设备档案管理制度

设备档案管理制度第一章总则第一条目的1.为了有效控制并利用设备全寿命管理周期内形成的技术、档案资料。2.为了保证设备正常使用维护及为设备检修提供依据，特制定本管理制度。第二条适用范围适用于集团及各子公司所有设备的档案资料形成、保管、利用等各项活动。包括新进设备、现有设备以及设备技改、设备大修、安装、使用、维护、零配件等所有文字、图纸、验证资料、维修记录以及影视形式的资料。第二章管理职能第三条设备档案管理的职责划分1、设备动力部为集团公司设备资料的管理部门，负责指导各子公司以及集团相关设备使用部门进行设备原始资料以及技术档案资料的收集积累，制定成统一格式的设备资产档案。2、档案室为设备档案资料原件的保管部门2.1负责将设备技术档案资料统计分类、注册登记、编制索引；2.2建立借阅制度，不得遗失和混装。3、各子公司工艺技术部门与采购部门是设备原始技术资料的提供方，在拟定设备需求方案以及签订设备采购合同时，要明确要求供方提供详细真实有效的企业资质信息资料以及2~3套完整齐全的技术资料、产品合格证明等资料。企业资质信息资料包括：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、采购特种设备时还必须验证相关厂家的制造、安装资质许可证明材料以及型式试验合格证、环评体系认证等国家强制要求的证明材料。4、各子公司的生产管理部门与设备管理部门以及集团相关设备使用部门是设备使用资料的提供方，包括下列各项内容：4.1在实际生产过程当中针对设备制定的各项维护标准、润滑标准；4.2根据各使用单位实际使用情况制定各种设备的使用规程、维修记录；4.3编制设备年度保养、大修改造计划以及相关的安装调试组织施工方案4.4将相应的制度、规程、标准、计划等资料汇总整理成档案的相应部分。5、设备档案包括纸质版档案与电子版档案两种形式，建立纸质版档案的同时必须建立电子版设备档案。6、设备档案资料包括纸质版与电子版各2份，各子公司（或集团相关设备使用部门）保存1份；集团设备动力部（档案室）保存1份。第三章设备档案管理办法第四条设备技术资料的收集积累（一）设备使用单位负责组织设备开箱验收工作并收集以下技术资料：（1）装箱单、设备图纸、合格证书、使用说明书（或操作手册）、备件卡片、材质报告（或材质证明书）、零备件等明细并填写设备开箱验收记录。（2）搜集设备制造单位的资质信息资料、设备规划方案资料、采购合同信息资料、交货周期及设备技术寿命周期维护计划等资料。（二）设备安装调试验收资料由设备使用单位的相关部门负责搜集整理。具体内容包括：（1）自行安装或制造厂家指导性安装的设备安装图、设备安装验证（验证记录、验证报告）、设备、仪器、计量器具维护保养记录等。（2）委托安装（特种设备）时要向安装承包单位索取必要的安装资质、方案、验收标准及记录等资料并整理登记录入档案。（三）设备采购部门负责搜集设备制造厂家以及设备配件供应厂家的资质资料、产品合格信息等资料；按照前款要求提供给相关档案管理单位交接存档。（四）设备使用管理资料由设备使用单位相关部门负责搜集整理并录入。包括：设备操作规程以及各种设备作业标准（润滑、检修等标准）；大型设备安装、调试、改造计划方案；设备定期维护保养计划方案；生产过程中的重大设备事故、故障紧急处理控制预案以及维修改造记录等资料；（五）工艺技术部门制定的过程工艺作业指导书，除去作为保密性质的文件进行专项保管的，其他资料均纳入设备技术档案范畴进行管理；第五条设备技术资料的运用设备技术资料是同类（相似）设备正确安装、使用和维护设备的技术依据。（一）合理运用设备资料可以正确指导设备的安装、使用和维护。（二）合理运用设备资料可掌握零部件损坏规律，有计划采购零部件。（三）合理运用设备技术资料预防设备故障和事故的发生。（四）合理运用设备技术资料是制定设备维护计划、大中修及设备技术改造方案计划、制定设备操作规程等工作的基础和保证。第六条设备技术资料的管理各子公司（集团设备使用部门）在战略规划以及日常管理当中凡是涉及到设备方面的技术档案、文件、说明书、图纸、技改资料、验证资料、维修记录等均应建档、存档，并由专人统一妥善保管。（一）档案资料管理员职责1、认真做好设备技术档案的收集、整理、保管、鉴定、归档工作。2、建立好设备总台账，并负责管理，做到账、物、卡相符。3、认真做好各种技术资料的借阅及回收工作。4、设备资料如有遗失，应及时报告，并妥善处理，如遗失重要技术资料，要追究相关责任人的责任。（二）子公司设备管理部门职责1、妥善保管好设备的说明书，合格证，配件目录及有关的技术资料。2、督促维修班组认真填写并及时上交设备维修记录，按月汇总、保存。3、认真做好各种原始资料的填写、积累和汇总、完善、存档工作。第七条设备资料管理的重要意义经常对档案中的设备资料技术参数进行分析和比较可以：1、准确地了解公司各种设备的动态信息，有助于加强设备的安全监察与管理，防止和减少事故，保障员工生命和财产的安全。2、有利于总结设备管理工作的经验和不足，不断提高工作效率。3、有利于确定设备故障发生的规律，便于排除故障对设备运行状况、4、有利于制定各类维修、检修（大中修）计划以及备品备件申报与储备。第八条设备档案资料管理在制造业企业中的作用1、设备管理是制造业企业管理中的重要环节，科学的设备管理能够保证企业拥有完好的设备、是企业获得生产效益的重要保障和基础。2、建立健全完整系统的设备档案，有利于实现对设备的全过程管理，是了解设备运行状况和企业生产能力的重要手段；是制定生产计划以及其他各类技术措施、方案计划的理论依据和先决条件。3、设备档案与技术资料是所有设备管理工作的基础，保证完整系统的档案管理能够实现对设备全过程的科学管理，不因机构、人员的调整与变动而中断。第四章设备档案技术资料管理的具体要求第九条资料搜集管理要求1、采购合同与技术协议约定的技术文件与设备产品说明文件资料应力求齐全、完整、准确。2、安装检验（检测）、检修、验收记录等资料必须认真准确的填写，按照档案统一格式的要求进行录入并整理存档。3、所有图纸要按照统一的编号规则进行编号保管以方便查阅管理。4、图纸的各项技术要求标注齐全，图纸清晰。设备经改装或改造后，图纸应及时修改。5、因工作需要，图纸以及设备说明书等技术资料经审批登记后可以复制使用，但是原件必须存档，复印件亦必须作登记备案。6、绝密文件资料借阅复制的，需报请制造事业部的负责人批准后方可借阅。第五章罚则第十条设备档案资料的处罚办法1、设备（资产）台账每年末由相关部门进行清点，要做到账物相符；引进新设备，使用单位要建立严格的交接手续，做到设备的附件、备件、工具和技术资料齐全。如有缺失，对使用单位负责人罚款100~200元；2、设备到货后，必须认真验收，及时安装调试和投入使用，并将验收的结果填入设备档案中；对缺少相关验收资料的责令当事人（验收组织单位）及其领导补齐存档并各处罚款100~200元；3、使用单位不按照档案管理办法收集相关技术档案资料，造成设备档案无法及时完善的，给与当事人及单位的直接负责领导各100~200元通报罚款；4、公司购置国产设备因选型、购置不当或决策失误造成的闲置、积压浪费，应对有关责任人给与500~1000元的通报罚款并追究相关领导的管理责任；5、采购设备以及重要零配件时未按要求约定提供供方相关营业资质资料的对当事人处以100~200元罚款并责令补齐。6、未约定产品合格证明资料以及技术资料造成档案资料无法搜集完整齐全的对当事人处以200元罚款并责令补齐。7、新设备订购到公司后，应按照设备验收流程组织验收，对私自开箱验收者要追究责任并处罚款50~200元；8、因管理不善、外借造成档案资料损坏、丢失的，对档案管理员以及当事人各处50~200元罚款；9、制造事业部将定期对各子公司的设备档案进行检查，如有遗漏或错填造成公司损失的，对档案管理员及相关领导各罚款50~200元；第十一条本制度由设备动力部制定，解释权与修改权归属设备动力部。第十二条本制度经过审批后自下发之日起生效。后附设备档案管理内容设备档案的统一格式一、封面二、目录三、统计资料部分1.设备台账2.设备技术资料统计表3.设备登记卡4.设备供应厂家（供应商）资质信用资料营业执照、组织机构代码、税务登记证银行资信证明等证件的复印件特种设备供应厂家的制造许可证、产品形式实验合格证等国家强制要求提供的相关证明材料。设备资产管理部分5.设备变动情况表6.设备报废审批表设备前期管理资料部分6.1设备技措计划统计表6.2设备前期货源调研表6.3设备订货合同登记表6.4设备开箱检查验收单6.5设备备品备件供货厂商表6.6装箱单及资料、附件、工具明细表（原件）；6.7设备安装记录表（设备基础及隐蔽工程图纸A4简图）6.8设备安装验收表6.9设备调试记录验收表设备使用、保养、维修管理部分7.1设备事故统计表7.2设备运行效率统计表7.3设备年度分级保养计划统计表7.4设备保养档案7.5设备点检标准表7.6设备劣化倾向统计表7.7设备维修计划表7.8设备维修技术标准表7.9设备维修作业标准表8.0设备维修记录表8.1润滑标准表8.2润润滑计划统计表四、说明书、技术手册、设备制度、规程部分1、设备说明书2、出厂合格证书3、出厂精度（性能）检验记录（原件）；4、电气元件手册（含进口设备元件与国产元件对照表）；5、设备技术手册6、设备管理制度、规程7、设备技术标准、设备完好标准8、购入二手设备的有关原始材料9、设备润滑手册（含进口油品与国产油品对照表）；10、翻译用工具书自制设备的有关说明及图纸、资料；动力管线图纸五、重要文件类立项审批文件设备合同原件设备安装调试组织方案事故分析和处理报告文件设备报废审批文件及处理报告备案六、其他补充文件各种申请、审批文件