采购管理作业标准

采购管理作业标准沈阳东东系统集成有限公司更改记录序号发行日更改对象·更改内容批准审查拟制01999/5/12新发行柳玉辉崔戈李建敏11999.12.21增加3.5节验收标准柳玉辉崔戈李建敏22000.2.18修改采购物品验收报告柳玉辉崔戈李建敏32000.7.19修改采购物品验收报告张秀邦崔戈李建敏1、目的确保采购工作顺利执行及采购物品的质量。2、采购物品范围合同用设备、公司自用设备、办公用品。3、工作程序3.1采购活动的触发采购活动分为两方面，即内部自用物品的采购和合同设备采购：3.1.1内部自用物品的采购公司内部各部门根据工作需要和软件的开发要求而需采购的自用品，由使用部门填写《公司自用设备申请表》，经部门负责人审核，主管经理批准后，由采购部门采购。3.1.2合同设备采购根据公司与用户签定的合同的规定，需公司为用户采购的合同用品，按合同规定进行采购。3.2采购分供方及所提供的产品和服务的评定3.2.1批准采购的物品必须从合格的分供方采购。公司根据需要组织对分供方的评定，评定选择分供方的因素如下：（1）具有满足购销合同或订单的能力，如交货时间和交货数量、交货质量、售后服务水平等；（2）长期质量保证水平和质量保证能力；（3）价格优势与付款条件；（4）分供方业绩与市场信誉；（5）优先考虑能提供获得ISO9000质量认证的物品的分供方。3.2.2采购部门负责分供方的评定。合格分供方由采购管理部门填写《分供方评定记录》，作为合格分供方档案保存备查。3.2.3采购部门必须对合格分供方的质量保证水平和质量保证能力长期跟踪，必要时可采取到分供方现场审查、产品抽样、市场调查等方式确定分供方满足质量要求的能力，并根据技术发展的实际情况对分供方的评定标准做必要的调整，以及重新进行分供方评定，对于分供方的长期跟踪及所进行的评定也必须填写《分供方评定记录》。3.3采购文档的编写与审批3.3.1采购部门实施的采购工作,根据采购需求进行采购,并要保留质量记录：《购销合同》、《采购事件记录》、《采购物品验收报告》，其中《购销合同》在国际交易中为《PURCHASEORDER》。3.3.2实施采购时要签定《购销合同》，《购销合同》由采购管理部门负责人签字方可执行。当以下购买情况可以不用签定合同：1）.对于已经签定长期采购合同（双方已经明确订货的价格、服务等）的分供方。2）.对于现款购买小件物品。3.4采购实施3.4.1实施采购时，首先由采购部门与合格分供方签定《购销合同》，执行采购。3.4.2采购资金支出，由经手人借款，部门负责人核查，有主管领导批准方可付款。并在《采购事件记录》中记录付款信息。3.5验收标准在与分供方约定的情况下，可以采用约定的验收方式或国家标准、国际通用标准进行验收，否则原则上应依据下述标准进行验收：3.5.1产品是否满足以下基本要求具有检验合格证和检测标记（是否经过出厂检验）；附带齐全的说明文件。3.5.2在满足3.5.1要求的前提下，还应满足下述要求：a.计算机产品：大型计算机、中型计算机、小型计算机、计算机工作站、PC服务器、PC机（台式、笔记本）等计算机整机。依据采购合同中规定的配置要求验证计算机配置情况，主要部分包括：处理器、内存、硬盘设备、主板、电源、显示器等。产品上电检测是否通过；b.计算机外部设备：打印机、外部存储设备（外接硬盘、外接软驱、外接MO、外接磁盘阵列、光盘塔）、不间断电源（在线式、后备式UPS）、扫描仪、绘图仪等。产品上电检测是否通过，连接测试是否通过；存储设备读写是否正常，打印设备能否正常打印；c.计算机网络周边设备：交换机、路由器、网卡等与网络相关的设备。产品上电检测是否通过，接入网络计算机通信情况如何；计算机内置设备插入计算机中能否与其他计算机连通；UTP插接件应通过UL验证。3.6验收与确认采购物品到货，采购部门与技术服务部门应依据3.5节验收标准对采购物品进行验收与确认。并填写《采购物品验收报告》，由采购部门进行存档。4、质量记录1)QP-kkxxxxxx-nn《公司自用设备申请表》2)QP-kkxxxxxx-nn《分供方评定记录》3)QP-kkxxxxxx-nn《采购事件记录》4)QP-kkxxxxxx-nn《采购物品验收报告》5)NETSXYYYY-nnn《购销合同》购销合同记录编号:NETSXYYYY-nnn购方（甲方）：供方（乙方）：依据《中华人民共和国经济合同法》的规定，合同双方就下列供购内容，经双方协商一致，签定以下合同：一、供购内容：设备名称配置单价（元）数量小计（元）合计：二、交货时间、地点、运输保险方式三、合同金额及支付方式：１．合同总额：元２．支付方：甲方３．支付方式：四、验收标准和方式：由供购双方在验收核准。标准为:五、保修时间及方式：六、发货地址：(110003)沈阳东东系统集成有限公司沈阳市和平区三好街84-2号东大科学馆七、本合同一式份，经双方签字或盖章后即生效，合同自签定之日起，有效期年。购方供方单位名称沈阳东东系统集成有限公司单位名称负责人:（签字或盖章）负责人:(签字或盖章)ORIGINALPurchaseOrderP/ONo.:NETSXYYYY-nnnDate:TheBuyer:ShenyangNETSSystemIntegrationCo.,Ltd.No.84-2SanhaoSt.,Shenyang,110003,P.R.ChinaTel:86-24-23919753Fax:[phone]TheSeller:ProductNo.ProductNameDescriptionQ’ty.UnitPriceAmountTotal(CIFShenyangPrice):1).CountryofOriginandManufacturers:2).Packing:Standardpackingforexport.3).ShippingMark:NETSYYYYMMDD-nnnPRODUCTNAME:G/W:MEASUREMENT:SERIALNO.:(Productserialnumber)4).TermsofDelivery:5).PortofUnloading:6).PortofDestimation:7).Timeofshipment:8).Insurance:Tobeeffectedbythesellerfor100%ofinvoicevaluecovering.9).Inspection:Seller’sfactoryinspection.10).Termsofpayment:11).Arbitration:AlldisputesinconnectionwiththeContractortheexecutionthereofshallbesettledbyfriendlynegotiation.Ifnosettlementcanbereached,thecaseindisputeshallthenbesubmittedforarbitrationinathirdcountrymutuallyagreeduponbybothparties.ThedecisionoftheArbitrationCommissionshallbefinalandbindinguponbothparties.Arbitrationfeeshallbebornebythelosingpartyunlessotherwiseawardedbythecommission.TheBuyer:Theseller:ShenyangNETSSystemIntegrationCo.,Ltd.Signature:Signature:分供方评定记录记录编号：QP-kkxxxxxx-nn记录时间：年月日公司名称合同编号地址邮编联系人联系电话传真开户行帐号一、分供方生产及经营的产品情况：二、公司与分供方合同的内容及形式：评定标准：评定结论：采购人员部门负责人主管领导此表由采购部门填写，完成后由主管领导批准。公司自用设备申请表记录编号：QP-kkxxxxxx-nn申请时间：年月日申请部门:采购期限：联系电话：申请采购清单设备名称配置及性能描述申请数量备注用途说明申请人签字/日期:申请人签字/日期：部门负责人意见部长签字/日期：主管领导意见主管领导签字/日期：商务部执行情况经办人签字/日期：本页不足记述设备配置及性能要求时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。采购物品验收报告记录编号：QP-kkxxxxxx-nn验收日期：年月日报验部门:报验日期：分供方名称：采购合同号：报验产品及规格数量（由采购部门填写，附页□有□无）验收标准（由技术服务部门填写）验收方式与结论（由技术服务部门填写）检验人签字/日期：处理意见（如有问题，由技术服务部和采购部门共同填写）技术服务部门采购部门固定资产管理部门申请部门注：公司自用设备验收后通知固定资产管理部门（办公室）进行确认登记。*本页不足记述设备规格和数量时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。采购事件记录记录编号：QP-kkxxxxxx-nn分供方：序号到货时间采购产品名称及规格数量单价总价付款时间报销时间采购目的采购人备注本记录和《分供方评定记录》为分供方的档案。