会议纪要的写作要点

会议纪要的写作要点会议纪要是党政机关、人民团体、企事业单位常用的公文形式之一。它具有记录历史、承载史料的基本功能，对社会进步、经济发展具有重要的意义。上到中央机关，下到基层组织，经常都要以会议纪要的形式记载各种会议的情况，以便贯彻落实会议精神和决定事项。因此写好会议纪要，是综合管理中一项既经常又重要的工作。一、会议纪要的定义和作用纪，其义同记，纪要同记要，即记录要点的文字。会议纪要及记录已经召开的会议要点的文字。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对会议纪要的作用分别表述为：“用于记载会议主要精神和议定事项”和“用于记载、传达会议情况和议定事项”。也就是说，会议纪要是根据会议的主旨、议程、有关文件、会议记录以及到会人员提供的材料等，用准确精炼的语言，概括、综合地反映会议概况和要点的一种比较复杂的应用文本。会议纪要一方面可作为文件向上级报告，另一方面也可以正式文件的形式印发下级有关部门传达贯彻执行，因此具有较强的指令性。二、会议纪要的性质和特点（一）会议纪要的性质与相关文种的联系及区别。会议纪要既具有“决议”的性质，但又不同于决议。它一般是用书面文字将会议决定的主要事项和会议的主要精神整理出来并经主管领导签发后，作为会议的总结性文件印发各相关单位、部门贯彻执行。从这种意义上讲，它具有“决议”的性质。但是“决议”的内容较之会议纪要更重要，反映的是会议一致的结论性意见，其行文风格亦比会议纪要更庄重，属于决定性文件，具有很强的约束力和指挥功能，有关部门或人员必须坚决执行。而会议纪要则着重记述会议概况，既反映会议一致的结论性意见，亦反映有分歧的意见或未作结论的意见，内容与要求较为具体，用语较为灵活。既有要求与会单位贯彻执行的一面，又有通报会议情况的一面，其约束力和指令性与“决议”相比就差得多了。会议纪要又与会议记录不同。会议记录是会议情况的原始记载，是会后行文的参考依据，供内部查阅历史记载时使用，属于文字档案资料。而会议纪要是在会议记录的基础上，经过选择、提炼、加工、整理而成的能够反映会议基本概况和主要精神，印发有关单位和与会人员传达贯彻的正式文件。会议纪要与简报相比也有区别。纪要属于公文的范畴，简报属于非公文范畴。凡是纪要要求办理的事情都得办，特别是经过上级批转，就具有了完全的公文职能。但是简报只是反映情况，只能作为供领导或有关部门了解掌握情况的参考资料。当然简报经过批示，也会有公文的职能，但那主要是批示所起的作用，并不能改变简报本身的非公文性质。会议纪要与新闻报道的会议消息也不同。会议纪要是对会议情况的概括和综合，虽然也有选择和取舍，但会议涉及的基本内容不能有遗漏。而且其内容不仅要求有关单位知晓，还要加以贯彻执行。新闻报道会议的消息，着重于会议信息的传播，允许新闻单位根据自己选定的报道角度，对会议内容作较大的取舍，而且只作传播，没有贯彻执行的任务。有些重要的会议内容也可以根据情况不作报道。（二）会议纪要的主要特点。会议纪要的主要特点有三个方面：一是纪实性，二是概括性，三是指导性。所谓纪实性，是指会议纪要内容的真实性。不能为了某种意图而随意增加会议没有涉及的内容，或删节会议议定的事项。对与会者的观点，也不能单纯为了概括综合而随意曲解、断章取义。所谓概括性，是指应在会议纪要的“要”字上下功夫。对会议内容不可事无巨细、有则记之。而应该是对整个会议的各种材料和观点，经过分析、研究、综合整理后，将主要精神、主要议定事项、主要观点等“要情”按照一定逻辑顺序撰写出来。所谓指导性，是指会议纪要的内容需要与会单位（部门）或下属单位共同遵照执行和贯彻落实，这就起到了一定的指导作用。三、会议纪要的种类按照会议的性质划分，会议纪要有三种基本类型：（一）决议性会议纪要。这种会议纪要对与会单位具有指示和指导作用，具有决定和决议的性质。因为它反映的是会议的结论性意见，具有较强的政策性和政治性。因此这种会议纪要必须经过会议讨论或主要领导审定后才能印发。（二）情况性会议纪要。这种会议纪要反映的是会议的基本情况，没有指令和指导作用，只是让有关单位和人员了解会议进程和基本情况。（三）情况性与决议性相结合的会议纪要。这种会议纪要既有会议进行情况的叙述，又有会议决议（或决定）的内容。那些专题性的大型工作会的会议纪要一般属于这种类型。这种会议纪要虽然是有决议性和情况性两种属性，但却不是这两种属性的简单相加。它除了人称更加多样化以外，叙述会议情况也不能摆出不同的观点和意见，只能写统一的认识。如果按照会议的内容或形式划分，会议纪要还可以分为党委（党组）会纪要、座谈会纪要、工作会纪要、联席会纪要、专题会纪要等多种。四、起草会议纪要的步骤和基本方法（一）认真做好会议记录。这是起草会议纪要的关键性基础工作。主要应把握好五个环节：一是项目要完整。记录的项目应包括：1、会议名称，包括届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。如出席、列席、缺席人数较多时，也可只写主要人物、部门和总的出席、列席、缺席人数。2、会议内容，包括会议议题、议论过程、发言内容、决定事项等。会议记录的结尾没有固定格式，标注“散会”、“结束”、“完”等均可。二是文风要求实。记录的内容必须客观、真实、完整。因为会议记录不仅是重要的文书档案，而且还是整理与会成员讲话，起草会议纪要乃至正式文件的基础，也为会后进一步研究问题、总结工作提供重要的原始依据。还是日后查阅会议情况的重要依据和凭证，是重要的历史档案。因此记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实地记录发言人和主持人的原意，特别是重要会议和重要发言，应记原话，不得任意取舍增删、改变原意，会议的重要情况、发言人的主要内容和意见必须记录完整，不可遗漏。三是方法要得当。会议记录除有特殊要求的外，一般允许采用符号速记，也可采用文字记录。记录人员作记录时要认真负责、精力集中，同时要根据会议的内容和进展情况，灵活采用详细记录或摘要记录两种方法，使会议记录详略得当、轻重恰当。四是工具要讲究。会议记录要使用灌注有蓝黑墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的签字笔。字体也要力求清晰易认，不要使用自造的简称或文字。五是整理要及时。会议记录人员在会后要抓紧时间做好记录整理工作。整理时要注意实事求是、完整准确地反映会议全貌，忠实于讲话人、发言人的原意；保持讲话人、发言人的风格；内容层次分明、段落清楚、语句通顺、文字准确、标点符号和字迹清晰、避免错别字；对没有听清楚或发言者表达不清的地方，要及时找有关人员核对。会议记录整理出来后，应经会议主持人或有关负责人审阅后存档。（二）全面把握会议纪要的种类和结构。起草会议纪要之前，执笔者要以会议记录或会议录音为依据，认真消化议题，吃透会议精神，掌握会议要点，梳理会议内容，并根据会议目的、任务确定会议纪要的撰写种类。同时要全面把握会议纪要的结构。一般来说，会议纪要的结构主要由三部分组成：1、版头。日常工作会议的纪要一般都有固定的版头。其内容结构包括：标题，由会议名称和文种（纪要）组成，如党委会会议纪要、局长办公会会议纪要、总裁（总经理）办公会会议纪要等；届数或次数，在标题下注明，有时间（年度）和连续性的会议纪要一般应在标题上注明时间和次数，如《XX大学党委20XX年第X次会议纪要》、《XX集团20XX年第X次总裁办公会会议纪要》等，专题性会议纪要一般在标题上点明主题，如《关于做好“奥运”期间安全保卫工作的会议纪要》等。版头套红与否均可。2、正文。会议纪要的正文一般由三部分组成：①回忆概况，主要包括会议时间（X年X月X日）、召开会议的地点、主持人、参加会议的人员（按职务叙述，不标明具体人名）、会议议题等；②会议精神，包括会议的主要情况、需要解决的问题及解决办法等；③会议决定事项和结语，办公会、日常工作例会常常作出决定，在会议纪要中需将这些决定事项加以归纳，扼要表述，工作会议、专业性会议的会议纪要在结语部分应对会议作出估价、指出方向、明确任务、提出希望和号召。最后，空一行并提行标明出席、列席、缺席、记录的具体人员姓名。3、末尾。会议纪要的末尾部分包括主题词、分送单位、部门、印发机关和日期。（三）正确使用会议纪要的写作方法。根据会议性质、内容的不同，会议纪要常用的写作方法有三种：1、综合概述式。这种写法是根据会议的进行程序，将会议概况、会议议题、主要讨论意见、决定事项顺序进行准确表述。其特点是简明扼要、顺理成章，多适用于专题会、日常工作例会等。2、归纳分类式。这种写法是将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，逐段逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白，可以分条撰写或冠以小标题。这种写法条理清楚，层次分明、重点突出、问题集中，多适用于有连续性的工作会、党委（党组）会、办公会、专业性会议等。3、发言记录式。这种写法是将与会同志的发言内容一次摘要整理出来，其特点是平白易写，一般可用于日常工作会议纪要。但写不好就容易成为记流水账，应尽量少用或不用。五、起草会议纪要需注意的问题1、概括性。一次会议的议题有时是一个，有时是几个，多个议题的会议内容较多，但是会议纪要又不能写得太长，这就不得不进行高度概括，将可以压缩的尽量压缩，可以合并的尽量合并，可以综合的尽量综合。2、真实性。会议纪要必须保证纪实，这是它的性质和作用所决定的。为了保证会议纪要的真实性，起草成稿之后，要交会议主持人审查，认定其反映了会议的实际情况后，才能签字印发。特别重要的或专业性比较强的内容，还要征求有关人员的意见，以保证其完整准确。3、突出中心。任何一个会议都有一个中心，即使有几个议题，每一个议题也有一个要点，也就是中心。这个中心，就是会议的意图所在。就像文章的主题一样，是头等重要的，是确定选材原则的根据。会议中，与会者的发言和讲话，不可能自始至终都紧扣中心，如果掌握的不好，有些与会者的发言和讲话甚至可能离题较远，而会议纪要不是有啥写啥，它是某种政策或领导意图的体现。这就需要围绕会议中心进行选材。这里所说的选材，主要看材料对表达会议中心是否有用和用处大小。无助于说明会议中心思想的材料，即使是真实的、生动的，也不要选用。4、条理化和理论化。所谓条理化，是指每个与会者在会上的发言和每一份会议文件，都可能是有条理的，但是放在一起却成了一锅大杂烩，什么都有，还有可能前后重复、互相混杂、互相抵触。起草会议纪要时，就必须按照一定的标准对所有材料加以整理，使之条理化，有纲有目、纲目协调，这样才能为读者所接受。所谓理论化，是指会议纪要除了构思要用正确的理论作指导外，还需要进行加工提炼，将会议精神上升到理性认识的高度，特别是在点缀材料的关键环节，提炼出一两句画龙点睛的语言，揭示出问题的本质、规律和内在联系，就会使整个会议纪要具有理论深度。当然，也不能因为追求理论化，就在会议纪要中大发议论，否则就会违背会议纪要的纪实性质，产生不好的效果。