上海声通呼叫中心知识库管理系统

上海声通呼叫中心知识库管理系统1.概述1.1必要性随着越来越多的大企业和组织在考虑把呼叫中心作为他们和客户交流的主要渠道，呼叫中心在企业发展过程中所起的作用也越来越重要。无论从什么角度来分析，呼叫中心的业务都将在不断增长。呼叫中心的客服代表是企业客户服务系统中直接面对客户的关键人物，他们的服务态度、服务水平第一时间决定着客户对企业服务的满意度。要完成一次优质的服务，客服代表的服务态度固然要好，但服务水平才是更关键的因素。道理非常简单，客户致电的目的是要寻求专业帮助，服务人员的态度再好，如果不能解决实际问题，一定不能赢得客户满意。所以就要求客服代表在指定的时间内为客户提供正确的信息，这样不但使客服代表的压力比较大，而且要求客服代表的知识面比较广。解决这种问题的比较好方法是使用：“呼叫中心知识管理”系统。1.2坐席局限性在原有的呼叫中心系统中，客服代表在处理客户的问题时，往往会碰到这样的问题：用户可能询问的问题范围会很广泛，客服代表不一定在有限的时间的找到这些问题的答案。呼叫中心要对提供给用户的信息负责，甚至是法律责任。用户总是希望能立刻得到问题的答案。坐席工作紧张压力大。员工流动率高，根据PurdueUniversity1999年的呼叫中心评估报告，呼叫中心全职员工的年流动率为26％，兼职员工为33％。新员工要掌握的知识体系庞大复杂。1.3先进性实施了“呼叫中心知识管理”系统，可以带来以下的好处：降低新员工的培训时间和成本。减少呼叫处理和响应时间。提升员工士气和客户的满意度。为用户提供更准确一致的信息。面临业务流程，产品和信息变更时更高的灵活性。降低转移到二线支持或HelpDesk的呼叫数量。1.4实现功能操作员管理知识库管理统计分析搜索和浏览知识信息反馈管理CRM系统的集成2.功能分析2.1操作员管理注册：添加一个操作员，包括操作员的编号、密码、姓名、地址、电话、身份证、性别、Email等相关资料。资料维护：修改操作员的一些基本信息，包括姓名、地址、电话、身份证、性别、Email等。同时也可以删除该操作员。密码修改：修改操作员的密码。在操作员知道原密码的情况下，可以修改自己的密码。密码重置：如果操作员忘记密码，可以通过系统管理员来重置密码，重置密码不需要知道原密码。权限管理：不同的操作员的权限有所不同，比如：有的操作员只能浏览、查询信息，有的可以添加信息但不能审核，有的操作员不能进行添加操作但可以审核等。所以在现在的知识管理系统中操作员的系统权限可以分为三种：浏览、查询权限；添加和修改知识库权限；最终审核权限。登录：操作员在使用本系统时，需要先登录然后可以使用。因为知识管理系统是针对呼叫中心的，所以系统的登录可以和呼叫中心的Agent管理登录相关联。2.2知识库管理需求收集：包括需求编号、需求的标题、发布时间、浏览次数(便于统计)、发布人、是否审核、最后浏览时间、备注等。需求资料维护：修改需求的标题、发布时间、发布人、备注等。同时可以删除该需求。需求的审核：需求的审核需要单独处理，在操作员设置权限的同时可以分配那些操作员可以参与审核。只有当该需求通过审核后，该需求才能生效。应答内容：一个问题可以有很多种回答方式，在目前的设计模式中，一个需求对应多种应答，应答的内容有：需求编号、应答编号、应答内容、附件文件、浏览次数(便于统计用)、最后浏览时间、是否审核、备注信息等。应答资料的维护：包括修改应答内容、附件文件、备注信息等。同时可以删除应答内容。应答的审核：判断该应答是否符合需求的需要。如果不符合则审核不通过，符合则作为该问题的一个答案。2.3统计分析统计分析是为了更好的总结出公司的服务内容、服务质量、服务方式的一种途径，主要有以下几种统计：在一段时间内客户的问题统计。在一段时间内坐席处理客户问题的数量的统计。在Agent最显眼的地方显示最近一段时间客户提的最多的N个问题。以便客服代表可以最快的找到问题的答案。在一段时间内各种回答处理次数的统计2.4搜索和浏览搜索和浏览是知识管理系统的关键所在，客服代表必须在有限的时间内找到问题的答案。在这种压力下，给他提供快速高效找到答案的方法是非常重要的。主要功能如下：通用搜索：标题，描述和关键词的搜索。这种搜索方法和Google的搜索很相似，客服代表只要输入有效的关键字则显示出相关的答案，在给出的答案中选择符合客户需求的信息。自定义搜索：客服代表可以根据需要，自定义结构化的搜索方式，根据某一段时间客户问题的出现频率，将出现频率高的问题设置为自己的搜索，这种搜索要按照Agent按区分，不同的Agent登录后出现的问题是不同的。菜单式搜索：客服代表可以根据系统的菜单提示，按向导的方式一步一步的筛选，快速搜索出符合标准的问题答案。快速搜索：将近一段时间内客户问的最多的N个问题在最显眼的地方列出来，便于客服代表快速找到答案。搜索的结果要清晰明了，便于客服代表在其中选择合适的答案。2.5知识信息反馈管理客服代表在处理的过程中，在系统建立的初期，可能有很多问题在知识管理系统中没有答案，这时客服代表就必须将该问题列出来，反馈给知识管理系统。知识信息反馈管理的功能和知识库的管理差不多，主要得区别是：反馈系统是不需要权限控制的，任何人可以将信息反馈给知识管理系统，由统一的审核操作员来这些问题是否可用。主要功能如下：需求收集：包括需求编号、需求的标题、发布时间、浏览次数(便于统计)、发布人、是否审核、最后浏览时间、备注等。需求资料维护：修改需求的标题、发布时间、发布人、备注等。同时可以删除该需求。应答内容：一个问题可以有很多种回答方式，在目前的设计模式中，一个需求对应多种应答，应答的内容有：需求编号、应答编号、应答内容、附件文件、浏览次数(便于统计用)、最后浏览时间、是否审核、备注信息等。应答资料的维护：包括修改应答内容、附件文件、备注信息等。同时可以删除应答内容。2.6CRM系统的集成客户关系管理是关于了解你的客户和他们的需求的系统，它是和知识管理系统的运作紧密结合在一起的：来自客户的统计资料可以帮你确认知识库中的信息是否正确。知识管理系统中的信息应该根据CRM系统中的用户群组进行重新组织。跟踪客户的问题是确定FAQ（常见问题）的最好方法。在CRM系统中，FAQ应该很容易访问，以保证快速反馈。CRM系统中的升级处理应该和知识管理的流程结合在一起。通过知识库收集的使用统计可以发现顾客关注的热点信息，这对组织CRM活动而言是很有价值的信息来源。3.技术架构呼叫中心知识管理系统采取的技术架构是B/S架构，开发工具采用Microsoft公司的MicrosoftAsp.net和MicrosoftSQLServer开发。3.1系统拓扑3.2数据库服务器数据库服务器用于存储系统所有的资料，并提供数据库访问接口，其上装有数据库管理系统，主要存放的数据包括：操作员信息表操作员权限表问题收集表应答信息表关联应答表操作员自定义问题表菜单式问题表数据字典表反馈问题收集表反馈应答表流水号生成器表3.3应用服务器应用服务器主要提供数据库访问接口，所有系统访问数据库都从必须通过应用逻辑层进行访问。3.4Web服务器用于存放系统所有的网页，供用户远程通过Internet进行访问。呼叫中心知识库解决方案星期五,04/15/2011-11:16—kmpro呼叫中心，无论是呼入还是外呼，其业务核心的本质，都是信息的传递、知识的解答。它承担着把产品和服务相关的信息传递给客户，同时又要把客户的需求、疑问和建议反馈给产品的生产者。从这个角度来看，呼叫中心是一个知识密集型的机构，而且其知识的重复利用率较高，对呼叫中心业务素质、服务质量、客户满意度提升的关键指标，从单纯的人员素质转变为知识利用。呼叫中心的运行困境：其一、业务类困境1)、产品品种繁多、更新变化加快，业务知识多而细很多大企业都是这种发展状况。但这给呼叫业务带来了难度，客服座席代表需要及时获取和掌握大量关于产品及服务的知识，谁来及时地提供给他们知识2)、规范多、政策多、调整快，用户咨询千奇百怪客服座席代表不仅要获取和掌握产品及服务的现有知识，还必须应对产品技术变化、服务政策变化，以便能应付客户提出的千奇百怪的问题，这需要座席代表不断积累经验、并分享别人的经验。那又怎样积累和分享咨询业务经验呢?3)、业务处理流程复杂，个性化培训要求不断提高产品品种的增多、产品规模的增大，又必然使产品服务业务分工更细化，这带来的是业务处理流程的复杂。这直接影响到座席代表如何准确地给客户解释服务过程，所以又要求座席代表及时地得到各个业务处理过程(知识)的个性化培训。这又该如何做到?其二、人员类困难4)、员工人数逐渐增多，流动率比较大现在的呼叫中心普遍有两个情况：一是员工流动率大，二是新员工总是很多。这对总体员工(总体上)掌握和积累咨询业务知识带来了难度，员工的技能水平如何能稳定下来?5)、员工素质相对偏低，如何缩短培训时间一般的呼叫中心，考虑到人力资源成本，招聘的大多数员工都不是高学历的，相对说来，员工素质比较低，这就使员工进入角色的时间拉得更长了。到底该如何缩短培训时间，尽快进入角色?6)、技术含量高的疑问问题不能及时解决，怎样提升咨询效率和质量对很多产品品种多、产品技术含量高的企业，有些客户经常会提出座席代表很难应对、也难以找到专门人员来解决的问题。要是这些情况多了，可想而知，整体咨询的效率和质量怎么保障得了?其三，管理与支持的困境：7)、规范不能及时掌握正如上述，产品及服务规范的及时掌握，单靠座席代表(员工)自己去达到是不可能的，显然这要从管理上找到办法去支持员工。8)、咨询服务经验难以共享也象前面讲的，座席代表(员工)岗位技能的提高主要靠岗位经验的积累和相关岗位人员经验的共享。要实现经验共享，特别是跨区域、跨时间大共享，就必须采取管理措施，构成经验知识共享的渠道。9)、专家头脑中的知识没有被很好地发掘和利用实际上，座席代表(员工)在咨询服务中，最经常、最希望的是专家人员能随时随地给予帮助。但哪些人算专家?怎样快速地找到专家，特别是怎样请跨区域的专家来帮助自己?这些问题显然是要靠管理措施去解决。10)、岗位工作没有持续优化的措施座席代表(员工)的流动，使岗位工作技能得不到稳定。即使有措施稳定了，也还要持续优化，才能使咨询工作水平随着实践，越来越“最佳”。这显然是要在管理上做文章。影响呼叫中心核心问题的以上三方面的十因素或问题是细节问题，也才是呼叫中心直接面对的问题。而实际地看看，我们看到这十个问题无非是：产品知识快速获取、咨询经验知识要沉淀共享、业务规范和过程(知识)要快速传递、专家头脑经验(知识)要挖掘出来、岗位工作知识要提升为最佳实践。所以，我们可以说：解决呼叫准确率和高效率问题、解决呼叫中心的运行成本减低问题，其实际是应用知识管理解决那三方面的十个细节问题!应用知识管理系统解决困境在呼叫中心实施知识管理要解决两方面的问题，建立高效的流程，确保正确的知识可以被抓取、管理并保持更新；知识管理系统必须能支持这些流程，先进的IT系统是基于知识管理的呼叫中心的核心。建立了知识管理系统和体系，呼叫中心的可以获得诸多益处：1.降低新员工的培训时间和成本2.为座席人员提供呼入答案支持3.提高呼叫中心的运行效率4.提升客户满意度5.减少呼叫处理和响应时间6.提升员工士气和满意度7.为用户提供更准确一致的信息8.面临业务流程，产品和信息变更时更高的灵活性9.降低转移到二线支持或HelpDesk的呼叫数量呼叫中心知识管理系统功能规划根据以上目标和应用需求，我们认为呼叫中心的知识管理系统应该具备以下功能和技术参数要求：1.知识发布系统：a)非结构化知识处理，呼叫中心存在大量的文档和历史知识，这部分非结构化的文档，需要能够进行快速的导入和管理起来，并能够进行全文、附件内容的检索。b)结构化知识处理，呼叫中心在工作运行中产生的结构化数据，能够进行自定义字段的表单生成，依据此表单进行知识的发布、管理。