公司印章管理制度

公司印章管理制度第一部分总则第一条为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。第二条本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第二部分印章使用细则第三条公司印章的种类1、公司公章公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。公司公章名称以集团公司及各分公司营业执照相对应。2、公司业务专用章代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等。3、法人章刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。一般与公章配套一个法人章，不带编号；与财务专用章配套一个法人章，带编号。4、各部门为方便工作刻制的公司名头章，条型章，门店用章等。5、带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。第四条公司印章的申请与刻制、废止1、申请必要的业务用章：支出合同、销售合同、财务、人事用章可以书面形式向人事行政部提交《刻制印章申请表》。申请表必须由部门领导、总经理和董事长审批，人事行政部确认。2、刻制公司印章的刻制由人事行政部统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。3、散失、损毁、被盗、丢失公司印章在受到散失、损毁、被盗、丢失的情况时，各管理者应迅速向人事行政部递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和总经理、董事长确认。人事行政部根据情况依本制度办理改制。4、废止由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交人事行政部处理。除特别需要，由人事行政部将废止印章保存三年（缴销的除外），然后在征得原使用者的意见后再行处理。第五条新制印章的登记建立印鉴档案申请刻制好的印章应在人事行政部进行登记。人事行政部应将每个印章登入《印章登记卡》内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。第六条印章分管权限划分1、各公司（工会）公章、法人章（不带码）、合同专用章、公司名称条章、标识性印章由人事行政部归口管理。2、各公司（工会）财务专用章、法人章（带码）、发票专用章等财务类章交集团财务部管理。3、“收货专用章”由门店店长（或指定的代管人）管理。4、其它专用章的管理由相关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用管理部门。第七条公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续，填写《印鉴证照办公器材使用申请记录表》。第八条用印申请单位应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司最高领导审批，否则人事行政部有权拒绝用印，产生的后果由用印申请单位自负；一般性用印可由部门领导审批；常规大批量用印（如人事部门的劳动合同用印）可视情况由用印申请单位经办人直接填写《印鉴证照办公器材使用申请记录表》，即可用印。第九条用印申请单位对所选印种负责，人事行政部有权对用印申请单位所选印种提出质询。第十条公司公章的保管人施印时必须认真核对《印鉴证照办公器材使用申请记录表》，上的内容是否一致，严格把关。如因个人把关不严格造成后果由施印人负责，部门领导承担连带责任。第十一条《印鉴证照办公器材使用申请记录表》，必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。第十二条公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。因公司合同签订需遵照《合同会签制度》原则，因此签订合同需加盖合同专用章时，必须出示《合同会签审批单》原件，施印人在《合同会签审批单》上编号（年+月+日，例如16040701号），并将编号备注到《印鉴证照办公器材使用申请记录表》中，后方可施印。最终将《合同会签审批单》返还给财务部。第十三条需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同人事行政部进行管理。第十四条公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司印章的使用必须登记记录。第十五条人事行政部负责人对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。第十六条公司印章的使用限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室以外使用。如需外出携带公章，需由公司董事长或其授权的代理人审批后，方可带出，并严格做好登记。外出携带印章人员承担印章的全部保管责任。第十七条公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司董事长书面批准，人事行政部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。第十八条罚则1、严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。2、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。第三部分附则第十九条本制度解释权归集团人事行政部所有。第二十条本制度从下发之日即生效。