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综合管理部职责2014年7月1目录页仅供参考22目录页仅供参考3目录页仅供参考总体职能机构设置制度简介3总体职能1参谋助手管理服务总体职能单位职能综合管理部是公司行政和后勤等工作的管理部门，主要职能如下：1公司文件管理1办公自动化2文秘3信访4接待5调研6车辆管理7总务后勤8翻译9公安保卫10文件管理文件的制发、传递、归档；公司印章、介绍信办公自动化公文的核稿、文件传递流程、OA网权限、公共信息管理等文秘文职秘书、事物秘书信访接待上级领导、来宾参观、食宿等的安排调研重要文字材料的起草、督办查办等会务董事会、各种仪式等公司重要会议的会务组织车辆管理公司车辆的调配、日常管理等总务后勤厂区环境、食堂用餐、倒班宿舍的管理等翻译外方专家的服务、外文资料的翻译公安保卫公司内部治安、保密等总务后勤室秘书室车辆管理室综合管理部翻译室公安保卫室机构设置综合管理部下设5个室，分别是：23秘书室职责3秘书室秘书室负责公司重要文字材料起草、催办督办查办、文件传递、印章管理、礼宾用车安排、来访接待、会务安排、会议室管理等工作。秘书室与与各位员工打交道较多，下面重点向各位介绍。秘书室职责负责公司内各部门送领导签字文件的取送、传递、催办工作；12办理公司印章的刻制和管理，公司介绍信的印制和管理；34负责公司领导安排会议的通知，会议室的日常管理；5安排办公用车事务；6负责公司各单位人员名片的制作、费用结算；7办公楼大厅大屏幕、日常备品的管理；8领导交办的其他工作。9秘书室具体工作负责公司领导及各单位通讯业务办理和结算；负责公司有关文件的起草工作，公司文件制发、传递、归档工作，外来文件的接收、传递、邮寄等工作；45秘书室职责5秘书室调研方面的职责催办、督办和查办工作公司大事记的起草公司电子屏主题语的起草公司调研工作的开展公司自制文件的核稿主要文字材料的起草办文Diagram2Diagram3文件制发、起草、传递、归档公司领导的会议通知公司会议的会务组织公司会议室日常管理传真机等办公设备管理办公自动化公司介绍信的印制和管理公司印章的刻制和管理安排办公用车与接待相关的工作名片的制作、费用结算通讯业务办理结算公司领导出差等报销业务领导交办的其他工作Diagram2Diagram3办事办会秘书室秘书室的工作标准：办文零毛病，办到无可挑剔办会零差错，办到规范有效办事零失误，办到恰到好处面对这种情况，小宋有五种选择：1.直言不讳，把主任有指示告诉对方，并说明副主任的指责错了。2.强调缘由，说明这些打印的活儿是主任同意的，“谁答应，谁签批”亦在情理之中。承认错误，并向副主任道歉，表明今后改正的决心。3.耐心解释，要回面子，说明自己只是顺便而为，并无他意。4.委曲求全，接受批评。5.保持沉默，既不强调客观理由，也不表示接受，洗耳恭听，一言不发，或抓住适当的时机，有意岔开话题，分散矛头指向。总务后勤室职责6总务后勤室员工用餐及食堂管理倒班宿舍及独身公寓管理公司厂区环境建设办公楼卫生办公楼公共部分的请托维修主要职责翻译室职责7翻译室翻译室负责公司日文、英文、韩文资料翻译、公司专家的翻译服务工作以及公司董事会、出国访问、国外研修、国外设备验收、商务谈判、外方来访、来公司进行技术指导的外方专家、与外方电视会议、设备安装调试、售后服务外商等的翻译工作。4车辆管理室职责8车辆管理室公司内外事及领导用车各单位车辆卫生、保养等方面检查领导自驾车的日常保养等维护工作公司驾驶员培训和指导公司车辆的落户过户等手续办理4公安保卫室职责9公安保卫室负责公司治安保卫工作，负责对公司更值人员的管理等工作。复印机、传真机、碎纸机、照相机、空调、电视、影碟机、会议音响、视频系统、饮水机、办公家具等综合部负责费用指标考核、采购计划、型号选定、办公设备的调配各单位办理经济技术论证单和领用单谁使用、谁维护、谁保养质保期内——采购部联系售后维修质保期外——请托动力厂（电气）、规划部（木制）、综合部（其它）报废由各单位自行办理办公耗材每月报计划到综合部统一汇总（已E化）领用耗材时要有综合部签字耗材有年度计划、月度考核办公设备10相关制度流程公司及上级召开的会议研讨会等会议在休息时间召开提前一天（16时前）电话通知，与会人员会前准备内容无纸化公司领导由秘书通知，各单位领导由信息员（兼职秘书)通知必要时写会议纪要并发文、归档会议决议的落实情况检查（综合部负责公司级）迟到罚款50元，缺席罚款100元未通知罚款50-100元不得随意打电话，电话声响罚款100元会议室网上预定会议室设施归综合部所有，维护由各单位负责会议10相关制度流程综合部负责日文、英文、韩文翻译（传真、邮件、信函等）其它语种由人力资源部解决日方专家每人有一位翻译对应公司领导的翻译由综合管理部负责外事活动、研修等翻译由综合管理部安排，公司领导批准请托翻译需请托单外文翻译10相关制度流程1号门经警室专人负责公务邮件的管理只限公务邮件，违规邮寄私人邮件处以10倍罚款CMP平台填写邮寄审批单国内邮件由部门领导审批，国际邮件由公司领导审批名址填写清楚按月结算，计入各单位办公费用注意保密各单位指定邮件接收联系人，按时收取邮件门卫不代签个人快递邮寄接收10相关制度流程礼宾车辆的适用范围公司领导、日方专家公派出国人员（4人以上）公司接待机要文件传递用车申请提前一天办理，用车审批流程已E化各单位驾驶员须在综合管理部备案超出哈市范围用车须公司领导审批各单位车辆发生的费用由综合部统一管理车辆10相关制度流程综合、质保、采购、销售、技术中心共有5台传真综合部的传真可以发国内国际，其它的只能发国内按时收取传真（电子传真，有分机号）收到其他部门传真要用邮件转给相应部门严格登记审批，国内由部门审批，国外由公司领导审批传真10相关制度流程可以印制名片的人员室主任以上干部公派出国人员公司领导特批人员CMP平台填写《名片印制申请表》交综合部办理（写清中、英文）凭领用单领用名片，费用计入各单位办公费名片10相关制度流程按《差旅费管理规定》可以乘坐飞机的人员正常订购机票（5折以内）规定以外人员，须经公司领导批准填写《出差审批单》《出差汇报表》（E化）提前办理审批单，后补的情况要说明原因并公司主管领导审批超出5折、里程小于1500公里或国外机票须公司总经理审批因公变更所产生费用由公司承担，因个人原因变更由个人承担说明：1.审批后再出票2.转机总价格高于直飞5折不予审批出差10相关制度流程标准餐9元/份，外餐12元/份加班餐：白天12：00以后，晚上20：00以后客餐网上填写《招待用餐审批单》可以免费用餐用餐时间：11：30-12：1011：50-12：3011：30-12：20（节假日）餐卡不得转借他人使用，补办餐卡20元/张公司有伙食委员会，可以反应关于用餐的意见和建议除公司提供的免费餐外，可以自费用餐体检合格人员使用统一消毒的餐盘，不合格人员自备餐具用餐10相关制度流程4、5、6层为单身员工宿舍，严谨留宿外来人员严禁乱拉网线、电线不得使电炉子、电磁炉、电炒勺、电饭锅、热得快，违者处以200-1000元/次罚款宿舍楼大门的开放时间为早5：30—晚22：30住宿人员不准在宿舍内赌博、跳舞、喝酒行令住宿人员不准私自调换房间住宿10相关制度流程具体见《公司倒班宿舍管理规定》案例分析1：小宋是某公司的秘书，他一向谦虚谨慎、勤奋好学、踏实能干而得到公司上下的一致好评。一天，他和往常一样，不到上班时间就来到办公室，开始了一天的紧张工作。这时，一位与他们有长期业务往来的文印室人员来找他，要求结清去年的打印费用。小宋热情地接待了他，在认真核对记账单证后，填写了一份财务报销单，并让他下午来取钱。下午上班时间到了，办公室主任叫小宋有事，细心的小宋就把报销单一同带上，顺便请主任签批报销。正当主任审批时，分管财务的办公室副主任也来到主任室，看到桌上的报销单，劈头就问：“我在家，你为什么找主任批？”问得小宋张着嘴说不出来话，在场的财务处长也为之感到惊诧，是小宋不懂规矩，无意所为，只为图个方便吗？不像，小宋一向都是非常谨慎小心的；是明知故犯，无视副主任的存在吗？也不像，小宋不是个不按程序办事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？更不像,他们之间的关系很好。那是什么原因造成这种情况呢？原来，在此之前，主任曾对小宋说过副主任是协助主任工作的，主任分管秘书工作，今后需要添置设备、购买物品等，可向他请示并签批。可见，小宋是遵照主任的指示行事的。这时，他有难言之隐。作为秘书，小宋应该怎样对待和处理这突如其来的责问和批评呢？案例分析2：新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作。在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐：“1.8美元。”来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？科技•品质•绿色动力