会展现场服务策划与管理

第八讲会展现场服务策划与管理本讲主要内容会展开幕式现场策划与管理会展布展与现场服务会展现场的风险与安全管理一、展会现场布置二、VIP（veryimportantperson)接待三、媒体的接待和管理四、展会开幕五、开幕酒会服务策划第一节会展开幕现场策划与管理一、展会现场布置在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。二、VIP（veryimportantperson)接待对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。第一节会展开幕现场策划与管理三、媒体的接待和管理展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。四、展会开幕1、开幕时间和地点。2、开幕式讲话稿和新闻通稿。3、开幕方式的确定。第一节会展开幕现场策划与管理五、开幕酒会服务策划开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的。第一节会展开幕现场策划与管理案例1：2005年5月16日晚《财富》论坛开幕式现场布置：开幕式安排在天坛祈年殿，祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所，100张餐桌分为东西两区，环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上，两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球，还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。VIP接待：国家主席胡景涛及其他领导人出席，600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均100美元的高标准餐饮，高规格安全保护，精心组织的演出（千手观音、交响乐、变脸、京剧《神州乐》等）第一节会展开幕现场策划与管理案例1：2005年5月16日晚《财富》论坛开幕式开幕式：确定时间5月16日晚，地点天坛祈年殿（准备好备选方案，下雨在室内），《财富》CEO致词、国家主席讲话。酒会：西式菜品的三菜一汤，包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜，以鹅肝、牛排为主的主菜，汤是鸡汤加馄饨，另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。第一节会展开幕现场策划与管理练习题：试分析《财富》论坛开幕式的特色。大型展会或会议开幕式策划时，需要重点注意那几方面的问题？第一节会展开幕现场策划与管理一、办展机构现场管理二、参展商的现场管理工作三、撤展管理第二节会展布展与现场服务一、办展机构现场管理（一）展会现场布置（二）展会注册及入场管理（三）展会证件与门票管理（四）展会设备设施管理（五）展会现场的安全管理（六）展会现场的知识产权保护工作（七）展会现场的相关活动管理（八）展会现场的其他服务第二节会展布展与现场服务二、参展商的现场管理工作（一）布展（二）配备展台的工作人员（三）展台接待（四）贸易洽谈（五）情况记录（六）其他相关宣传推广活动（七）信息收集工作（八）细节管理注意事项第二节会展布展与现场服务三、撤展管理1、展位的拆除2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁6、撤展安全保卫第二节会展布展与现场服务四、参展观众的统计1、依据观众办理登记手续的内容进行统计2、根据门票进行统计3、参展商的客户统计第二节会展布展与现场服务练习题：试分析ISPO在布展三环节中，如何体现服务的理念？第二节会展布展与现场服务第八章会展现场服务策划与管理一、会展现场的风险类型二、会展风险管理第四节会展现场的风险与安全管理一、会展现场的风险类型（一）从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁（二）从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类第四节会展现场的风险与安全管理二、会展风险管理（一）对场地进行安全分析（二）同当地相关部门建立良好的工作关系。（三）确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识（四）制作安全小册子/标牌以及其他交流方式（五）制定一个媒体管理计划（六）预防“闹展”第四节会展现场的风险与安全管理