公司行文流程及管理办法

1公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。1、内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向常务副总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：2①.公司总部对外文件由行政部负责拟稿；②.各分公司对外文件由分公司负责拟稿；③.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。各类文件拟稿后进行审核签发，首先送行政部初审。经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。以总公司名义对外文件由常务副总经理核稿；各分公司对外文件由分公司经理核稿；公司各部门（含分公司）间的往来文件由常务副总经理核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理、副总裁会审。其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由副总裁签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由副总经理以上领导签发。3经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后通知信息部在网站上发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并由行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后通知信息部在网上发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。2、收文的处理收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等，文。公司外部来文，有指名收件人的为部门的由行政部收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。公司内部文件的收文，以部门或分公司为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、填写《部门收文阅办单》部门或分公司负责人批示、传阅、归档。凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证4文件的及时传阅。公司外来文件和内部文的收文编号，由行政部收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。三、关于收、发传真及快件的管理1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。3、总部发送、接收快件及挂号信一律在行政部登记，由行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。4、公司内部各分公司传给总部和各分公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。本办法自下发之日起实施。鞍山兴东集团经贸有限公司二〇〇六年一月一日5发文管理流程口头提出发文申请同意发文拟稿形成拟稿审核表行政部初审相关领导审核总部对外文件：主管经理核稿；分公司对外文件：分公司经理核稿；公司各部门往来文件：主管经理核稿；一般事务性文件：下发部门负责人核稿；规章制度：各部门负责人、副经理、经理、副总裁会审签发发文存档公文、规章制度：副总裁签发；一般事务性文件：1、业务类-主管经理签发；2、管理类-主管经理签发；一般事务性文件：网站公布，如需打印再印出下发公文、规章制度：印出下发、网站公布填写发文登记表文件原稿、拟稿审核表发文部门发文部门校对、（盖章、装订）登记行政部行政部行政部相关领导批准6公司外部来文处理流程外部来文来文登记、签收、拆封收文登记表行政部公司或个人公司文件个人文件员工行政部拟办意见公文收文阅办单主管经理批办传阅或办理行政收发员稽催承办通知单行政收发员文件受理催办单存档收件原稿、收文阅办单、（承办通知单、文件受理催办单）行政收发员7公司内部发文处理流程拟稿审核表文件名称文件类别□公文□规章制度□一般事务性文件公文字号密级印数主送机关抄送机关核稿签发规章制度打印份数核稿签发一般事务性文件是否需要打印□是□否打印份数核稿签发拟稿人打印人校对人备注发文登记表序号发文编号发文日期发文种类发文内容摘要签收人备注内部发文登记部门或分公司收文员填写收文登记单批示部门或分公司负责人填写部门收文阅办单元传阅或办理归档部门或分公司收文员收文原稿、部门收文阅办单8公司收文阅办表________部门收文阅办单发文部门文件编号字第号文件标题收文编号份数领导批示：传阅者签字：处理结果：年月日年月日年月日年月日收文登记单序号收文编号收文日期发文单位发文字号附件及摘要承办通知单承办部门收文阅办单号承办日期完成期限承办负责人承办事项：办理结果：备注：文件受理催办单催办部门催办日期催办事项：受理事项完成最终期限办理结果：未办理原因：发文部门文件编号字第号文件标题收文编号份数拟办意见：领导批示：处理结果：传阅者签字：年月日年月日年月日年月日9文件和资料标准化管理制度1．目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。2．适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。3．术语和定义3．1公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。3．2制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。3．3办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。3．4标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。3．5规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。3．6记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。4．职责权限4．1经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。4．2管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。4．3各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。4．4总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。4．5各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。5．工作程序5．1文件资料的编写格式5．1．1文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4（210mm×297mm）型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。5．1．2文件和资料章、条、款的编排规则：5．1．2．1根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。5．1．2．2“章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5．1．2．3“条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第410章第1条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为2个小条，则分别表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。5．1．2．4“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。5．1．3文件资料的字体、排版、装订标准。5．1．3．1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；c横向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；d非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。5．1．3．2一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订标准:a封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；b修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1．5倍行距；c正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；d纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1．7mm,页脚为1．5mm；e横向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；f章的标题采用小四号宋体加黑；g页码从修改页算起；h记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。5．1．3．3文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。5．2文件资料的撰写格式及内容5．2．1格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。5．2．2公文格式及内容：5．2．2．1国际红头公文格式及内容：11a国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。c公司的国际红头