搜索
商品采购工作手册一、采购制度1．西联商场实行总部中央集中采购制度，商品采购部负责实施采购工作，并对下属各店的商品导入、淘汰、价格制定及促销计划统一规划实施。各门店对商品采购无决定权，但有建议权。2．只适用于门店销售的区域性商品，总部不宜大量采购但门店又必须的商品，可根据有限授权的原则由采购部同供应商达成交易条并进行第一次采购后，授权门店在约定的交易条件下，自行向供应商补货，补货工作中涉及对供应商的相关协调工作，仍由采购部负责。二、商品采购部（一）商品采购部由经理、采购员、内勤、仓库、调配员、送货工作人员组成，采购销售业务工作按商品大类实行专人管理。1．商品采购部工作职责（1）采购方式的制定；采购部组织结构图总经理商品采购部小食品采购乳补品采购粮油采购日用品采购配送中心企划部（2）商品货源的掌握与开发；（3）新商品的开发；（4）滞销商品的淘汰；（5）商品采购价格的谈判与制定；（6）商品销售价格的制定与执行；（7）商品组合策略的制定与执行；（8）门店商品配置、陈列、销售方式的设计与辅导；（9）商品销售分析、利润分析与改进措施；（10）促销策略的指定，促销活动的计划与执行；（11）企业广告；（12）商品的储存、配送制度的制定及作业流程控制；（13）竞争店商品调查。2．商品采购部经理职责（1）总体商品结构的设计；（2）商品质量标准的制定；（3）商品价格的决定及重点商品价格形象的维护；（4）商品平均利润率的确定；（5）制定商品促销政策；（6）督促新商品的导入；（7）开发特色商品；（8）督促淘汰滞销品；（9）决定与供应商的合作方式；（10）采购业务人员的培养与管理。3．采购员职责1）把握销售实绩（1）有责任促使下属各店销售额达到预订目标；（2）对消售毛利额目标值的实现负有绝对的责任。2）销售计划与采购计划。为执行好销售计划，必须每月制定采购计划，如重点商品的选择和销售价格，采购数量，采购价格，采购来源等。3）采购业务（1）商品的议价。（2）商品的采购条件。（3）新商品的引进和价格议定；（4）商品的配送方式，如由供应商直接配送，或由配送中心配送。（5）一次采购量的决定。4）商品业务管理（1）畅销品和滞销品的发现；（2）滞销品的处理；（3）商品库存的掌握；（4）商品在各门店之间的调动；商品配置表的制作与管理；（5）残次商品的退换与监督；（6）商品补货业务的检查；（7）商品质量管理（8）商品陈列指导5）销售业务促进（1）商品促销的年度计划，季度、月度计划及特别计划的制定；（2）特价商品的售价决定；（3）与供应商议定特别商品交易条件；6）情报收集（1）本企业销售情报收集；（2）消费者需求动态的情报收集（3）竞争对手的情报收集；（4）供应商的动态情报收集。7）教育培训（1）对各门店卖场销售人员的商品知识传导；（2）与各店店经理的沟通和业务培训；（3）参加总部召开的店经理会议。三、采购业务程序采购业务程序分为供应商接洽、访价、议价、商品导入卖场、商品追踪管理，采购业务活动必须严格按规范程序进行。（一）供应商接洽1．确定每周二、三两天为供应商接待日，（此规定是为避免采购员的工作时间被每天上门的供应商所占用）在接待日按供应商类别分类接待供应商。2．应商资料：供应商必须提供详尽的资料和相关的证明文件。3．应商资料的建立表格化、规范化、统一化。4．待供应商时要求提供样品和报价，采购员应对样品质量进行鉴别和索取“三证”，并将实物样品存留作为商品品质标准。1）访价采购员接受供应商报价后，经过市场调查，以确定供应商的报价对本企业的适合程度。访价的程序是：（1）采购员汇集一周内所接受的供应商报价单进行初审，剔除不适合的商品，把适合超市及本公司销售的商品列出，整理出清单；（2）对通过初审的商品进行市场价格调查，一般至少要调查2-3家竞争对手的价格，如有可能最好能获知竞争对手的供应商报价，以此作为与供应商议定价格的依据；（3）访价前要列出调查对象、商品类别和品项，作出访价时间和线路的安排；2）价格议定（1）定出同供应商议价的时间；（2）与供应商议定价格前，将公司条件准备好，并制定出公司所能接受的限加，如供应商的供货价格高于限价，则告之供应商议价终止；如在限价之内，则将与供应商议定的价格报采购部经理审准。3）品导入卖场经采购部经理审核批准后的商品就开始导入卖场的过程。（1）建立商品资料：填写新增商品入场申请单，注意填写品名、规格、条码、进价、售价、商品类别等关键信息；并交内勤录入配送中心电脑；（2）督促供应商到货、验收、录入及向各店调配。（参见《西联商场作业流程》/新品入场流程）（3）第一次进货。第一次进货必须由采购业务员集中进货，然后分配到各店陈列销售。以后的进货，采购部可采取总部集中进货，亦可根据具体情况授权门店自行通知供应商送货，由总部统一结算。（参见《西联商场作业流程》/进货验收流程）4）品追踪管理商品导入卖场后，采购业务工作并没有结束，必须对商品进行跟踪管理，作到每周记录新商品的销量，仔细观察一段时间，适时调整，使新商品成为畅销商品。四、滞销商品的淘汰在超市经营中，由于卖场空间和货架位置有限，所以每导入一批新商品，也应相应淘汰一批滞销品，因为滞销品是直接影响超市经营效益的毒瘤。滞销品的淘汰也是采购业务人员的一项重要工作。（一）商品汰换概念1．商品优选法则（即80％和20％法则）店铺80％的销售额由20％的商品创造出来。这些创造大比例销售额的小比例商品，是店铺中集客的产生利润的主力商品，要懂得发现，精心培育主力商品，因为它们是关系到店铺生存和发展的命脉商品。2．品汰换的观念：犹如80－20法则，一个家庭在日常生活中，所需的商品其实并不多。如果只一味要满足消费者“一次购足”的需求，不断缩小单品的陈列面，以求增加商品品项，如此做当然可以满足更多的消费者。但却分散了商品的采购力量，无法“以量制价”以降低商品的进货成本。同时也增加了库存压力，影响了资金周转。此外，滞销品增加，更减少了商品的毛利，占用了陈列空间，也浪费了人力。3．现阶段的新观念应是：充分利用80-20法则，严格管制滞销品的膨胀。只要该项商品不能达到市场反应良好、售价合理，管理简单，可提高利润的条件，则宁可减少品项、不进货。对在售的商品也可采取淘汰退货的手段。将不必要的品项予以削减，如此才不致增加库存压力，占用资金。（二）商品汰换依据的原则1．不符合店铺经营定位、商品定位的商品2．此商圈范围内消费者并不十分“需要”的商品3．店铺管理繁琐的商品4．品质、包装太差的商品5．价格不符合消费者要求，利润过低的商品6．过季的商品（三）商品汰换的标准1．ABC标准排序的商品。如两个月确定一次《销售排行榜》，以最后100名为淘汰对象，或以排名最后的5%为淘汰对象。该标准在执行的时候要考虑两个因素：一是这些被列入淘汰对象的商品是否因季节因素才滞销；二是这些商品是否为了保证商品的齐全性才滞销。如果是这两个原因造成滞销，对其淘汰应持慎重态度。（1）毛利额未达标准的商品（2）销售额未达标准的商品（3）销售个数未达标准的商品（4）品质出现问题的商品或被质量、卫生监督部门宣布为不合格的商品；（5）长期不动销商品（四）商品汰换的流程1．列出淘汰商品的清单。叫采购部主管确认、审批；2．确定淘汰的日期。如每月30日作为商品淘汰日，各店统一把确定淘汰的商品撤柜作退货处理。3．定淘汰商品的数量，统计各店和配送中心库房所有淘汰商品总量及金额。4．考虑所确定汰换商品的结款情况。及时同财务联系，查询被淘汰商品供应商是否有货款抵扣，如有货款则做会计处理抵做淘汰商品货款，将淘汰商品退回供应商。5．定汰换商品的处理方式a.退回厂商b.用员工价卖给员工c.做为促销活动的奖品d.与畅销品搭配共同出售e.现场打折出售6．进行汰换商品的处理作业7．将汰换商品的资料整理留存。对淘汰商品的各项内容必须详细记录，如品名、规格、供应商、数量及金额、处理方式、损失金额等整理成挡案备查，避免时间一长或因人事变动又将淘汰商品引进来。五、采购业务管理制度1．采购业务人员的管理规定（另行制定）2．供应商管理规定供应商业务管理（1）供货准时：在合同中要对供应商在配送方式、配送时间、送货地点和送货次数上有相应规定，明确供应商违反规定应承担的责任。（2）供应商缺货率不能超过5%，否则应做赔偿。（3）供应商必须提供所供商品的相关证明，并对商品质量作出法律上的承诺。（4）供货价格调整，必须在价格调整生效2星期前通知才能有效，或是在调价时仍维持一段时间的原供货价格，以保证我方有时间作出相应调整。（5）对帐时间、结算时间、结算方式的约定。（6）商品退换及售后服务的约定（7）其他交易条件的约定（8）供应商资料管理①建立供应商档案（名称、住所、负责人、联系人、电话、传真、营业执照登记号、供应商品的种类、年销售额等）编号并录入电脑以便管理。②建立供应商台帐。对每一家供应商供应给本公司的商品的进价、售价、规格、数量和毛利率进行统计，并和其他供应商比较。③对每一家供应商供应给本公司的所有商品的销售实绩逐月作出统计，包括金额、数量、毛利率，以此作为判定该供应商供货优劣的依据，作为以后谈判的条件。④对供应商的商誉进行调查评估并建立档案。⑤对供应商的优劣鉴定评价运用ABCD分类法进行管理，其中A级供应商应列入重点管理。附：供应商鉴定评价表项目鉴定评价ABCD商品质量品质佳（15）品质尚可（8）品质差（6）时常出现坏品（2）畅销程度非常畅销（10）畅销（8）普通（6）滞销（2）商品价格比竞争对手优惠（20）与竞争对手相同（12）略高于竞争对手（8）大高于竞争对手（2）配送能力准时（15）偶误（10）常误（8）经常误（2）促销配合配合极佳（15）配合佳（10）配合差（8）配合极差（2）欠品率2%以下（15）2-5%（15）5-10%（8）10%以上（2）退换服务准时（10）偶误（8）常误（6）经常误（2）经营潜力潜力极佳（10）潜力佳（8）潜力差（6）潜力极差（5）得分110795320★对供应商的每半年进行一次★得分80以上为A，60-80为B，50-60为C，50以下为D六、商品采购部工作流程及控制要点1．采购部购进工作流程制定采购标准供应商接洽质量检查厂商登记采购部经理审核订货商品配送中心2．采购部购进工作控制要点（1）核对来货是否同存档样品的质量要求相同（2）核对来货是否同订单品种、数量、规格、价格一致（3）是否及时验收并录入电脑（4）是否及时配送入店3．采购部销售工作流程商品促销计划的制定商品配置表的制作与下达门店商品订货的管理与控制商品配送组织与协调门店促销计划落实检查和销售指导商品采购工作质量总结1）采购部销售工作流程的控制要点（1）公司必须有统一的促销计划，计划跨度一般是半年，促销活动在计划中的体现不能少于一个月一次。（2）对重点控制的商品要制作商品配置表下达到每一个店，以保证较完整配送率和陈列的统一。（3）采购部对分店订货的管理与控制是销售掌控的关键，除规定各店订货主管到总部“点菜”订货外，还要帮助各店订货主管的工作，并及时从中得到商品的销售信息反馈，以便及时修正采购和销售计划。（4）各分店完成对总部的订货后，采购部必须在制度规定的完成对各门店的配送，为保证商品配送的及时率，要严格规定配送单据的处理和传递时间（5）采购业务员必须按规定去各店检查自己负责进货的商品销售情况，检查促销计划的落实情况核对门店进行销售指导。上述三项工作应有记录并写出总结交采购部经理。（6）采购部经理对采购员的考核重点是采购工作质量考核，其内容是：采购量、销售量和利润率、商品更新率、商品淘汰率、商品断档率、商品退换速度和质量等4．采购部结算工作流程根据协议分类列出供应商结算方式列出应结算的清单每月结算日前一周，重点检查进货验收/退货单有无遗漏，确保全部票据准确进帐重点检查月结清类供应商，确认是否存在商品滞销而存货较多的情况，作好退货准备，避免被动付款在结算清单上列出应扣的款项交采购部经理审核将审核后的付款计划交财务部1）采购部结算工作流程要点（1）核对供货价是否正确（2）不