团物料标准库的建立，以规范集团物料描述标准化；负责规范比亚迪集团物料申请、变更的作业流程制度；2、具体职责：主任：公司总裁，决策及指导；秘书：总裁办公室，协助、协调，传达和跟进相关工作等；总监单位：采购处（IT产业群、汽车产业群）、汽车工程研究院；负责各自业务单位的物料描述标准化；指导、协调各业务单位物料标准管理工作，负责业务培训、考核、管理流程和制度的拟定等；相互沟通交流，协调和规范集团物料描述标准；业务单位：公司各事业部；执行公司物料描述标准；配置物料编码工作组织和执行机构、人员；与总监单位沟通、协调及反馈事业部相关意见、建议及需求等；电脑中心：负责开发、维护和管理物料编码信息系统；物料编码项目组织架构图采购处汽车工程研究院总裁总监主任业务部门总裁办公室公司各生产型事业部秘书电脑中心（负责系统开发、维护）物料的层级和分类十四大类物料管理：物料分为四个层级：大分类、中分类、小分类、品名四个层级；十四个大分类：电子元器件、化工类、计量类、后勤物资、包装材料、五金件、模具类、材料类、设备配件、电气类、三品类、IT零部件、汽车整车及零部件、家用电器及零部件物料编码项目的规则介绍物料编码为：8位流水码+1位区分码（_）+2位特征码。书写格式为：XXXXXXXX–YY特征码无特殊意义的,用”00”替代，8位流水码从10000000-00开始，物料编码系统自动编制实现需要指定特殊意义的由总监单位确定统一规则；截至目前为止，特征码还没有启用物料编码规则物料编码项目的规则介绍1、物料描述的字节要求物料编码系统中的物料描述有“英文描述”、“物料描述”和“物料描述短文本”三类，其中：“物料描述”为物料的长文本，200个字节（100个汉字）左右；“英文描述”为对应物料的“物料描述”的英文翻译；“物料描述短文本”为物料描述的前40个字节；是为保持与SAP显示的物料描述一致，SAP系统中能显示的物料描述短文本字节数为40个以内（含间隔符下划线在内），对于物料描述超过40个字节的物料，如果查看物料的长文本，可在物料编码系统或SAP长文本处查看；为此，为方便物料的使用及有效辨别，在申请物料编码时，物料描述应当尽量控制在40个字节以内；物料编码项目的规则介绍2、物料描述的语言要求物料编码项目，以中文为基础确定物料的描述规则，并据此产生物料编码；生产性物料其他语言的物料描述，在中文描述的基础上进行翻译，以确保一物一号的实现；非生产性物料海外工厂由本地负责申请创建物料编码，且仅限于本地使用，不可在本地外其它工厂扩充使用；3、物料的描述规则与物料编码的关系一个品名通过物料的属性来定义；物料的属性确定后，根据物料的属性填写属性值，所有的属性值组成描述，物料编码系统判断描述的唯一性生成物料编码4、物料视图物料编码系统系统，只产生物料编码及物料描述、物料的单位这些基本视图的最基本信息，如果要正常使用物料，还需在SAP内扩充后才能使用一物一号的实现原则及方式1、一物一号的原则2、物料分类层级大分类、中分类、小分类、品名四个层级；3、描述规则物料描述：品名+属性1+属性2+属性3+…+属性10+制造商代码属性：体现物料描述或性能的关键指标或维度，通过具体的属性值，能够容易区分物料描述或体现物料的关键性能；物料描述及料号的产生：属性的不同具体值，组合成一个完整、唯一的属性值组合，连同品名，形成一个具体的描述，再根据具体描述，产生一个料号；4、产生料号的关键物料的描述规则：包括物料的分类、品名、属性，这是基础；属性的具体值：产生具体的物料描述、形成料号的依据；一个物料一个描述一个BYD料号一物一号的实现原则及方式5、业务事例描述规则：具体描述规则：属性参数值、物料描述及料号属性参数值厂牌三品办公用品厂牌类厂牌大分类中分类小分类品名分类层级具体描述规则属性1属性2姓名事业部厂牌张三一部一工厂厂牌李四采购处总经办描述（厂牌信息）料号（工号）物料（员工）属性3部门90000009000001张三李四一物一号的实现原则及方式6、描述规范分类规范：把物料合理的进行分类，根据物料类别或同类物质的共性，来规范管理如厂牌类，划归到“办公用品”中，厂牌类包括厂牌、厂牌套、厂牌绳等；品名规范：按照物料的特性，根据国标、行标或者企业标准，给物料一个标准的、行业或约定的品名；比如“厂牌”，是比亚迪的统一叫法，其他的称谓如“工牌”、“工作证”等也是可以的，但是这些称谓，只能在口头上，不能形成书面化以及应用到物料管理方面，比如天津人力资源部叫“工牌”，北京人力资源部叫“工作证”、深圳人力资源部叫“厂牌”，三地都会采购大量的厂牌物料，一旦天津工厂撤销、剩余大量的厂牌物料，如果品名不一致，不了解物料的人，很容易判断这些物料不能相互使用，不会把天津剩余的厂牌转给北京使用；属性规范：属性，也就是描述、区分物料的维度；以厂牌信息为例，目前是按“姓名”、“事业部”、“部门”来分，像07年还有“事业本部”的特征；属性值：指属性的具体信息内容，比如“姓名”为“张三”；“事业部”为“一部”等，这些都是实际的具体信息，“事业部”不能有“十部”、“二十部”等信息；物料编码项目就是对上述几点进行规范，包括产生、修改、删除等，通过规范，形成BYD的物料描述管理标准；一物一号的实现原则及方式7、物料编码系统实现的方式1、分类层级2、属性3、具体属性值4、最终的描述，产生料号物料编码项目的相关管理规定1、物料描述规则的权限管理规定物料大分类的管理规定目前公司物料分为十四大类：电子元器件、化工类、计量类、五金件、模具类、三品类、设备配件、材料类、汽车整车及零部件、IT零部件、后勤物资、包装材料、电气类、家用电器及零部件；增加新的物料大分类、删除或修改已经存在的物料大分类，需要公司总裁审批；物料中分类的管理规定增加、修改、删除、物料的中分类，需要总监单位总经理会签；第一次修改、删除同一个中分类，需要总监单位总经理会签；第二次修改同一个中分类，需要公司总裁审批；物料小分类的管理规定增加、修改、删除物料的小分类、品名、属性，需要总监单位部门主管会签；第一次修改、删除同一个物料的小分类、品名、属性，需要总监单位部门主管会签第二次修改同一个物料的小分类、品名、属性，需要总监单位总经理会签；第三次修改同一个物料的小分类品名、属性，需要公司总裁审批；物料编码项目的相关管理规定2、修改物料描述规则的影响物料的描述规则修改后，尤其是品名、属性的修改，会对按原描述规则已产生的物料编码及其描述，产生影响，可能会导致：a)已经产生的物料描述，与修改后的描述规则不一致，在新的描述规则下，原已产生的物料描述不易识别、辨认；b)已经产生的物料描述及其物料编码，可能在新的描述规则下，会重新申请新的物料描述及物料编码，造成一物多号；c)造成重复采购物料；修改产品的BOM清单；修改已受控的管理文件（据统计，最多需要30多种的文件、资料需要修改）；物料编码项目的相关管理规定3、制造商代码的管理规定当物料有制造商的区分要求时，使用制造商代码来实现区分，并作为产生物料编码的判断根据之一制造商代码规则制造商代码由字母M+5位数字流水码构成。如M12345；说明：1.M00000为无具体制造商要求或外购（含委外）的情况;2、比亚迪工厂自制物料，使用M00666，仅限于比亚迪申请物料的工厂需要区分制造商且制造商为本工厂自制的物料；3.制造商以集团为单位创建，一个制造商只能创建一个制造商代码；4.制造商为物料的生产厂商，不等于供应商；5.需区分制造商的物料以品名为单位在物料编码系统内开通制造商信息，有需要开通的事业部通知总监单位，总监单位审核后开通，开通后所有使用此品名的物料必须维护制造商信息，不然无法通过。4、项目号的管理规定项目号是指每一个项目在BYD的编号统一创建项目号的目的是为了规范项目号在物料描述中的使用，保证在物料描述中项目号的唯一性及通用性项目号组成原则项目号由客户简码+年份+流水码组成客户简码是由事业部申请，物料编码总监单位按26个英文字母的流水顺序组合的3个大写字母年份为申请当年公元年数的后面2位数流水码是一年内该客户的第几个项目，为3位阿拉伯数字，每年从001开始编说明一个项目只能申请一个项目号，子项目不允许申请项目号当物料的描述规则中有“项目号”属性时，需使用申请的项目号物料编码项目的相关管理规定5、内部客供料的管理规定定义：比亚迪集团内部某一事业部或部门（如A部），向另外一个事业部或部门（如B部），免费提供物料给B部加工时，对B事业部来说，A部委托加工的免费物料，称为内部客供物料；包括事业部之间、事业部内分厂或部门之间等；内部客供物料，只是相对受托方（B部）而言的，而且对于受托方（B部），这些物料是免费的；内部客供料的描述规则与客供料的描述规则一致，为以“9”开头的流水码；该物料描述规则，仅适用于受托方（B部），不适用于委托方（A部）及其他部门内部客户简码规则：客户代码以委托方（A部）为依据分工厂层级、事业部层级：事业部层级的内部客户简码规则为：M+事业部代码+666工厂层级的内部客户简码规则为：MM+工厂代码物料编码项目的相关管理规定物料编码项目的相关管理规定6、环保要求环保要求定义：环保要求是指比亚迪集团对所用材料等，所含环境管理物质的可接受限值及“适用外对象”等项目，以保证比亚迪集团生产的产品满足国际、国内有害物质（HS）法律法规或客户无有害物质要求（HSF），达到保护人类生存环境及减轻对生态环境影响的目的；目前物料编码项目在用的环保要求有七种：RoHS、REACH、HF、PoHS、PAHs、PFOS、NSL，环保要求的应用：a.事业部在日常工作中，遇到新的环保要求时，请及时与物料编码委员会总监单位沟通确认；同时，物料编码委员会将根据有关法律法规的要求，将最新的环保要求应用到物料编码项目及物料描述方面；b.当一种物料，具有两种或以上的环保要求时，申请物料编码时可以多选；c.物料编码系统，已配置上述环保要求，供申请物料编码时需要环保要求选择；物料编码系统操作一、物料编码系统登陆地址：正式系统：测试系统：说明：物料编码系统的正式系统：是实现比亚迪物料编码项目目标的重要信息化场所，物料编码描述规则、物料编码申请、物料编码信息及物料编码项目的管理文件等均可在此系统中查询、查看和操作、运行；物料编码系统测试系统：是在系统配置、功能设置与正式系统环境一致的模拟测试系统，作为用户练习操作物料编码系统、物料编码系统培训的支持场所，申请人、一级审批人、二级审批人均可在测试系统内进行测试操作物料编码系统操作二、物料编码系统的操作环境集团办公电脑预装的操作系统是WindowsXP，自带的浏览器是IE6，