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市政工程监理资料整理归档作业指导书（初稿）*******有限责任公司前言根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程与现状、具有保存价值的各项载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。并须经过分类整理、按要求组成案卷。本文中所采用的表式有些来自《建设工程监理规范》的ABC表，还有些来自公司制定的程序表式，均是在各项目部整理、编制监理资料时会使用的表格，但由于各项目各有特点，填写的内容也会不同，考虑到目前各项目部均配备计算机，办公自动化，因此可以根据各自特点对表式进行调整或创新。依据我公司《施工阶段监理资料整理归档管理办法》（第三次修改），按照在工程中监理文件形成的不同阶段或类型，保管期限见下表：市政工程监理文件归档范围和保管期限表表1序号归档文件记录清单编号适用标准程序保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案馆1合同文件1.1建设工程监理中标通知书●长期●1.2建设工程委托监理合同●长期●2项目监理部的组建2.1项目监理部机构表●长期●2.2员工花名册短期3施工准备阶段3.1工程图纸（变更）登记表短期3.2项目监理部内部图纸审查意见短期3.3图纸会审纪要●长期●3.4监理规划●短期●3.5第一次工地会议纪要及签到表短期3.6监理工作交底会议纪要及签到表短期3.7工程基本概况短期3.8承包单位资质情况表短期3.9分包单位资质报审表●短期3.10鉴证试验室评审表●短期3.11建筑材料送试单（见证记录）短期序号归档文件记录清单编号适用标准程序保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案馆3.12《施工组织设计（方案）报审表》●短期3.13《工程进度计划报验申请表》短期3.14《施工测量放线报验申请表》长期3.15施工现场质量管理检查记录长期3.16《工程材料/构配件/设备报审表》长期3.17材料/构配件/半成品材质审阅登记表长期3.18《施工机具、设备报验申请表》短期3.19受控文件清单短期3.20记录清单短期3.21收、发文登记表短期4开工审批4.1《工程开工报审表》●长期●5施工阶段5.1监理工作实施细则●短期●5.2安全监理方案●短期●5.3旁站监理方案●短期●5.4《报验申请表》长期5.5隐蔽工程验收记录长期5.6隐蔽工程检查记录认定登记表长期5.7混凝土/砂浆试块试验报告审阅登记表长期5.8监理抽检/平行检查记录短期序号归档文件记录清单编号适用标准程序保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案馆5.9旁站监理记录短期5.10《监理工程师通知单》●长期5.11《监理工程师通知回复单》●长期5.12施工监理会议纪要及签到表●长期●5.13不合格项处置记录●长期●5.14质量事故处理报告●长期●5.15《工程暂停令》●长期●5.16《工程复工工报审表》●长期●5.17《工程临时延期申请表》●长期●5.18《工程临时延期审批表》●长期●5.19《工程最终延期审批表》●长期●5.20《工程款支付申请表》●短期5.21《工程款支付证书》●短期5.22《费用索赔申请表》●长期5.23《费用索赔审批表》●长期5.24《工程变更单》●长期●5.25监理月报●长期●6其他监理文件6.1监理日记短期6.2监理工作联系单短期6.3顾客财产清单短期序号归档文件记录清单编号适用标准程序保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案馆6.4监理服务不合格项处置记录短期6.5不合格因素处置记录短期6.6潜在不合格处置记录短期6.7公司质量目标考核表短期6.8监理工作阶段性报告短期7竣工验收7.1监理工作总结●长期●7.2《工程竣工报验单》●长期7.3工程质量评估报告●长期●7.4监理业务手册短期7.5竣工移交证明●长期●7.6工程竣工决算审核意见书●●说明:1.表内标注“●”的文件为监理单位需要向建设单位及城建馆档案提供的监理资料；2.表内资料内容为常见的监理文件，在实际过程中，可以依据各自工程实际特点增添新内容或自然消减个别文件。监理资料的编制整理方法为方便检索、查询，本节内容序号均按照表1“市政工程监理文件归档范围和保管期限表”中相关文件序号排列。1合同文件1.1建设工程监理中标通知书1.2建设工程委托监理合同建设工程委托监理合同（以下简称监理合同）。监理合同由市场经营部参照合同示范文本草拟专用条件，与委托人协商一致后，合同双方当事人的法定代表人签章并加盖公章后，方可生效。监理合同一般包括以下条款：1）监理人的义务；2）委托人的义务；3）监理人的权利；4）委托人的权利；5）监理人的责任；6）委托人的责任；7）合同生效、变更与终止；8）监理报酬；9）争议的解决；10）其他。签订监理合同一般采用GF-2000-0202示范文本格式。专用条件部分可参照公司的蓝本进行草拟。监理合同一般情况下一式四份，有特殊需要时，可增加副本数量。监理人和委托人各执一套正、副本。正本由公司财务部长期保管，副本由项目监理部使用，工程竣工后作为长期存档资料。2项目监理部的组成2.1项目监理部机构表本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：1）项目监理部应指定专人填写此表；2）内容填写齐全，不得漏项；此表作为项目监理机构成员组成名单，并配以人员资质证书（复印件）。此表作为工程项目的长期保管资料，项目监理部留存一份，报建设单位一份，报监督单位一份。2.2员工花名册本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：1）本表由人力资源部或项目监理部填写；2）内容填写齐全，不得漏项；本表一份，作为四年期归档。3施工准备阶段3.1工程图纸（变更）登记表本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：1）项目监理部应指定专人填写此表；2）内容填写齐全，不得漏项；此表作为工程图纸的目录清单。项目监理部留存一份，工程完工后，工程图纸归还建设单位。3.2项目监理部内部图纸审查意见由总监理工程师组织项目监理部人员在熟悉工程图纸及相关规范标准的基础上，对工程图纸提出审查意见，以书面形式记录，没有固定表式，以能准确、具体地体现表达内容为主。报建设单位一份，监理部存档一份。3.3图纸会审纪要本表由承包单位填写，内容为图纸会审及设计交底的会议纪要，承包单位填制完成后，报送项目监理部，查看纪要内容属实后，由总监理工程师签认盖章，并在与会各方项目负责人签字盖章后留存一份。3.4监理规划应在签订《监理合同》及收到设计文件之后，由总监理工程师主持，专业监理工程师参加编制，并经公司工程部审核、总工程师审批。监理规划应在第一次工地会议前编制完毕，并报送建设单位。监理规划可参照公司作业指导书进行编制，一般应包括以下内容：1）工程项目概况；2）监理工作范围；3）监理工作内容；4）监理工作目标；5）监理工作依据；6）项目监理机构的组织形式；7）项目监理机构的人员配备计划；8）项目监理机构的人员岗位职责；9）监理工作程序；10）监理工作方法及措施；11）监理工作制度；12）监理设施。监理规划公司留存电子版，项目监理部留存一份，报建设单位一份，报监督单位一份。3.5第一次工地会议纪要及签到表工程项目开工前，项目监理部人员参加由建设单位主持召开的第一次工地会议。会议主要内容：1）建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构人员及其分工。2）建设单位介绍工程开工前的准备情况。3）承包单位介绍施工准备情况。4）建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权。5）建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。6）由总监理工程师介绍监理规划的主要内容。7）确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员、周期、地点和主要议题。第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签，项目监理部应协助建设单位主持开好第一次工地会议。会议纪要根据与会单位3.6监理工作交底会议纪要及签到表监理工作交底会议由总监理工程师组织召开，建设单位与承包单位参加，监理工作交底会议一般应包括以下内容：1）监理依据：《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》、《建设工程监理规范》、现行的技术规范、标准、规定、设计文件、施工合同、监理委托合同等；2）监理工作内容：根据工程监理委托合同约定；3）根据相关法规规定，建设单位与承包单位为合同关系，建设单位与监理单位也为合同关系，但监理单位与承包单位不是合同关系，而是监理与被监理的关系；4）根据建设单位委托，项目监理机构在合同约定阶段所进行的监理工作，请承包单位予以大力支持和配合；5）监理方法；6）项目监理部分工；7）按照委托监理合同，对承包单位的要求；8）监理程序和监理用表监理工作交底会议纪要由总监理工程师指定专人记录，一式三份，并经与会各方代表会签，分发建设单位一份，承包单位一份。3.7工程基本概况本表采用公司制定的表式，但原表的工程项目一览表中的填写内容与市政工程涉及项目有所区别，为了让表格在市政工程中的使用更加合理，工程概况可以一目了然，因此，建议在实际制表过程中，各项目监理部可在原表的基础上，根据各自工程的特点对工程项目一览表进行调整，以符合各自的工程特点。填写要求：1）项目监理部驻工地后应立即填写此表，报工程（质量）管理部；2）内容填写齐全，不得漏项。本表由工程（质量）管理部保存，并注明实际开、竣工日期，根据开工时间以年成册，保存四年。3.8承包单位资质情况表本表采用公司制定的表式，填写要求如下：1）项目监理部驻工地后应立即填写此表，报工程（质量）管理部；2）内容填写齐全，不得漏项。本表由工程（质量）管理部保存，并注明实际开、竣工日期，根据开工时间以年成册，保存四年。3.9分包单位资质报审表如在施工合同中未指名分包单位，需要将工程分包时，承包单位应报送分包单位资格报审表，专业监理工程师应从以下四个方面进行审查，并提出审查意见，由总监理工程师进行审核签认。1）分包单位的营业执照、企业资质等级证书、特殊作业施工许可证、国外（境外）企业在国内承包工程许可证；2）分包单位的业绩；3）拟分包工程的内容；4）专职管理人员和特殊作业人员的资格证、上岗证。分包单位资格报审表应符合《建设工程监理规范》A3表格式，填写要求如下：1）专业工程师审查意见：经核查，分包单位资质、业绩材料真实有效，具有承担分项工程的施工资质和施工能力，由专业监理工程师签字。2）总监理工程师审核意见：同意或不同意，由总监理工程师签字。分包单位资格报审表项目监理部留存一份，报建设单位一份，其余报审表及附件返回申报单位。3.10鉴证试验室评审表本表采用公司制定的表式，填写要求如下：1）填写内容齐全，不得漏项；2）在承包单位在对建筑材料及构配件送试前，由专业监理工程师对承包单位选定的试验室相关资质进行审查核实，并在填写评审意见后，报总监理工程师审定。鉴证试验室评审表报建设单位一份，项目监理部留存一份。3.11建筑材料送试单（见证记录）根据建设部建工【2000】221号文《关于印发房屋建筑工程和市政基础设施工程实行见证取样和送检规定的规定》，见证取样和送检应按有关技术标准、规范的规定执行，具体内容详见《见证取样作业指导书》。填写要求如下：1）填写内容齐全，不得漏项；2）主要工程材料送试过程需要监理人员见证取样过程，并填写《见证记录》。3.12《施工组织设计（方案）报审表》根据有关要求，施工组织设计（方案）在实施前，必须报项目监理机构审核，签认后承包单位方可实施。承包单位按施工合同规定时间向项目监理机构报送自审手续完备的施工组织设计（方案），总监理工程师应在约定时间内，组织专业监理工程师审查承包单位报送的施工组织设计（方案）报审表。施工组织设计（方案）审核应在项目实施前完成，施工组织设计（方案）未经项目监理机构审核、签认，该项工程不得施工。总监理工程师对施工组织设计（方案）的审查、签认，仍不解除承包单位的责任。施工组织设计（方案）报审表应符合《建设工程监理规范》A2表的格式，填写要求如下：1）“工程施工组织设计（方案）”应填写相应的建设项目、单位工程、分部工程、分项工程或关键工