学术会议方案设计

学术会议方案设计一、会前准备1.拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定讲者。主题、名称：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起老师的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的地点：老师容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，教师的学术会议一般在一个大学之中。讲者：区域知名教授，有较高学术地位或是有较高的学校行政职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。时间：尽量有利于老师参会，如节假日，周末。③排出会议作息时间及注意事项。会议吃住行：餐饮：根据会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置住宿：分房单间：VIP单间的预留，标间客户的分配房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等接送站：制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次用车：根据到达离开时间及人数安排车型④做出会议经费预算和筹资方案。⑤成立会务组，明确会务分工。2.发出会议通知：①第一轮通知（告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等）；②在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。3.准备会议材料：投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场地租用合约、电脑（电源线鼠标等）、排插、数据线、水笔、4．布置会场：①排定会议座次；会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节参会人数：确认参会区域及人数②布置环境；•茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可•仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒•签到表：•桌卡：讲者、大会主席•引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌③检查并配置电化设备；④展台安排。•挂旗/横幅/：和大会主题相关的•会议工具：相机及资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致）•奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品二、会议进行中1.会议报到：①接待；接送站接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具②填写报到单；③发会议材料，安排住宿；住宿房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间④通知有关事项。2.会场组织：①检查会场安排和会议设备；会场内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台及讲课台的摆放，分发礼品的位置会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬挂②接待嘉宾引导其到正确的位置上；③会场巡视保证会议主持人、发言人到位；照相、会场灯光、音响的调控，为演讲者及会场照相以提高教师的注意力④调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助；有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间，重复演讲内容的关键信息，达到学术交流的目的⑤会议记录；3.会议生活服务：①及时定购代表回程票；②印刷并分发会议代表通讯录；③检查住房设施；④征求膳食意见；膳食主桌安排：可以放置鲜花等做标识代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户上菜：注意督促服务员的上菜速度酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。三、会后安排1.整理会议文件：①整理会议记录；②形成会议决定（简报、纪要）；③写总结向上级汇报情况或发布；④将会议材料分类、立卷、归档；2.送别会议代表：①分发回程票；②结清会议费用；③根据返程时间安排车辆；④发放会议照片和通讯录，讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。3.会后工作：①结算会议开支费用；②归还会议所借物品。