合同管理作业标准

合同管理作业标准1.目的:规范合同管理工作，保证合同执行按步骤规范进行。2.范围:适用于国内项目的合同。3.合同管理业务划分合同审查：对合同中规定的条款进行技术、安装、设备采购、合同金额和相关法律等方面的审查。合同登记：合同文本分发和登记。合同执行：根据合同规定进行合同实施。合同统计及核算：对执行合同进行统计，对执行完毕的合同进行核算分析。合同的统计分析数据按月存档，并每年年末保留电子文档。合同归档：对合同及相关文件进行归档管理。具体工作划分及相应部门：序号文件名称提供部门说明1《合同评审记录》商务部《合同评审记录》由商务部提供，并负责保存。2《合同备忘录》销售部门由合同联系人负责提供3《合同出库设备情况记录》商务部由商务部负责提供并保存4《合同执行、进款管理表》商务部由商务部负责提供并保存5《合同统计表》商务部由商务部负责提供并保存6《合同执行通知单》商务部交予技术支撑部、产品开发部7《系统安装确认报告》技术支撑部由技术支撑部返回，商务部备案8《用户培训记录》用户培训部门由商务部存档9《产品保修单》商务部没有交给用户的保修卡由商务部存档2.合同评审工作流程参见《合同评审实施规程》（R-03001）3.合同登记工作流程合同管理员编制并归档合同文本编号合同文本分发涉及软件开发的合同项目管理部合同正本财务部合同编号按公司合同编号规程执行。4.合同执行工作流程合同执行工作流程图管理与控制开具发票到款通知按合同的类型分别下发〈〈合同执行通知单〉〉不涉及应用系统开发的合同可省略本步骤商务部财务部公司主管领导技术支撑部国内产品开发部系统安装确认报告等合同执行通知单存档管理合同执行涉及部门业务说明:子业务部门说明合同到款财务部财务部向商务部下达到款通知单，根据合同进度开具发票。合同下单商务部向软件开发部门和技术服务部门下达。合同安装技术支撑部技术支撑部负责完成合同设备、系统软件的安装调试，填写《系统安装确认报告》，并留商务部存档。用户培训技术支撑部负责完成除应用软件外的培训工作，培训记录在商务部保存。国内产品开发部负责完成应用软件的培训，培训记录在商务部保存。合同尾款清缴销售人员尾款由办事处销售人员负责合同尾款清缴工作。合同修改销售人员合同条款等内容的修改与增删，销售人员应通过《合同备忘录》提交商务部。5.质量记录：针对合同的执行过程，对合同执行管理保存质量记录：合同文本、《合同评审记录》、《合同出库设备情况记录》、《合同执行、进款管理表》、《合同执行通知单》、《合同统计表》、合同备忘录、《系统安装确认报告》、《用户培训记录》、产品保修单。需要更多的管理资料，请到合同评审记录记录编号：QP-kkxxxxxx-nn记录时间：年月日合同名称用户行业合同签定部门合同编号一、关于合同条款的评审合同条款是否符合《合同编制规范》□符合□不符合合同在文字描述、金额方面是否正确□正确□有误说明：商务部签字：日期：二、关于合同设备采购方面的评审：●合同设备是否为当时市场中可以购买到的设备。□是□否●合同设备的交货时间是否合理。□是□否●合同设备是否存在保修及维护问题。□是□否商务部签字：日期：三、关于合同技术方案可行性及技术服务方面的评审：●合同的技术方案是否可行性□是□否●合同的技术服务条款是否切实可行□是□否●合同提供技术服务的时间是否合理□是□否技术支撑部签字：日期：四、关于合同的应用系统开发方面的评审：（若合同不涉及应用软件开发工作，本栏可省略）●合同的应用软件开发的功能需求是否合理。□是□否●在实现上技术是否可行性□是□否●是否可以在合同规定的时间内完成开发任务□是□否要求：开发部门签字：日期：公司主管领导的审批意见1、此表由商务部、技术支撑部、开发部门分别填写，公司主管领导审批。合同出库设备情况记录记录编号：QP-kkxxxxxx-nn记录日期：年月日合同编号合同名称合同签定时间合同执行时间合同出库设备情况设备名称合同数量出库日期出库日期出库日期出库日期数量数量数量数量合同管理人员合同执行、进款管理表记录编号：QP-kkxxxxxx-nnn记录时间：年月日项目名称合同管理人员合同编号用户联系人/电话合同回款等规定实际合同回款及日期发票开具情况及日期合同一期回款时间及金额合同二期回款时间及金额合同三期回款时间及金额一、合同进款变更说明:合同管理人员:二、合同执行记录管理:《合同执行通知单》:下发日期:《系统安装确认报告》:归档日期:二、其它执行备忘录：此表由合同管理部门填写。需要更多的管理资料，请到合同执行通知单记录编号：QP-kkxxxxxx-nnn记录时间：年月日合同执行部门合同编号合同名称电话用户单位联系人用户地址联系电话任务合同任务的描述(由合同管理部门、销售人员共同填写)执行时间(由合同管理部门填写)审批意见(由公司主管经理审批)填表(合同管理人员)部门负责人审核批准(主管领导)此表由合同管理部门、销售人员共同填写，完成后由主管领导批准。合同统计表合同统计人员:统计日期:QP-kkxxxxxx-nn单位名称项目名称合同金额软件金额硬件金额成本利润进款尾款签定部门合计*本格式为基本要素格式，具体可根据具体的合同情况添加所需反映的事项。需要更多的管理资料，请到