中小工业企业门市部采购工作规则

前言自序：我自己一直在为中小企业做咨询，深感中小企业管理基础薄弱，制度流程缺乏，勉强能“做正确的事”而往往不能“正确的做事”，他们迫切需要管理咨询。中小企业正因为它小，所以，它所需要东西都是很实在的，套用或照搬所谓的“权威”模式，或太多的理论是没有用的，因此，我们必须量身定做，据实原创，使企业感到“好使”，这大概算我做咨询的‘土办法”吧，希望得到大家的理解与支持！欢迎大家对此多提出意见和批评，更希望资深的“大家”对此展开讨论，发表高见，以推动中小企业咨询蓬勃健康向前发展。谢谢各位！中小工业企业门市部采购工作规则一、采购工作意义。采购工作是企业一项重要的经营活动，是销售工作中的非常重要的一环，俗话说“生意即买卖”，企业的全部经营活动全都包括在这“买”和“卖”之中。因此，采购工作的好坏，直接关系到企业的生命线。就销售而言，采购直接关系到销售的品种、数量、交期以及资金周转和服务质量，即关系到企业的经营成本和效益。所以，工业企业有“10个生管不如一个好采购”之说。因此规范和加强采购管理，十分重要和必要。二、采购人员条件要完成采购重任，采购人員必須具备下列条件：（1）為人正直、誠正清廉。（2）值得信賴，工作负责；（3）态度积极，勤勉成性；（4）协调能力强，善于与他人溝通。（5）讨价还价的能力強，原则而又灵活。（6）學習能力强，收集信息快；（7）办事认真，处事周密；（8）善于积累经验、业务知识熟悉得快。二、采购工作必须遵循的原则和要求：1、及时快速，力保交期；2、价廉物美，成本最低；3、货比三家，择优而采；4、公开、公正、公平；5、铁面无私、不吃回扣；6、依照程序，完善手续。三、采購工作的一般程序a.跟单部根据有效定单向采購部門提出申请（请购单）；b.采购部立即审查立项并拟出采购计划；c.定向收集联络多个相关的供應商；d.詢價﹐比價﹐議價確認供應商價格、交期等；e.与供應商簽定采購合約或開具訂購單；f.及时地跟催供應商交期；g.根据進貨驗收單了解供應商質量狀況﹐并對不良品設法加以處理.h.根据訂購單﹑送貨單﹑驗收單﹑发票等做核對單價﹑數量的請款作業.四、采购工作的具体程序和要求：1、跟单部根据有效订单，积极联系工厂和门市部，若两处的仓库都没有库存，而工厂又不能生产或生产成本过高，这时，可以申请采购。2、跟单部申请采购须向采购部制作递交采购申请书（单）；采购申请上必须有跟单主管、具体跟单员两人双签字（跟单主管的亲自跟的单，其采购单上有总监、经理或副经理任何一人的签字），才构成“有效采购单”。3、采购部见有效采购申请单，及时地给予审查和采购立项（即制定采购计划）；4、采购部快速地寻找和询问相关的供应商，做到货比三家，择优而采。采购平时就要对供应商的情况多方面了解，如其实力、质量、交期、商业信誉等全面准确的把握。5、做好报价、议价工作。采购在广泛了解供应商情况和市场现实行情的基础上，有选择地与意向供应商讨价、议价，并将结果报总监或经理批准，交易量达元以上的的订单，必须报总经理（老板）审批。然后，下订单。6、在采购业务的洽谈时，一定要仔细，要把所需商品的品种、品名、规格、尺寸、颜色、材料质地、光洁度、包装、数量、价格、交货时间、地点、验收方式、退换货、付款结算方式、运输方式、违约责任等一一确立清楚，不可粗心大意造成遗漏和失误；否则，轻者，扣分，重者，赔偿；7、在供应商报价时，采购必须要求供应商提供实物样品和必要的说明，并做好存档备查工作，以便确保所购商品的品质质量标准。8、采购部对跟单部的采购申请反映、回复一定要迅速，要将跟单部所申请采购的“货”---能否采到、价格如何、最快的交期、交货地点、方式等情况，在最短的时间内反馈给跟单部，由跟单部及时与客户联络确定最后的约定事项。对此，采购部要建立供应商数据库和市场行情动态信息库，借用电脑等进行现代化管理，以达到提高效率，节约成本。9、给客户下订单后，采购要积极跟进货期，催供应商按时或提前供货，配合跟单、仓管等部门，共同做好订单顺利交割工作，以最大限度的维护公司的商誉和利益。10、采购人员要严格自律，自觉遵守商业道德，维护好商业信誉。不可透漏本公司的采购预算等商业秘密，也不得随意将供应商一方的需要保密的情况透漏给他人。否则，将依照公司的有关规定给予严厉处罚。11、采购部要每天日报一次采购情况，每月、每季度、年终都要上报采购工作报告和报表，要有总结反省、分析预测和合理化建议；做好采购工作日志，不断完善创新采购工作。五、协同配合。工厂仓库、各分厂合负责人、经营门市部各个部门等，都要树立全局意识，积极协同配合。本公司的工厂要对采购部的采购指令快速落实；仓管部要经常将仓库的库存情况抄报采购部，建立库存预警机制，经常加强沟通，相互提合理化建议，共同推动采购和销售工作。六、奖励和处罚。1、采购员在采购中执行规定好，工作失误纰漏少，采购工作完成得好，给采购人员以奖励；2、采购人员违反上述采购的六大原则，或违反其他相关规定的，出现以下情况，扣分10分以上；情节严重者除加重处罚外，可以并处调离岗位或辞退；对吃回扣以劝谋私者，一律无薪开除并保留追究其法律责任权利。（1）、采购不及时，消极怠工，跟进不到位，贻误商机的；（2）、供应商开发不够，没有做到“货比三家”；（3）、价格偏高，明显不合乎市场行情；（4）、私自接受供应商吃请或拿回扣的；（5）、市场调查和行情把握不佳，致使造成采购失偏；（6）、法律意识淡薄，责任心强，致使上当受骗，为公司造成损失的；（7）、出现的其他问题；3、其他部门不配合或配合不力的，采购部门有投诉，一经过查实，坚决扣责任人10分以上，情节严重的，加倍处罚。七、附则。1、以上规则、规定自讨论审查通过后公布之日起执行，以前规定与斯有抵触的，依照本规则；2、本规则解释、修改权在本公司。