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百货(零售采购管理)机密第2页共119页第一部分采购操作手册第一章节采购部职能基本描述超市的商品采购是指超市向供应商购进商品的过程。超市的经营活动就是从供应商处采购来商品，再把商品卖给顾客，从中获利。因此，能采购好的、畅销的商品，就实现了销售的一半。做好商品采购及其管理工作是超市能正常经营的前提条件之一。商品采购的指导思想为：以最恰当的时机、最优惠的价格、采购到最优质、最畅销的商品。一、商品采购的功能（五二○采购工作法则）商品采购是超市向其它企业、公司购进商品的业务经营活动，它是超市一项十分重要的经营活动，是其经营的起点，做好商品采购工作具有重要的意义。其功能如下：1、采购要花20%的精力开发新商品，开发新供应商，淘汰滞销商品，淘汰不良供应商超市商品采购的主要功能是开发新商品，开发新供应商。随着社会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品要求越来越高。在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁超市，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，积极开发新的供应商，开发新的商品，不断适应消费者需求的变化，更好地满足消费者的需要。为了更好地适应消费需求的变化，也为了更有效地利用有限的卖场空间，提高销售业绩，超市采购部门在开发新商品同时，必须认真做好滞销商品的淘汰工作。具体如下：及时发现那些销路不佳的商品、处于衰退期商品或虽是经销但销售业绩不佳的商品，尽快与供应商联系及时退货，及时中断继续订货。对那些存在质量问题（如卫生、安全、包装等不合格）的商品要尽早停止订货与供货。对违反采购合同的信誉不良的供应商要毫不留情地给予淘汰。2、采购要花20%的精力寻求供应商的促销支持，开发DM商品，开发高利润额商品；3、采购要花20%的精力优化2080商品结构，让商品处在最佳组合状态4、采购要花20%的精力致力于数据化经营分析5、采购要花20%的精力致力于协调门店营运/配送/供应商/财务付款等其他工作虽然支付货款最终由超市财务部门实施，但货款支付的时间、数量等其它交易条件应机密第3页共119页根据采购合同的条款，在采购部门的协助控制下执行。二、商品采购的原则1、合乎经营业态特性的原则对消费者而言，超市最大的特色是以品种丰富、价格低廉，能满足日常消费需要作为采购的基点，从顾客在消费时、使用时、选购时的各方面需求着眼，才能塑造成超市与其他零售业态商品结构的差异性。如与便利店要求有所不同的是超市商品的采购必须求全求廉。2、合乎商品对口组合的原则由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立门店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。3、合乎高流转率的原则由于超市存放货物的地方较小，无法存储太多的商品，因此在有限的陈列空间内，唯有高流转率的畅销品才能增加效益，压低库存量。采购人员应根据商圈顾客属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场陈列销售，以提高商品回转次数。4、合乎毛利率目标的原则为达成营运绩效，通常各部门陈列商品都有会依业界行情设定预期的毛利率目标，而采购员即应依此确定商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标的达成。5、合乎安全卫生的原则供应商的筛选必须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，还应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、制造日期等）的完整性，以确保采购商品的安全卫生。6、合乎进、退货规定的原则采购时，应衡量供应商在配送作业的频率、最低订购量等配合状况，为了充分利用经营面积，会经常淘汰一些滞销商品。因此销售不佳的商品须迅速汰换，并要求供应商处理退货。故采购商品时，应要求供应商配合办理，否则可依罚则处理。7、合乎非营业收益的原则超市由于受房租高涨、竞争激烈、人事费用逐年递增等经营成本沉重的影响，开发非营业收益为主要开源途径。在采购商品时，采购人员应掌握这个原则，与供应商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费、赞助费……等协议事项，创造更大的采购效益。8、追求差异化原则商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是采购员的重要课题。机密第4页共119页三、商品采购的管理1、采购管理的基本内容商品采购的管理是超市为了达成销售毛利计划,从适当的供应商,在确保品质的情况下,在适当的时期,以适当的价格,购入必须数量的商品所采取的一切管理活动。其内容如下:选择适当的供应商所谓“只有错买没有错卖”。采购最怕的就是选错供应商。因此,采购管理的工作原则之一,就是如何慎选合格的供应商,以建立平等互惠的买卖机会,维持长期合作的交易关系。选择适当的品质超市根据所处地段的消费群体的消费水平确定采购商品的档次与品质。选择适当的时间不能太早,不能太晚。前者造成堆积存货,占用仓储面积;后者则导致商品脱销,顾客流失,影响超市的形象。在“零库存”的观念下,适时采购、及时交货是最理想的采购模式。选择适当的价格价格应该以公平合理为原则，避免购入的成本太高。但要防止“价廉、质次”。选择适当的数量不能太多,不能太少。多少以不脱销〔不延误商机〕和降低采购成本〔含有利讲价〕为原则。2、采购管理的重点定位原则定位管理是使商品按照卖场配置及商品陈列表的规定“各就各位”,以创造最佳的业绩。商品的位置好比商品的住址,确实掌握与执行,对进、销、存管理及分析将大有益处。否则,商品将居无定所,不但影响订货、进货,更容易造成缺货,使顾客不满,进而导致销售分析失真,而影响商品决策。所以采购人员对商品在卖场中的实际陈列位置,应随时加以了解。数字管理商品是用以创造业绩和利润,因此,超市内商品必须是易卖又易赚钱的畅销品。而衡量商品好坏的指标有下列几项:〔1〕销售量:最容易判断商品销售好坏的指标是销售量,通常在一定期间内〔1-3个月〕没有销售交易的商品即为滞销,应优先淘汰。〔2〕周转率:周转率(1.1次)＝一段时期销售成本(5-5X13%)X30÷平均存货额(120万),而平均库存额＝（期初存货额＋期末存货额）÷2。商品周转率的高低,可判断其销售的快慢,并作为淘汰与否的参考。超市的商品周转率以每月或每季计算,正常的周转率为每月1.5次。不过,目前国内超市的机密第5页共119页洗涤日化五金灯饰小家电商品周转率水准约为0.8--1.2次,若商品周转率在0.4次以下者,即可列为优先淘汰的商品。〔3〕交叉比率:交叉比率(42.9%)＝周转率(1.1次)×毛利率(13%)X每月(30天),通常以每月或每季为计算期间。以交叉比率衡量商品好坏,只是基于商品对店铺整体贡献的多寡。国外超市商品的标准交叉比率为100以上,而目前国内超市商品的交叉比率为25-50之间,若交叉比率在10以下者则列为优先淘汰的商品;反之,则应加强商品交叉比率高的商品采购,以扩大超市整体之利益。品质管理目前超市的经营品种均有非食品、食品、生鲜、果蔬等,其中食品类占很大的比重,所以品质好坏将影响到顾客健康及超市形象。在食品采购方面,采购人员除应定期与不定期到分店或供应商处检查食品品质外,更应教育卖场人员了解商品知识,共同做好商品管理工作,以达到商品评估办法的规定。第二章节采购部的组织机构编职和岗位职责一、采购部的组织机构和岗位职责1、采购部组织机构2、采购部岗位职责部门名称：采购部直接上级：副总经理下属部门：各采购组部门本职：整个公司商品结构、价格结构的定位和实施、供应商和商品政策定位、促销计划的制定和实施、卖场布局、陈列的制定和实施、公司业绩目标的实施，供应商和商品的引进与淘汰管理、新商品的首批订单、促销商品的首批订单、物价控制和实施、合同附件资料档案管理。主要职能：采购部部长奶粉冲饮课烟酒保健课休闲课副食课钦料课日配课家居百货文教体育鞋箱包非季节玩具课季节性寝具家俬副总经理采购经理采购经理采购经理采购经理采购经理采购经理生鲜课采购经理机密第6页共119页1、通过对当地消费者构成、消费水平、竞争者状况等多方面的市场调研确定商品的经营品类、商品的组织机构表、商品组合的定位、商品的价格带、确定单品数（SKU）、确定商品的品类宽度和深度、毛利率计划、商品的引进和淘汰率；2、全年毛利、销售额指标预算、营业外收入预算，结合季节性因素制定每月按各课的销售额、利润指标、库存周转次数并组织实施，全力提高赢利水平；3、制定供应商和商品的相关政策，保持与供应商良好的合作关系；4、努力开发新商品，开发新供应商，淘汰滞销商品，淘汰不良供应商；5、力争寻求供应商的促销支持，开发DM商品，开发高毛利商品；6、优化2080商品结构，让商品处在最佳组合状态；7、致力于协调门店营运/配送/供应商/财务付款等其他工作；8、控制每个门店商品库存总量、全力做到年周转计划次数（制定总目标和分目标）；9、将每个门店的缺货率控制在5％以内，20商品缺货率控制在2%（供应商不送货的采购负责，门店不订货或订货不及时的门店负责）。10、通过市场调研调整商品组织结构及价格，保持商场商品结构及价格的竞争力。11、控制公司商品库存总量、全力做到年周转次食品15次（果蔬/鲜肉/熟食不存其中），非食品12次；12、协助新店建设队做好商场的平面布局和规划工作；13、制作和维护卖场的商品陈列图和促销位布局图；14、根据季节、时令的变化制定各类商品促销计划。15、新卖场或新商品或促销商品的第一批商品的订货及订单处理。16、协助企划部做好商场广告位的招商工作；职务名称：采购部部长直接上司：副总经理直接下属：采购部门经理本职工作：对整个公司的商品计划、预算、引进、布局、结构、陈列进行全程监控和管理。岗位职责：1）全面主持采购部工作，根据公司经营方向和经营指标对公司经营商品和供应商进行定位，并制定出相应的商品采购方针政策和供应商政策；2）通过对当地消费者构成、消费水平、竞争者状况等多方面的市场调研全面推进确定商品的经营品类、商品的组织机构表、商品组合定位、商品的价格带、确定单品数（SKU）、确定商品的宽度和深度、毛利率计划、商品的引进和淘汰率，同时监控采购组的执行力度；3）根据财务报表制定采购部全面的业绩指标（毛利、销售额、营业外收入、周转率）和费用控制目标，对公司的经营业绩负责；4）根据公司业态和商场的规模以及消费群体，全面审批商场整体布局和整体陈列要求；5）根据公司规模、经营状态和系统商品结构合理安排采购部组织机构和人员数量，保证合理的人力资源；6）采购部各项工作流程的制定和完善；7）根据季节、时令的变化提前制定各类商品促销计划；8）督促采购组努力开发新商品，开发新供应商，淘汰滞销商品，淘汰不良供应商；8）督促采购组努力寻求供应商的促销支持，开发DM商品，开发高毛利商品；9）督促采购组努力优化2080商品结构，让商品处在最佳组合状态；机密第7页共119页10）督促采购组致力于协调门店营运/配送/供应商/财务付款等其他工作；11）督促采购组控制好每个门店商品库存总量、全力做到年周转计划次数（制定总目标和分目标）；12）协助企划部做好卖场广告位的招商工作；14）供应商合同的审批以及供应商合同内容更改的审批把关工作；15）新商品引进的审批把关工作；16）商品淘汰的最终审核把关工作；17）商品的进售价更改最终审核把关工作；18）商品信息更改的最终审批把关工作；19）采购订单的最终审批把关工作；16）财务结款差异单据的最终审核确认工作；17）接受重大事件的投诉与跟踪，检查监督采购经理的工作情况；18）接受公司重大客户的采访和谈判工作；19）组织采购部最高层或重大会议，根据公司动态和市场变化及时调整商品组织结构；20）配合防损部做好采购的防损和监督工作；21）配合董事会、总经理和副总经理和财务部制定全公司的整体发展目标；22）本部门人员工作业绩的考评；23）部门间的工作沟通协调；24）本部门工作岗位的合理安排，人力资源的充分利用。主要权利：本部门人事任免建议权领导责任：1）对全公司的商品结构定位负责；2）对采购各项经营业绩的完成情况负责（主要目标：毛利、销售额、毛利率、营业处收入、周转率）；3）对商品采购政策和供应商政策负责；4）对采购部的费用控制负责；4）对各门店卖