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高效会议管理技巧李晓明郑州2004年10月2019/10/82对于会议,我们的愿望是……2019/10/83明确的会议的目的、种类和体系有效为会议做准备会议中良好的沟通和反馈会议主持人的良好管理和专业的组织高效率和质量的会议过程2019/10/84第一讲当今会议面面观2019/10/85会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本的计算2019/10/86会议的意义集思广益的渠道显示或组织的存在是重要的沟通方式2019/10/87会议的八大目的1开展有效的沟通传递资讯监督员工和工作进展达成协议、解决问题2019/10/88会议的八大目的2决策和资源共享开发创意激励员工的士气巩固经理人的地位2019/10/89会议的种类（按目的）固定的部门会议处理突发事件的会议宣布人事安排和政策的会议当众表扬和批评的会议集思广益的会议2019/10/810按方式电话网络、视频面对面2019/10/811关于会议频率的建议固定的部门会议建议1次/月全体的会议建议1次/半年处理突发事件的会议要避免频繁一对一的会议可以随时进行2019/10/812会议成本的计算18个人（部门经理）准备时间2小时出差差旅的时间共2天秘书的时间准备最小4小时服务人员全程6小时410个小时2019/10/813会议成本的计算2小时*每小时的薪水=时间成本会议成本：场地、器材、住宿、差旅、文件、餐饮效率损失：管理的，机会成本的，处理客户投诉的，停产的2019/10/814第二讲会议效率不高的原因及解决方案2019/10/8151、会议效率不高的原因2、如何进行预防性管理3、高效会议的八大特征4、会议规范2019/10/816效率不高的原因1时间安排不合适地点安排不妥当开会对象选择的不得当2019/10/817效率不高的原因2主持人影响力不够参会者技能不够准备工作不够充分目的和结果不明确2019/10/818预防管理时间安排不合适地点安排不妥当开会对象选择的不得当主持人影响力不够参会者要有倾听的技能准备工作不够充分目的和结果不明确2019/10/819高效会议的八大特征1只有必要时才召集经过好好的筹备拟定和分发了议程表严格遵守了时间2019/10/820高效会议的八大特征2一切都是按部就班的请了有经验的人出席结束时作了评论和总结记录了决议、建议和负责人2019/10/821会议规范时间安排的规范固定的会议流程的规范“一个中心，两个基本点”2019/10/822会议规范1会议本身要遵守的规则1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过一小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束2019/10/823会议规范26、负责人对会议决议是否达成负有直接责任7、要在会上要维护别人的尊严8、要有人提出不同的意见9、会后要拿到书面的纪录10、参会者要履行反馈职责11、邀请第三防监控会议质量2019/10/824自由发言：日常会议中效率不高的主要表现2019/10/825第三讲开会前的准备工作2019/10/8261、引言2、如何判断是否需要开会3、会议准备的作用和方法4、会议准备的内容5、主持人如何做会前准备2019/10/827不需要开会的情况已经按惯例开过了的固定会议没有要讨论的特别的事情还有比开会更好的方法预算出会议的成本太大决策者已经做出决策的事情2019/10/828必须开会的情况把信息传递给许多人需要多人参与集思广益需要听取多部门的工作汇报需要当众表扬或批评给小组或部门分配任务时2019/10/829会议准备的作用可以选择合适的讨论方式使参会者有讨论的方向事先通知参会者有所准备节省会议时间和成本2019/10/830会议准备的1H5W原则怎么开为什么开开什么样的会何时开会谁来参加会议在那里开会2019/10/831会议的准备2019/10/832核对单1.目的2.一定吗3.形式4.时间5.地点6.主持人7.人数8.会场安排9.名单10.座位安排11、名签12、交通工具13、住宿14、资料15、辅助器材16、流程表17、文具18、会场周边位置图19、是否要求与会者带资料20、娱乐项目21、其他，民族的、媒体的等。2019/10/833讨论：我们的省级办事处会议和推广会议应该怎样开2019/10/834主持人如何做会前准备设定沟通目标制定行动计划如何应对争执进行SWOT分析2019/10/835第四讲成功会议的五种策略2019/10/836如何作开场白2019/10/837开场白的程序概括会议的程序提供跟讨论有关的资讯规范会议的议程指定会议的记录者征求对会议议程的意见2019/10/838如何分配发言时间主持人占20%其他人80%只有80%的时间在开会15%的时间大家都不说话5%的时间是抢着发言2019/10/839如何掌控会议进度1、语言式2、非语言式2019/10/840会议决策类型权威决策少数服从多数共识决策无异议决策2019/10/841达成团队决策的方法头脑风暴法德尔菲法易地思考法思路转换法2019/10/8421、引言2、如何做开场白3、如何分配发言时间4、如何掌握议事进度5、如何达成会议决策2019/10/843第五讲会议中的沟通与反馈技巧2019/10/8441、引言2、会议中的沟通技巧3、会议中的反馈技巧2019/10/845沟通漏斗你心里想的100%你口里说的80%别人听到的60%别人听懂的40%别人行动的20%2019/10/846沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体间或者群体间传递并达成共识的过程。2019/10/847有效沟通的原则明确的沟通目标明确的时间限制充分做好准备工作要重视每一个环节要积极努力的倾听双方努力达成目标2019/10/848建立信任的方法找出双方的共同点适当展示能力和水平适当暴露薄弱的地方建立信任2019/10/849会议中的反馈技巧批评三部曲：1.表扬特定的成就2.找出做的不好的地方3.以肯定和支持结束2019/10/850第六讲主持人的会议管理技巧2019/10/8511、倾听技巧2、讲话技巧3、情景模拟2019/10/852倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注的理解说话者的内容，跟他一起去体验感受这个过程。2019/10/853倾听的礼节听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事2019/10/854倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时作记录2019/10/855展示心理感受我也有你的经历如果是我，我的感觉跟你是一样的2019/10/856倾听的误区别人讲是想自己的事情和自己的观点比较打断别人为正在说的人草草结束挑着听想尽快得到结论走神2019/10/857讲话的技巧1展示Presenting探寻Probing评论Commenting建立Building测试Testing总结Summarizing排除Shoutingout2019/10/858测试Testing总结Summarizing排除Shoutingout引进Brining建议Proposing讲话的技巧22019/10/859第七讲如何对待会议中的意外情况2019/10/860不同类型发言者的症状及应对方法1、“蝉”型发言者的症状及应对办法2、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法3、“驴”型发言者的症状及应对办法4、“兔子”型发言者的症状及应对办法5、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法6、情景模拟2019/10/861“蝉”型发言者的症状及应对办法症状：1.讲故事（和主题无关）2.讲了很久才能进入主题3.讲得太模糊，没有具体事例4.拒绝倾听别人的观点2019/10/862办法1.摇头微笑2.手势3.总结4.动作2019/10/863“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法症状1.有攻击别人的倾向2.给予消极否定意见2019/10/864办法1.非语言性打断2.重申会议规范3.反问法2019/10/865“驴”型发言者的症状及应对办法症状1.防卫性特别强，心里有堵墙2.不能站在别人的立场上想问题3.过于敏感2019/10/866方法1.点名发言2.重复问题3.突出他的贡献2019/10/867“兔子”型发言者的症状及应对办法症状：1.质疑正在使用的程序2.总是提议不同的方法2019/10/868方法1.肯定它的贡献2.重申可以先试用现在的程序2019/10/869“螃蟹”型发言者的症状及应对办法症状：1.做别的事2.小团体讨论3.经常打电话4.经常打瞌睡5.其他的方式2019/10/870方法：1.强调时间压力2.重申会议规范3.带入别人4.短暂沉默2019/10/871第八讲主持人与参会者的守则与责任2019/10/8721、主持人的守则与责任2、参会者的守则与责任3、主持人和参会者怎样达成协议2019/10/873主持人的守则与责任1营造和谐的气氛负责会议照常进行负责总结讨论内容引导发言人去解释2019/10/874主持人的守则与责任2帮助参会者整理思路避免会中意见向一边倒减少和议题无关的争论要保持中立的态度2019/10/875主持人调停失败的原因1听完陈述后就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄指出双方都有错误2019/10/876主持人调停失败的原因2缩小问题的严重性引导双方攻击自己建议举行其他主持人会议表达出自己不愉快的情绪2019/10/877参会者的十大守则1会前充分准备会中贡献创意意见以解决问题为己任摒除部门之见尽可能的获得信息2019/10/878参会者的十大守则2耐心倾听,尊重他人的意见勇于发言,言之有物不隐恶扬善,不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结2019/10/879主持人和与会者如何达成协议决断不决断不合作合作回避协作竞争(暴力)迁就(适应)冲突的二维模型2019/10/880处理冲突的类型暴力型迁就型回避型协作型妥协型2019/10/881第九讲会议记录2019/10/8821、记录者功能和胜任条件2、对会议记录的十大建议3、团队会议的误区2019/10/883记录者功能和胜任条件功能1.仅次于主持人2.记录及维持会议程序所设计的顺序3.协助主持人总结与归纳2019/10/884胜任条件反应快写字快知识面广记忆力强组织能力强的人倾听能力强的人总结能力强的人2019/10/885对会议记录的十大建议1重要的会议应该录音定期召开的会议不用录音多数会议制定会议记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面2019/10/886团队会议的误区社会性懈怠团体思维团体极化2019/10/887对会议记录的十大建议2会议内容全面准确会议结束后整理会议内容会议记录应由组织的整理与主席共同纠正错误部分将会议记录发给与会者2019/10/888第十讲会后跟进2019/10/8891、引言2、参会者如何进行会后跟进3、主持人如何进行会后跟进4、会后自我评定5、如何提高下次会议质量2019/10/890参会者如何进行会后跟进拿到会议记录后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始2019/10/891主持人如何进行会后跟进请大家填写会议评估表针对意见提出改进措施询问和连洛缺席的同志制定跟进计划，进行跟进如果需要，请求高层的协助（事事依靠领导）如果计划顺利，取消下次会议会议之后检讨得失2019/10/892会后自我评定在我的会议中，别的员工或同事误解过我的意思没有我会不会先让员工了解会议的内容面对一些人说话的时候我是否紧张是否我一个再说话谈话结束时，我确认员工明白我的意思了吗（我说明白了吗）大家提问了吗2019/10/893如何提高下次会议质量只有必要时才开早准备事先发议程早开始早结束掌握方向常归纳表扬会议记录2019/10/894我们需要21天，改变人生谢谢