集团会议管理作业规则

集团会议管理作业规则1．目的本作业规则用于指导会议议事，不涉及会务安排。目的是规范集团会议管理，提高集团的会议效率，防止会议流于形式，并加强会议决议的落实。2．范围集团发展管理部、总部各相关专业职能部、各地区公司3．职责3.1集团发展管理部负责制定本规则，总部各相关职能部门和地区公司遵照执行。3.2集团各职能部和地区公司严格按照会议管理的作业规则抓好会议程序的准备和落实，提高会议效率和会后落实。4．会议的六个原则会议的召开是为了内部管理决策得到迅速、高效的执行，内部管理信息能够畅通传达和沟通，以及帮助内部管理人员建立固定的交流与学习的机制。因此，会议管理应该符合以下原则：开诚布公；平等互议；精简高效；程序规范；科学决策；付诸行动。5.会议的五个环节会议的五个环节指：会前准备、议题确定、会中商议和会议决策、以及会后跟进。5.1会前准备参会人员必须在会议开始前提交汇报和相关文件，文件的类型、格式和内容必须符合会议要求。大型会议还需提交发言要点表，便于会议主持人掌控会议情况。5.2议题确定会议的议题确定是非常重要的环节，会议效率不高和会议流于形式基本上都与会议议题准备不充分相关。会议召开前必须拟定总议题、分议题，以及各个议题的讨论时间和负责人，即议程；各分议题的负责人根据议程对所负责部分的文件资料进行准备。5.3会中商议5.3.1开场白主持人用3－5分钟的谈话，系统、简洁的说明开会目的、时间安排、会议程序、议事方式、纪律规则等。5.3.2议题发言根据议程安排，议题负责人进行汇报；汇报结束后，全部参会者或者由主持人选定的人员针对议题发言，每人发言时间一般控制在15分钟以下为宜。5.3.3自由讨论会议的中段或者后段，主持人可组织参会人员针对已进行的议题进行自由讨论。自由讨论的时间控制在30分钟左右为宜。5.3.4会间休息会议进行60或90分钟后，必须休息5—10分钟；休息时间结束之前，参会人员必须回到会场就位。5.4会议决策开会的目的是为了进行群体决策，以得出一个与会者认可的决议并执行。主持人根据本次会议所预选的群体决策方式之一（权威决策、少数服从多数决策、共识决策和无异议决策），针对不同的方式引导有效的表决。5.5会后跟进会议决策必须落实于执行。会议决策后必须由会议记录人形成《会议纪要》和《会议执行督办事项单》，用于指导参会者和会议跟进人督办执行会议决定事项。6.会议的四个功能角色6.1会议召集人会议召集人是决定会议是否召开的人，因此对会议的全过程承担责任，包括会议的质量和会后决议的落实。6.2会议主持人主持人通常是召集人。大中型会议可能另外指定主持人，甚至指定分议题的主持人。主持人通常对会议进行过程负责，即现场控制讨论气氛、把握谈论方向、顺利达成决议。主持人也可能会被指定对某议题的全过程负责。6.3会议记录人会议记录人的主要功能是记录和维持议程所设计的程序，同时协助主持人做好会议总结和归纳的功能，以及观察预防特殊情况的发生。会后整理《会议纪要》。6.4会议跟进人会后跟进人的主要功能包括对本次会议的评估、会议决议的督办落实、以及同召集人商议是否需要另外召开会议。7.会议的三个要求沿海基本法对会议管理提出了三条要求:一短(会议时间)、二准(准时、准备)、三不（不交头接耳、不随意离场、不开手机）。为了建立开放、对立、统合的会议作风与组织沟通风格，必须严格遵守以上三要求。8、会议流程的相关规定集团各项大型会议（包括集团年度工作会议、策略规划委员会会议、总裁办公会议、总部职能部例会等集团大型工作会议）必须采用正式会议程序，并完整填写作业表单。9、支持文件9.1作业表单9.1.1《会议发言要点表》9.1.2《会议纪要》9.1.3《会议督办事项单》9.2作业指导书：9.2.1《会议准备作业指导书》9.2.2《会议效率不高的原因及预防性管理》9.2.3《会议规范》9.2.4《主持会议的说话技巧》9.2.5《主持人的守则与责任》9.2.6《参会者的守则与责任》9.2.7《会议中碰到五种人的对策》9.2.8《会议记录者的胜任条件和会议记录的十大建议》9.2.9《避免走入会议的三大误区》