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展会现场工作与管理•一、会议现场管理•（一）布局二、选择会议场所的主要考虑因素•会议类型•考虑举办地的知名度•盈利性•大型会议重要会议活动•99’“财富”全球论坛•朝鲜访华代表团•第35届亚洲发展银行年会•APEC第五次电信部长会议表彰大会三、、选择会议室的影响因素•会议天数•会议类型•布置类型•对视听设备和讲台的要求•噪音影响•避开竞争性团体四、会议陈设物的设计艺术•家具•地毯•窗帘•照明灯具•植物•工艺品第三节会场布置一、会场的布置形式布置参数椅子中间最小距离：91厘米；96厘米（带写字臂的扶手椅）过道宽度：1.2~1.5米；1.8米（400人以上）前排椅与主席台前沿距离：1.8米；3.7米（半圆形或V形）每排座位：最好不要超过8个大型会议厅应该有过道穿过2.教室形教室型布局p适用于专业机构举办的具有学术性质的会议教室型布局p布置参数•课桌宽度：45.7厘米（单侧坐）；76厘米（双侧坐）•桌中央最小距离：1.2米（单侧坐）；1.5米（双侧坐）过道宽度：1.2~1.5米；1.8米（400人以上）•前排椅与主席台前沿距离：1.8米大型会议厅应该有过道穿过•特点：会场气氛融洽，易于控制，便于沟通交流•适用于小型会议、座谈性、协商类型会议第18次上海市市长国际企业家咨询会议联合国会议室正方形和矩形布局p菱形布局p六边形布局pp三角形布局•特点：既突出主席台，又增加了融洽的气氛•适用于中小型工作会议pU型布局T型布局pP执导型布局倒V型布局pV型布局ppE型布局p开放式E型布局或辐射型布局•特点：每个会议桌形成一个谈话中心，与会者根据一定的规则入座•适用中餐宴会、培训会议、大规模的联欢会、茶会会胡锦涛的中非合伙论坛欢迎宴会•特点：与会双方成纵向并列或者横向并列的格局•适用于谈判、领导人会晤等二、座位区的布置•（一）座位排列的作用维持秩序统计人数当场清退文件分发讨论、磋商(二）座区的划分和排列方法标准与会者资格按团组特邀、正式、列席、旁听分法横向排列法、纵向排列法、左右排列法、纵横排列法纵向排列法主席台美国中国英国法国俄罗斯美国中国英国法国俄罗斯横向排列法主席台美国美国美国美国美国英国英国英国英国英国法国法国法国法国法国左右排列法主席台第四组第一组第二组第三组第五组第四组第一组第二组第三组第五组（三）座位标志座位号团组标志指示牌桌次席卡座次图三、会场主席台的布置布置要求主题颜色人像、旗帜、徽铭、会标、标语等表现方式体现热烈、辉煌、兴奋的暖色系；体现清爽、严肃、冷静的冷色系灯光效果颜色、角度等（一）主席台背景的布置（二）主席台座位的编排要点座位格局讲台一排或多排；前排通栏，后排可分栏细则设在中央，应低于主席台；或分设于两侧揭幕架设在主席台左侧，与讲台对称座次突出主位；中国政务礼仪左高右低，国际礼仪相反主席台前排主席台后排分栏主席台后排主席台前排（三）主席台常用花饰鉴赏•会议常用盆花或插花红掌或花烛一品红香石竹仙客来蝴蝶兰非洲菊花烛铁叶针尾葵鱼尾葵天门冬大叶黄杨肾蕨南洋杉金山棕四、会议场地的其他功能区域（一）会议报到处（二）会间茶歇厅（三）衣帽存放间(四）视听设备控制室（五）同步传译室（六）嘉宾休息室会议报到处的要求专设柜台：登记付款者柜台、提前登记未付款者柜台、现场报道柜台布置要求：标示明显，空间足够其他要求：同伴与家属服务、休息室、新闻记者服务、残障人士服务等服务要求：专职服务人员与专职咨询人员一、会议登记准备（一）准备资料•会议登记表•会议入场证•票证•登记者名单•登记资料袋第四节会展入场管理（二）特别登记处•专设柜台，有序进行（已登记付款者柜台、提前登记未付款者柜台、现场登记柜台）•专业指导与咨询•标识明显，空间充足，准备充分作用提前掌握与会者信息；预先安排预先安排提前准备会议资料袋；预先填写登记卡；预先处理收费事宜；预先排房；提前做好服务准备二、预先登记三、现场登记态度认真，服务专业准备充分对待付费事宜高度警惕遵守服务礼仪、礼节机警应对突发事件第三节与会者的接待与服务一、演讲者的服务与接待与议题的相关性、知名度、出场费选择邀请准备现场会后联络、演讲主题给予演讲者相关信息宣传、录音、讲稿复印件设备、房间预订、车辆安排安全措施等指定接待人员、预演、付费、其他活动媒体安排、与一般与会者见面、送站服务、感谢信、征询意见二、一般与会者蝉型鲨鱼型驴型兔子型螃蟹型讲故事、很久才入题、内容抽象、没有内容语言与行为阻止时间限制、总结攻击别人总是给予消极否定技巧地打断、反问、重申会议的规范防卫性强不考虑别人的立场点名、重复问题突出贡献挑战现有程序提议不同的方法肯定他的贡献重申试用现在的方法干别的事情、小团体讨论、总玩手机、打瞌睡强调时间压力、重申会议规范、短暂沉默三、行为障碍者的服务与接待•讨论会议承办者应该为他们提供哪些特殊服务？•坡道•门宽•电梯按钮•特殊房间•公共场所•登记环节•青岛奥帆中心奥运分村无障碍电梯里设置有较低的楼层按键，方便乘坐轮椅人士使用志愿者左伟（右）在青岛奥帆中心奥运分村内体验残疾人入住办理两位工作人员在清理青岛奥帆中心奥运分村内通往游泳池的无障碍坡道工作人员向记者介绍青岛奥帆中心奥运分村残疾人客房的无障碍卫生间青岛奥帆中心奥运分村无障碍电梯的盲文按键冈萨雷斯对北京残奥会无障碍设施的评价•“首都机场航站楼的无障碍设施给我留下了十分深刻的印象，那里的无障碍卫生间、无障碍电梯、低位柜台、低位电话等，每一套设施的尺寸、高度都经过了专家的严格检测，几乎达到了尽善尽美的程度。残奥村的无障碍设施同样十分完备，每个房间的门都很宽，轮椅能够在房间内轻松地来回移动；地面很平，这样轮椅在移动时就不会遇到障碍。从景观、道路到生活设施等人性化的便利设计，将让各国运动员在这里度过一个美好的赛期。”第四节会议现场服务•一、开幕式与闭幕式现场服务内容形式选择站立式或坐式签到有关人员:主持人、贵宾、有关与会者涉及活动：奏国歌、嘉宾致词、文艺表演、剪彩、揭幕仪式、交接仪式等（闭幕式）等二、颁授仪式现场服务内容形式选择站立式或坐式签到有关人员:主持人、贵宾、有关与会者涉及活动：奏国歌、嘉宾致词、文艺表演、剪彩、揭幕仪式、交接仪式等（闭幕式）等会展开幕方案1、会展现场布置（1）展馆外会展开幕方案1、会展现场布置（2）展馆序幕大厅•布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等会展开幕方案1、会展现场布置（3）各展馆•除参展商展位以外，还需布置各展馆（展区）的主要展览内容揭示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点揭示牌、至其他展馆（展区）的路线揭示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等会展开幕方案1、会展现场布置（4）其他设置会展开幕方案2、媒体接待与管理（1）新闻发布会（2）新闻中心会展开幕方案2、媒体接待与管理•（3）相关事项•发放统一制作的“新闻袋”，包括会展开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一些小礼品等；安排对会展情况非常熟悉的人员负责新闻记者的接待和联络工作；有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，根据专业媒体或大众媒体的不同需求提供不同的展会材料；及时收集整理各种采访报道。会展开幕方案3、会展开幕（1）开幕时间和地点会展开幕方案3、会展开幕（2）出席开幕式的主要嘉宾行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代表及有关人员会展开幕方案3、会展开幕（3）开幕式讲话稿和新闻通稿•开幕式讲话稿•新闻通稿会展开幕方案3、会展开幕（4）开幕式的确定•方式–鸣放礼炮–领导讲话–嘉宾剪彩会展开幕方案3、会展开幕（4）开幕式的确定•程序–引领嘉宾就位–主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾–主持人请有关领导讲话–相关开幕表演开始–重要领导人宣布展会正式开幕–主持人宣布开幕式结束并请嘉宾和观众进场参观2009•中国（江西）红色旅游博览会开幕式•1.时间：2009年11月13日上午8：30•2.地点：南昌八一广场•3.内容：开幕式分为垫场文艺演出“红歌大合唱”及开幕仪式二个阶段，时间控制在40分钟左右。(一)2009·中国(江西)红色旅游博览会开幕式•第一阶段：垫场文艺演出“红歌大合唱”(8：30—9：00)•按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏区方队、安源工人方队、赣东北红军方队，并组成导游员方队(每个方队200人)，六大方队寓意欢庆新中国成立60周年。由省电视台选调六位“红歌会”优秀歌手为六大方队领唱红歌。大合唱开始前，由一位优秀红歌手演唱红博会主题歌《红色的美丽》。之后，在省电视台节目主持人的调度下，六大方队之间进行拉歌，每个方队分别合唱两首红歌(一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌)。拉歌结束后，六大方阵与全场观众齐声合唱《歌唱祖国》。在雄壮的歌声中，举行开幕仪式。拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江西人民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。•第二阶段：开幕仪式(9：00—9：15)•拟邀请国家有关部委领导、省四套班子领导、兄弟省市有关领导出席。特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责人、部分全国百强旅行社负责人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅游机构代表。开幕仪式由省领导主持，组委会领导致辞并宣布开幕。会展开幕方案4、开幕酒会（1）作用•联络感情，加强沟通（2）操作•地点选择•时间选择•酒会方式：自助餐或围餐，开始前的小酒会，致欢迎词，领导的简短讲话，播放音乐或安排表演•出席人员：全面兼顾，邀请跟踪，完备计划专业观众登记方案•1、展会参观指南与观众登记表（1）参观指南•用来指引观众参观展会的一种册子，包括展会的基本情况、展会的简短介绍、展区和展位的划分、有关图表等内容。（2）观众登记表•用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，是进入展馆参观的“专业观众证”•包括问卷调查问题和联系办法，问题涉及观众所在单位的业务性质、观众感兴趣的产品、参会目的、在产品购买中的角色、了解展会途径专业观众登记方案•2、会展证件与门票（1）参展商证•展会期间供参展商进出展馆使用（2）筹（撤）展证•在展会布展撤展时的相关工作人员使用（3）专业观众证•填写“专业观众登记表”后获得专业观众登记方案•2、会展证件与门票（4）贵宾证（5）媒体证（6）工作人员证（7）车证（8）门票专业观众登记方案3、会刊的编印与发放（1）会刊信息内容•单位名称、地址、联系人、联系办法、单位及产品简介、产品面向市场范围、参展商的展位、展区展位平面图、广告夹页等（2）会刊编印要求•要求参展商在规定时间内，及时提供详细、全面、准备信息，仔细核对（3）会展发放方式•免费赠送：行业协会和商会、参展商或部分专业观众•定价出售：主要是出售给展会的专业观众专业观众登记方案4、观众登记及应注意的问题（1）专业观众登记柜台•可分为“持有邀请函观众登记台”和“无邀请函观众登记台”。•观众邀请函的客户编号•专业观众证上的条形码专业观众登记方案4、观众登记及应注意的问题（2）观众登记时注意事项•专人负责，保持秩序井然•提交资料尽量完整准确•现场录入主要信息，其他信息展后录入•提交资料妥善保管，以备校核•现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较深了解五、会展现场工作方案1、布展管理（1）展位画线工作（2）展馆地毯铺设（3）参展商报到和进场（4）展位搭建协调工作（5）现场施工管理和验收会展现场工作方案1、布展管理（6）海关现场办公（7）展位楣板制作安装和核对（8）现场安全保卫（9）消防和安全检查（10）现场清洁和垃圾处理会展现场工作方案•2、展览期间现场工作（1）参展商现场联络和服务•办展机构高层人物亲往拜访各参展商，座谈了解情况（2）观众登记和服务（3）公关和重要接待活动•邀请重要领导参观和视察展会等，扩大影响力（4）媒体接待与采访（5）展会相关活动的协调管理（6）现场安全保卫会展现场工作方案•2、展览期间现场工作（7）知识产权保护工作•设立专门的“知识