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供应商手册1一、新一佳简介新一佳是现代大型综合连锁超市，是广东省流通龙头企业。公司始终坚持“创新、服务、满意、第一”的经营理念，以“走进社区，服务街坊”为宗旨，大大满足了顾客“一站购齐”的购物需求，深受广大顾客喜爱。本着“立足深圳、巩固广东、辐射全国”的发展目标，自1995年创办首家深圳宝安分店以来，已先后在全国各地成功开设了超大面积的卖场50家（2004年6月），足迹遍布广东、湖南、湖北、广西、辽宁、吉林、黑龙江、四川、重庆、浙江、江苏、山东等省市地区。2002年新一佳销售额达38亿元，位居广东省零售业第二名，在全国连锁商业居第十九位，2003年位居第十五位，是华南连锁企业中增长最快、国内最具成长力的著名连锁企业集团之一。公司创办以来，秉承“顾客至上、平价第一”经营原则，多次被政府部门、行业协会、消费者协会等机构授予荣誉称号，赢得了社会及广大消费者的广泛认同。供应商手册2二、采购原则●商品由供应商供应的商品已在《新一佳商品采购合同》附件《新一佳商品确认表》中列明。如供应商未经新一佳商品部同意，擅自向新一佳任何门店销售其它商品，新一佳公司将可立即终止《商品合同》，且供应商须承担违约责任。●商品质量为了更好地服务顾客，为顾客提供优质的商品，我们要求供应商保证交付的商品符合中国有关法律、法规规定的质量、技术及安全要求，符合中国有关知识及工业产权的法律、法规。●商品的交付商品合同订立后，新一佳各店会根据销售情况给供应商下订单，供应商按合同约定的方式和订单要求的交货时间、地点，保质、保量地送货到各门店。如因故不能按约定时间送货，请提前24小时电话通知我司的订货门店。●商品价格为确保在市场上处于平等竞争的地位，新一佳要求供应商提供的商品价格不得高于同类商家。否则我方将按了解到的最低供货价进行结算并有权终止合作关系。●价格的变动供应商与新一佳约定的进货价格应保持稳定。供应商如要供应商手册3变动价格，应书面通知新一佳公司商品部。在得到认可后，新供货价在双方认为合适的日期生效。供应商价格变动前，不得限制门店的订货数量。●海报宣传随着新一佳连锁事业在全国各大城市的发展，我们的供应商将有机会同步进入各地市场。我们每年还将制订和实施DM海报和主题促销计划，为供应商进行商品宣传。●物流配送随着新一佳在全国范围拓展，物流配送在整个供应链中地位日显重要，我们选择与第三方物流合作，分别设立区域配送中心覆盖周边地区的配送业务，由总部物流部统一整合，统筹策划全国的物流服务供应商，目前可进行干货物流配送，今后逐步扩大到鲜食、冷冻品的配送。为所有供应商提供低成本、便利、快捷的物流配送渠道，减少供应商的渠道成本，加速商品的流转，为供应商创造优质快捷的服务。●我们承诺：按时支付货款为致力维护新一佳良好的商誉，我们将依据合同约定准时支付货款。●供应商责任供应商应按约定的条款履行合同。供应商手册4三、采购程序1、新供应商及新商品引进流程2、签订《新一佳商品采购合同》的基本条件⑴、商品部确认合格，并能提供增值税票的供应商；⑵、供应商在《新一佳商品确认表》上加盖公章，对商品进价予以确认；⑶、每个供应商须签订《反商业贿赂协议》（附后）；⑷、供应商须提供有效、加盖公章的《营业执照》、《国、地税登记证》、《卫生许可证》和其它相关证件的复印件。代理商须有《授权委托书》。详见下表：供应商提供报价单/相关资料采购人员议价厂家背景调查采购人员谈判双方签署《新一佳商品采购合同》《新一佳商品确认表》合同盖章生效商品总监签字商品行政部审核采购经理审核签字商品行政部录单/存档/传送合同合同交：1、总部结算中心2、采购转供应商采购或门店订货供应商手册5序号供应商分类证件名称1国产烟酒类1、卫生许可证2、质量检测报告或化验单3、酒类批发许可证4、烟草专卖批发许可证2进口烟酒类1、酒类批发许可证2、特种烟草专卖经营企业许可证3、卫生许可证4、进口食品卫检证书3国产食品1、食品卫生许可证2、厂家生产许可证3、质量检测报告或化验单4进口食品1、卫生许可证2、进口食品卫检证书3、动、植物检疫放行证5国产保健食品1、卫生许可证2、保健食品批准证3、卫生检验报告或化验单6进口保健食品1、进口保健食品批准证2、进口保健食品卫生证7日用百货1、生产许可证2、质量检测报告8国产电器1、厂家生产许可证2、中国电工产品认证委员会认证9进口电器1、中国电工产品认证委员会认证2、中国商检局认证3、进口电器商检证书10进口国产电话传真机1、生产许可证（国产电话、传真机）2、邮电部入网证3、国家商检局进口商品安全质量许可证（进口电话、传真机）4、进口电话、传真机质量检验证书11进口相机1、机械工业部核发的批文或厂商保证书2、进口相机备案办公室的防伪标签供应商手册63、供应商应提交的文件或资料的时间序号文件或资料名称给予时间目的收受单位一《供应商登记表》《商品销售排行目录》及三证等资料第一次或第二次洽谈介绍供应商本身商品部二《反商业贿赂协议》正式报价前确保交易无商业贿赂商品部三《新一佳商品确认表》正式报价时正式报价用商品部四《新一佳商品采购合同》第一笔交易前达成供销协议商品部五《新一佳订货单》每次交货时交货用门店/配送中心六增值税发票每次结算货款前对帐收款用结算中心七《新一佳商品采购合同内容变更协议》交易条件变动前通知交易条件变动商品部4、新一佳应给供应商的文件资料下列文件或资料是经过精简的，敬请供应商注意配合。序号文件或资料名称给予时间目的发出单位1《反商业贿赂协议》双方达成合作意向后确保交易无商业贿赂商品部2《新一佳商品确认表》确认引进商品后正式报价用商品部3《新一佳商品采购合同》双方同意合作后达成买卖协议商品部4《新一佳订货单》订货时订货用商品部/门店5《新一佳退货通知单》退货前通知退货商品部/门店6《新一佳清场通知单》清场前通知清场商品部供应商手册75、供应商注意事项①更改《新一佳商品采购合同》和《新一佳商品确认表》需经双方书面确认。②对签订的合同条款有疑问，请于双方盖章生效后7个工作日内来查询。③厂家的变价通知应注明实施日期和商品条码，以一式二份的形式（非食品在变动4周前、食品在6周前）通知我司。④供应商如有组织和地址的信息变更，请及时通知我司商品部。⑤商品如有任何改变，将作为新商品引进。⑥双方达成的补充协议，请于7天内以书面形式确认。⑦为了提高双方的销售额，供应商有义务配合我方的促销活动。⑧每季度10号，提供上季度的发票净销售额数据给我公司。⑨提供的商品要有国际条码（无国际条码者，可用新一佳店内码，但需缴纳条码占用费）。⑩生鲜商品送至我店前，请检查其质量和新鲜程度，我们将拒收所有不合格的商品、保质期超过1/3的食品和贴有其它商场标签的商品。供应商手册8四、供应商结算须知1、供应商结算程序(1)供应商结算货款时应出示结算卡，结算卡仅限结算员本人使用，结算员变更时应重新办理结算卡；(2)按照货款到期日的不同，各供应商每月1～30日(除周六、日外)均可至所属结算中心提交对帐单，对帐方式可采用传真、信件、会面、电话等；(3)月结30天、45天、60天的供应商在货款到期前20天将对帐资料交相应会计核对，月结15天的供应商在货款到期前10天将对帐资料交相应会计核对；(4)供应商对帐时须填写统一的对帐表格，表格相关栏内填写正确有效数据及信息，并附相关原始单据后，投入各自的回单柜内或以相应的方式传至对帐处；(5)供应商交来对帐单三个工作日后可至回单柜领取已核对好的对帐单，或来电查询对帐情况；⑹供应商在领取对帐单的同时，应至费用会计处查询应交费用明细，并按对帐单上核对好的金额开具正确的合法发票；⑺发票要求填写规范、内容正确、真实、字迹端正、清晰，并加盖单位公章；⑻严禁提供虚假发票，一经发现对该供应商严肃处理，罚供应商手册9款直至报送税务机关，由此产生的一切后果由供应商负责；⑼供应商对帐单据丢失，应提交书面申请并与相关部门协商解决，有关涉及公司商业机密或其它供应商的情况有权拒绝回复；⑽月结30天、45天、60天的供应商在接到交发票的通知7天内将发票和相关费用交结算中心，月结15天的供应商在接到交发票的通知5天内将发票和费用交结算中心，凡超时限交发票的将顺延一个付款周期；⑾结算货款前供应商应主动与会计取得联系，及时交纳各项费用及返佣，交费用可采用现金、支票、电汇形式，结算中心收到供应商缴清的费用及返佣后，在十个工作日内付款；⑿供应商可在出纳处查询货款支付时间，如有其它有关对帐、传单等方面的问题，请找相应的会计查询核对。2、其他结算事项说明⑴办理结算卡时须填写《新一佳结算登记表》，并加盖公章，同时提供法人代码证、税务登记证、营业执照复印件、结算员本人身份证复印件及近期一寸彩照一张；(2)供应商与本公司终止合作，应及时办理各店清场手续，我司根据店财务办理完清场手续后一个月的时间内结清余款。3、全国统一结算流程为配合公司全国统一结算的财务方针，结合设置区域财务部的要求，便于结算工作能更加顺畅、高效果地运作，制定以下结算流程：供应商手册10⑶供应商在规定时间内同区域结算中心会计对帐、交发票（对帐方式：传真、信件、会面、电话等）⑻当供应商对费用有异议时，找相对应结算人员进行处理，结算中心无法处理的费用传相关采购部门限期解决⒂店、区域财务核算会计根据结算中心所传单据打印供应商结算单，及时进行帐务处理(2)区域核算会计将在核对未结算单据时发现的差额在系统中制成临时扣项单，并确认审核⒀结算中心付款出纳根据审批好的《付款申请汇总表》预制《网上银行付款文本文件》，提交网上银行支付货款(1)区域核算会计在进销存系统中对核算单据进行记帐，生成未结算单据⑷结算中心会计在规定时间内核对好供应商交来的对帐单，并通知供应商开发票金额⑸如对帐时发现有数量差异，书面通知区域财务限期解决；如发现价格差异，填写“内部联络函”传商品行政部限期解决，并将对帐差异制成临时扣项单⑹区域结算中心收费会计查询收费系统，通知供应商本月应交费用明细及金额⑺每月由合同统计员将供应商应交费用录入收费系统中⑽结算会计根据所收到的发票和收款收据，在系统中预制《付款审批单》，并确认审核，另要及时将所收发票传给店内抵税⑼费用出纳收取供应商费用一个工作日内，将收据第三、四联分别传收费会计和结算会计存档、制单，费用出纳需将本部门所收费用及时存入指定帐户定期转给结算中心⑾结算主管复核完结算单后，在系统的《付款审批表》中签名确认，传结算经理审批⑿结算中心经理审核完付款单中的相关项目和金额后，在财务审核处签名，同意支付⒁付款完成后，付款出纳将银行回单、付款申请汇总表一并传给各门店、区域财务票传给店内抵税供应商手册11步骤说明：1、第1至2步由区域核算会计完成，在这几步当中，核算会计要负责结算基础资料的正确性，对系统中的商品验收价格、验收数量进行核实，为以后结算工作的顺利进行打好基础，这两个步骤要求在货款到期前13天完成；2、第3至15步由区域结算中心完成，这当中要求对帐会计要做到对帐及时、金额准确，如发现验收价格差异、数量差异，应及时进行跟踪处理；对于供应商交来的发票，制单会计要进行仔细审核，且及时将所收发票传给店内或区财务中心抵扣税额，并在规定时间内做好付款审批单传主管审核；收费会计要及时通知供应商应交费用明细及金额，收到供应商自动转帐的费用要及时进行处理，不推诿，对查询应交费用明细的供应商要耐心讲解，供应商提出有异议的费用要及时通知相关人员限期解决，费用会计负有及时收回合同费用的职责（未设区域结算中心时，以上几步由门店财务代为处理），以上几步要求在货款到期前三天完成。供应商手册12五、附录新一佳商场结算登记表公司全称公司地址开户行帐号法人代表电话财务经理电话采购经理电话税务登记证号码营业执照证号码备注：1、本公司提供的上述资料全部真实合法，如有虚假，本公司愿意承担一切责任。2、附法人代码证、税务登记证和营业执照复印件。供供应商加盖公章日期：年月日供应商手册13供应商登记表日期：对应采购部门供应商名称地址电话传真联系人类型法人代表注册资金开户行帐号税号经营方式注册类型公司员工数营业面积办公面积办公场