档案基础管理作业指导书

档案基础管理作业指导书档案基础管理作业指导书档案基础管理作业指导书目的1为了进一步提高南方电网公司系统各单位档案管理水平，根据国家档案工作的规定和有关要求，结合南方电网公司档案管理的实践，明确档案基础管理工作的有关要求及做法．指导公司系统各单位的档案工作。适用范围2本作业指导书适用于南方电网公司系统各单位的档案管理工作。档案基础管理作业指导书引用标准3中华人民共和国档案法(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改中华人民共和国档案法的决定》修正)中华人民共和国档案实施办法(1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布；1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布)档案基础管理作业指导书引用标准3中华人民共和国保守国家秘密法企业档案工作规范(DA／T42—2009)企业档案管理规定(档发[2002]5号)国有企业文件材料归档办法(档发[2004]4号)会计档案管理办法(财会字[1998]32号)科学技术研究档案管理暂行规定(国档发[1987]6号)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822—2008)归档文件整理规则(DA/T22—2000)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA／T28—2002)电子文件归档与管理规范(GB／T18894—2002)南方电网公司档案分类方案南方电网公司档案管理信息分类和编码(Q／CSG11801.12—2008)中国南方电网公司档案评估办法(南方电网办[2008]31号)档案基础管理作业指导书基本术语44.1企业档案：是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。4.2文书类档案：指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录,包括文书档案、合同档案、审计档案、传媒类档案的纸质载体。4.3科技类档案：企业在生产、科研、基建等活动中形成的具有保存价值的各种形式及载体的历史记录，包括生产运行档案、电网建设项目档案、电源建设项目档案、科研档案、信息化项目档案、招投标档案等。档案基础管理作业指导书基本术语44.4会计档案：指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4.5特殊载体类档案：以特殊载体或电子形式存在的企业档案，包括传媒、电子、照片、影片、录音、录像、光盘、磁盘等档案．4.6实物档案：企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。档案基础管理作业指导书基本术语44.7用电客户档案：是指供电企业与用电客户之间在供用电业务活动中直接形成的，具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录，包括业务扩充、变更用电、电能计量管理、用电检查、客户信息服务等相关资料。按照南方电网公司用电客户档案管理的有关制度执行。4.8档案管理：档案的产生、收集、整理、保管、鉴定、利用等活动。4.9归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，经系统整理并移交档案人员保存的过程。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.1档案管理体系5.1.1各单位应建立由单位领导、各部门(科室)负责人及专兼职档案员组成的档案管理网络体系。5.2办公室5.2.1负责对各种门类和载体档案进行集中统一管理，负责贯彻执行有关档案法律法规和上级有关政策、标准、规定，定期对项目管理人员及档案管理网络人员进行档案业务培训。5.2.2负责督促和协助各部门(科室)做好文件材料的收集、整理和归档工作．对档案的标准规范性负责。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.2办公室5.2.3负责对接收的档案进行加工整理、编目、保管、统计、鉴定、编研和提供利用，确保档案的完整与安全。5.3计划发展部门5.3.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.3.2对项目档案前期文件的齐全完整准确性负责；收集归档项目前期文件，并向工程建设部移交。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.4工程建设部门5.4.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.4.2对项目档案建设过程文件的齐全完整准确性负责；协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书；负责招投标合同中关于项目档案管理条款的落实(明确设备开箱资料及竣工图的编制责任单位)．收集积累项目前期、建设管理过程文件；负责组织对项目档案的专项验收，并向办公室移交全套经验收合格的项目档案。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.5生产技术部门5.5.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.5.2对技改大修项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累技改大修项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书，组织对技改大修项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的技改大修项目档案。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.6农电工作部门5.6.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.6.2对农电项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累农电项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书，组织对农电项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的农电项目档案。5.7其他部门(科室)5.7.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.8专职档案人员的职责5.8.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策、标准。5.8.2负责做好各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发、利用等工作。5.8.3负责监督、指导和协助兼职档案员做好文件材料的收集、整理、移交、归档工作。5.8.4认真学习信息化知识，提高档案管理信息化水平。5.8.5严格执行保密制度，保守党和国家、企业秘密。档案基础管理作业指导书档案管理机构设置和职能55.9兼职档案员的职责5.9.1负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、整理并按时移交档案部门。5.9.2负责本部门所管工程项目全套文件材料的收集、汇总、移交、归档。档案基础管理作业指导书档案设施设备配备66.1档案室应具备库房、阅览室、办公室，库房和阅览室、办公室实行三分开(没条件的可实行库房、阅览室、办公室两分开)。6.2库房装具符合国家规定，配备必要的档案保护设施设备，如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等。6.3档案室应配备必要的档案现代化管理设备．如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。6.4库房面积应满足企业发展需要，并留有十年以上的余地。档案基础管理作业指导书档案管理要求77.1“三纳入”、“四参加”、“三同步”、“四同时”制度是保证档案完整、准确、系统的有效控制措施。7.2“三纳入”指的是将档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列人生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划，列入企业领导议事日程并列人生产、技术和经营等各项管理程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。档案基础管理作业指导书档案管理要求77.3“四参加”指的是，档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。参加会议要履行文件检查职责，检查其文件材料的归档率、完整率、准确率，文件材料不完整、不准确、不系统，不予鉴定验收。一般单位的档案部门或档案人员，可作为会议资料组的一员参与会议的组织工作，负责指导文件材料的收集、整理和归档工作，以保证归档材料的完整性、准确性与系统性。档案基础管理作业指导书档案管理要求77.4“三同步”是指项目档案管理与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时，就应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目建设过程中，进行文件材料跟踪管理；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。7.5“四同时”是企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。档案基础管理作业指导书文书类档案管理8文书类文件归档的原则和要求8.1.1归档的原则整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。8.1.2归档要求a归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。b具有永久、30年保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。8.1档案基础管理作业指导书文书类档案管理8c非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。d归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。e归档文件应以本单位产生的具有凭证查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般无需归档。归档的电子文件，可直接归入电子档案库。无电子文件的非保密归档文件，如报表、名册、工作计划、总结等，应制成电子文件后归档。8.1.2归档要求档案基础管理作业指导书文书类档案管理8a本年度形成的文件材料，分别由各部门兼职档案员收集、整理，于次年4月末前归档。b临时组织机构形成的文件材料，由该机构在工作结束后，1个月内整理归档。c会议形成的文件材料（包括照片、录音、录像等），应在会议结束时，由专人负责整理，在会后十五天内归档。d参加上级机关和外单位召开的会议带回的文件，会后交文书处理后，于次年4月前归档。e外出考察或调查组、工作组形成的文件材料，工作结束后由专人整理30天内归档。f各种统计年报、台帐、合同和重要的原始凭证等文件材料，应归档并作长期以上保管的，各部门应在次年4月底前归档。8.1.3归档时间档案基础管理作业指导书文书类档案管理8归档文件以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；收文的文件处理单与收文为一件；原件与复制件为一件；多种文字形成的同一文件各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；转发文与被转发文各为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件，一般会议可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。8.1.4归档文件的整理单位档案基础管理作业指导书文书类档案管理8可采用集中与分散或两者结合方式归档。集中式归档方式为：所有收发文件由机要文书和档案人员进行整理归档。分散式归档方式为：部门兼职档案员负责文件的收集、整理与归档。各单位可根据实际选择恰当的归档方式。8.1.5归档方法档案基础管理作业指导书文书类档案管理8归档范围与保管期限8.2.1归档范围和保管期限参见《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局第8号令）和《中国南方电网公司档案分类方案》。8.2.2保管期限要划分准确。文书档案的保管期限定为永久和定期两种。定期一般分为30年、10年。8.2档案基础管理作业指导书文书类档案管理8归档文件的整理8.3.1归档文件的装订a归档文件应以件为单位进行装订。装订材料可选用不锈钢钉书针、棉线进行装订。对需要永久和长期保存的归档文件，应用不锈钢钉进行装订；保管期限为短期的文件及已装订成册的刊物、书籍等可保持原装订；较厚的文件材料应采用棉线“三孔一线”的方法装订。8.3档案基础管理作业指导