好又多超市企业管理信息系统分析报告

好又多超市企业管理信息系统分析报告专业班级：09电子商务01班学生姓名：易顺、储卫兵、王楠、王双奎、卜永娟任课老师：张亮2011年12月25日本组成员任务分工详细信息姓名学号班级分工成绩易顺092007012609电子商务01引言的撰写；现行系统业务流程分析；仓储部MIS业务业务流程图分析，数据流程图，E-R图；数据字典的撰写；分析报告的总结排版审核；协调各组员的工作。储卫兵092007010309电子商务01现行系统业务流程分析；数据字典的撰写；人事部MIS业务业务流程图分析，数据流程图，E-R图。王楠092007012009电子商务01现行系统业务流程分析；现行系统问题和用户需求分析；销售部MIS业务业务流程图分析，数据流程图，E-R图。王双奎092007012109电子商务01现行系统业务流程分析；现行系统问题和用户需求分析；财务部MIS业务业务流程图分析，数据流程图，E-R图。卜永娟092007010109电子商务01现行系统业务流程分析；实验总结撰写；销售部MIS业务业务流程图分析，数据流程图，E-R图；注：两人分工中均出现的内容为两人共同完成。一、引言1、企业背景介绍我们组是为连锁超市设计管理信息系统。我们的超市，好又多连锁超市的定位是同城中型连锁超市，主要致力于为社区和商业繁华地段提供优质廉价商品零售服务。信息科技快速发展，社会各个领域发生日新月异的变化，尤其是计算机的应用及普及，已经深入到政治、经济、生活的各个领域，使人们从过去繁复的手工劳动中得以解脱。超市管理信息系统软件为超市管理部门带来极大方便，因此，开发一套完善的超市信息管理系统显得尤为必要。随着超市规模的发展不断扩大，商品数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长。超市时时刻刻都需要对商品各种信息进行统计分析。加快网络信息化建设，对超市的运行和发展，迫在眉睫。通过开发实施超市信息管理系统，能让消费者少付出金钱、时间、精力和风险，而获得更好的品质、更新的创意、更多的信息和更加方便、新鲜的商品，使消费者和超市经营者共同成为市场的赢家。开发超市信息管理系统将提高超市各项工作的效率和质量，促进商品的销售，资金的流转；减轻各类事务性工作的劳动强度，使超市的职员腾出更多的精力和时间来服务于顾客；改善经营管理，堵塞漏洞，保证顾客和超市的经济效益。2、开发MIS的战略目标通过管理信息系统的实施，使连锁超市各部门之间通过计算机系统实现及时的、更顺畅的信息沟通，达到完全信息共享，各部门能实时共享互相的信息。使整个系统业务流程实现信息自动化，不再需要过多人工参与，能有效地对销售信息进行统计记录，能有效地完整管理商品库存信息，能有效地根据库存信息编制采购计划。我们设计的管理信息系统主要要达到以下3个方面的目标：（1）实现各部门的实时信息共享，能及时地掌握销售实点数据，商品库存状况，商品采购信息等。（2）使底层工作人员有效及时了解当前所处部门运营相关商品相关信息状况，以及相关计划和实施细则。（3）使中上层管理人员能及时有效了解部门运行状况和计划。3、企业组织结构好又多超市主要采取集团公司统一管理，公司总部通过对区域内的各个分店提供的销售、考勤、仓储等等数据的整理和分析，来对各分店采取统一管理，统一调度，最大限度的优化销售和仓储，降低成本，提高员工工作积极性，争取利润最大化。好又多超市的组织结构如图下图所示。如上图所示，超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心。配送中心在超市的经营中主要是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是比较独立的。连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为营业部，仓储部，财务部，人事部四个主要部门。仓储部主要任务是根据销售部提供的各种商品的销售情况和库房货物储存请款及时和配送中心联系，让配送中心调度商品，使库房货源保持充足；负责货物的接收，并安排好货物的存放事宜；对每天进出的货物详细记录，使基础数据完备。营业部主要负责日常销售工作，包括物品摆放，货架整理，收银台等销售区的日常事务。也需要及时准确地将信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新。同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供有力支持。财务部门负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的资金流动，包括各种收入支出，税务，结算整理。对进出货项实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。人事部工作重心在店内员工的工作安排，分配，调动。也包括对档案的整理，定期分批对员工进行培训，以增加专业知识。为把公司凝聚成统一、奋进的团队而努力。4、管理信息系统功能结构分析我们设计的管理信息系统主要包括：人事管理子系统、销售管理子系统、进货管理子系统与库存管理子系统四个子系统。其主要功能如下图所示：董事会连锁店经理连锁店经理配送中心仓储部营业部部财务部人事部好又多超市组织结构图组织/功能结构分析表功能仓储部人事部营业部财务部人事管理职工信息管理&供货商信息管理√销售管理销售信息查询&&销售信息维护√销售信息盘点√进货管理进货信息查询&&进货信息维护√库存管理库存信息查询&√库存信息维护√√说明：“&”表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）；“√”表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）；空格：表示该单位与对应业务无关。我们设计的超市管理信息系统主要为超市的日常营运、决策管理提供信息服务，它覆盖了超市的采购、库存、销售等各个单元，涉及所有业务职能，系统能够对人员管理、采购管理、销售管理、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总等功能。职工信息管理供货商信息管理销售信息维护销售信息盘点进货信息查询进货信息维护库存信息查询销售信息查询库存信息维护人事管理销售管理进货管理库存管理超市管理信息系统组织联系功能二、现行系统概况1、现行系统详细调查结果（1）超市现行的部门职能层次图（2）现行的业务流程图（a）现行人事部业务流程图招聘入职超市经理人事部营业部仓储部财务部商品销售记录商品库存记录促销管理进货付款管理商品销售提货管理商品入库管理员工工资计算发放人员录用员工绩效考核员工考勤管理绩效考核（b）现行销售部业务流程图销售收款流程图超市内部销售管理流程图（c）现行仓储部业务流程营业部商品需求计划库存检查采购计划是否通过结束否是商品采购商品入库商品出库商品销售否充足？是商品出库商品销售财务审批缺货通知（d）现行财务部业务流程2、现行系统问题分析问题1：管理方式落后，缺乏信息化支持经过我们的调查发现，超市在管理方面，仍未能实现完全信息化，有的环节甚至依旧是人工化，这样浪费人力资源，效率低，准确率低。虽然各部门均配置有电脑，而且建立了互联的局域网络，但是在业务管理上却没有发挥作用，计算机只是被当作计算工具甚至是娱乐工具使用。各部门之间存在严重的信息沟通问题，营业部和仓储部往往很难及时了解对方的当前状况，因而造成运行和管理上的脱节。问题2：业务流程复杂，难以顺畅有效运行调查发现，无论在销售部门，采购部门，或者是库存部门，当需要与其他部门进行业务往来时，往往需要财务审批，这种流程造成的状况是，各部门出现问题需要解决时，往往不能有效及时得到回应。有些商品出现紧缺时，销售部门往往不能及时得到库存充足的商品，顾客要排队等待购买，使顾客大为不满。超市是以零售为前导，以商品进销，存配，流转管理为基础。如果没有一个强大的信息系统来支持，那么就会造成一部分商品大量积压，而另一些商品供不应求的局面，这种局面必然会给超市带来巨大的经济损失。问题3：商品库存管理混乱，透明度低由于没有完善的库存管理体系，超市商品库存管理极其混乱，商品信息往往是不完善的，造成对商品库存的维护的困难，而且无法与营业部，仓储部及时共享信息，造成营业部和仓储部的决策问题。更由于无法明细库存商品信息，造成采购部门采购的困难，而且存在严重的虚报库存，挪用库存资金行为。现行系统用户需求实现各部门的实时信息共享，能及时地掌握销售实点数据，商品库存状况，商品采购信息等。对商品库存的情况进行管理，也就是对商品入库、出库情况进行登记记录，同时能对新增加的商品信息进行管理；能对入库出库记录进行分类统计查询，并且与营业部，财务部和采购部门及时交流信息。通过销售的实时数据可以共享到各部门用作自己的需求和数据分析处理。三、新系统逻辑方案1、新系统（MIS）的开发目标通过新系统的实施，有效解决目前系统存在的信息沟通不顺畅问题，通过完全信息网络的建设，达到完全信息共享，各部门能实时共享互相的信息，解决原来各部门没办法及时了解对方的信息和需求。使整个系统业务流程实现信息自动化，不再需要过多人工参与，能有效地对销售信息进行统计记录，帮助各部门高效的完成信息统计计算工作，能有效地完整管理商品库存信息，能有效地根据库存信息编制采购计划。通过新系统的实施，使系统更好地统一整体地运行，同时达到系统更安全，稳定地运行。使底层工作人员有效及时了解当前所处部门运营相关商品相关信息状况，以及相关计划和实施细则。最后，超市营运计划使中上层管理人员能及时有效了解部门运行状况和计划。新系统功能目标是从各个部门需要完成的任务着手。首先，对仓储部而言，要求系统对商品库存的情况进行管理，也就是对商品入库、出库情况进行登记记录，同时能对新增加的商品信息进行管理；能对入库出库记录进行分类统计查询，并且与销售系统，采购部门，和财务部实现信息实时传递；其次，对销售系统而言，要求系统能提供良好接口，能与销售终端POS机实现无缝连接，能完整记录销售商品的各项相关信息，同时提供对销售记录的分类查询统计，并且与仓储部实现信息的实时传递；最后，对人事部而言，要求系统能对员工信息完整记录，能对员工绩效实现分类实时查询统计，能高效稳定快速地与各部门实现实时通讯，能实现与各部门信息实时共享。对于超市而言，能有效准确及时地预测出销售状况，库存水平以及相关采购价格的趋势，是极其重要的，管理层能据测指定有效合适的相关策略，进而实现收益增长。这就要求新系统能有效指定各种情况下，销售，库存，采购应对策略，以及对商品销售的情况预测，对库存水平消耗的预测，对采购价格相关的预测。2、新系统逻辑模型（a）营业部管理信息系统分析营业部功能层次图超市零售业务流程图营业部职能销售商品统计各种商品销售量将销售额统计给财务部将销售量统计给仓储部顾客付款收银系统财务部商品销售统计表（销售额部分）仓储部商品销售统计表（销售量部分）商品销售统计表（员工绩效部分）人事部商品库存信息员工业绩信息统计并记录销售业绩销售业绩信息记录并更新商品库存信息统计并记录销售员工的销售业绩销售业绩录入表商品销售出库单员工业绩录入表首先顾客进入超市，选购商品，再到收银台付款。根据销售系统分析得到商品销售统计表，再将统计表按销售额部分共享给财务部计算销售业绩，将销售量部分共享到仓储部核实库存信息，将员工绩效部分共享到人事部计算员工业绩。相关表格商品销售统计表商品编码商品名称单价销量总金额绩效员工营业部业务数据流程图营业部顶层数据流程图顾客P1销售处理营业部F1.1付款单D2销售业绩信息F1.2销售业绩录入表D1销售库存信息F1.3商品销售出库单D3员工销售业绩信息F1.4员工业绩录入表营业部一层分解数据流程图营业部E-R图顾客所需商品付款结算金额营业部销售统计财务部仓储部人事部员工绩效员工信息库存数量销量销售额销售业绩商品信息P1.1制作各种商品销售统计表营业部F1.1付款单P1.2制作销售业绩录入表财务部F1.2.1商品销售统计表（销售额部分）D2P1.3制作商品销售出库单仓储部F1.2.2商品销售统计表（销售量部分）D1P1.4制作员工业绩录入表人事部F1.2.3商品销售统计表（员工绩效部分）D3D5商品信息表（b）人事部管理信息系统分析人事部功能层次图：员工信息管理业务流程人事部职能人员的录用员工考勤记录员工销售业绩记录员工工资计算员工信息管理各部门员工员工个人信息表人事部整理统计员工信息修改表修改信息录入员工信息表员工信息新增表给新增员工编码，建档新增员工信息录入员工离职删除相应员工信息各部门员工填写员工个人信息