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受控文件未经批准不得翻印第1页共4页生效日期：2009年06月01日深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司物资采购管理作业指导书文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年06月01日本版生效日期：2009年06月01日发放编号：（盖受控章处）文件编号：WI/PSZ-740-ZN02-01总页数：4（含本页）编制：史艳霞编制日期：2009年06月01日审核：陆长松审核日期：2009年06月01日批准：张朝晖批准日期：2009年06月01日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人体系文件名称深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司编号WI/PSZ-740-ZN02-01文件标题物资采购管理作业指导书版号/改次A/0受控文件未经批准不得翻印第2页共4页生效日期：2009年06月01日1.0目的通过对所有的物资采购进行有效控制，确保采购的物资符合规定的要求，以便各部门为顾客提供满意的服务。2.0适用范围适用于分公司物资的采购及验收管理。3.0职责部门/岗位工作内容分公司总经理审批各部门采购计划人事行政部负责审核各职能部门采购计划；负责实施预算内职能部门物资采购。各职能部门拟制采购计划服务中心负责人负责部门各类物资采购计划的审核。服务中心负责各类物资采购计划的拟制；执行审批后的采购计划。4.0方法和过程控制4.1物资的采购4.1.1采购责任划分A.各职能部门预算内行政办公物资采购由分公司人事行政部统一采购，见相关人事行政制度。各职能部门其他预算内物资采购由部门负责人审批后自行采购；B.各职能部门预算外采购须按相关审批权限流程审批后自行采购；C.各服务中心预算内物资采购由服务中心自行在分公司评审合格后的供应商处采购；D.各服务中心预算外物资采购须按相关审批权限流程审批后自行在分公司评审合格后的供应商处采购。4.1.2采购需求物资，应拟制采购计划，内容包括：物资名称、型号规格、数量、单位、单价、金额、用途等信息，正确填写《采购计划审批表》。4.1.3各部门采购物资应在分公司评审合格后的供应商处采购，如分公司合格供应商处无相应物资须按《招标管理程序》和《供方管理程序》要求另外评审相关合格供方，并列入相应合格供方一览表。4.2物资的验收4.2.1每次采购物资单项单位数量少于10的，要求100%验证。4.2.2每次采购物资单项单位数量等于或多于10的，要求10%-20%抽样验证（抽样采取在整批物资中随机抽取，但抽样数量应分散于整批物资的各个点）。4.2.3对目测无法验证的物资，必须借助相关工具进行验证。体系文件名称深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司编号WI/PSZ-740-ZN02-01文件标题物资采购管理作业指导书版号/改次A/0受控文件未经批准不得翻印第3页共4页生效日期：2009年06月01日4.2.4对验证物资的规格、数量等必须与《采购订单》或《资产购置/维修申请表》等的内容相符。4.2.5对物资的各种说明书、保修卡等资料在验证无误后建立档案保存、备查。4.2.6物资外包装的验证方法A.物资外包装平整，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹。B.注意核对物资包装上注明的生产日期及有效期。①已过期的，应拒绝验收入库。②有效期时间不足一个月的物资，由相关人员对其试用，以便检查该物资的有效性是否合格，并要求采购人员对该类物资限量采购。4.2.7物资质量的验证方法A.仔细检查物资表面无擦伤、破损、裂缝或扭曲变形。B.在验证铁制品时，应注意物资无锈迹。C.转动物资连接部位，其转动灵活，无大的摩擦声。D.仔细检查物资接口部分，连接处无松动、滑丝现象。E.验证物资质地应符合购买要求。F.物资颜色需符合要求。G.验证物资规格、尺寸，应符合采购要求。H.对物资的受力部分应用手或其他方法做加力实验，需达到规定的受力标准。I.检查物资附属件，应配备齐全。J.对属于国家强制性产品认证范畴的，在验证时产品应有合格的“CCC”认证标志。4.2.8物资性能的验证方法A.对物资的机械部分反复试动，检查其灵活性、准确性。B.验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法，以便检查其性能情况。C.验收具有弹性的物资时，应对物资反复伸缩或弯曲，一般情况下，合格品能回复或基本回复原状。D.验证电器物资时，应使用万用表测试，测试的电压和电阻的指数首先应达到物资合格证明的标准，其次必须达到国家有关指标的正常标准。E.国家规定的其他验证方法。4.2.9物资验收程序A.采购人员应及时对采购回来的物资进行验收。B.采购人员对采购的各类物资按照《采购计划审批表》逐一进行数量的清点，按照前述“物资验证要求”、“物资验证方法”中的相关规定，对物资进行验证，并填写《物资检验记录表》，交部门负责人审核。①合乎上述要求的，视为验证合格的物资。②验证不合格的物资，应拒绝入库，并及时退回。体系文件名称深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司编号WI/PSZ-740-ZN02-01文件标题物资采购管理作业指导书版号/改次A/0受控文件未经批准不得翻印第4页共4页生效日期：2009年06月01日4.2.10对以下情况不予验收入库：A.对采购的呆滞、积压、质量低劣材料严格把关不予验收入库；B.对采购的无使用对象的特殊材料不予验收入库；C.对一般材料超储备定额悬殊的不予验收入库；D.对短线物资的储备应视用途所需，不能超过1-2个月的用量，超出者不予验收入库；E.验收成件包装物资要进行抽查，凡质量、数量、规格、品种与材料清单不符的不予验收入库；F.验收数量不足的，应由采购人员及时补回。4.2.11相关人员应做好每次物资验证结果的记录，并定期将验证结果反馈至相关供应商评审部门。5.0相关文件5.1QP/PSZ-740-ZN02《供方管理程序》6.0记录表格6.1QR/PSZ-740-ZN02-01-01《采购计划审批表》6.2QR/PSZ-740-ZN02-01-02《物资检验记录表》