日常事务性文书写作

日常事务性文书写作事务性文书的含义及作用事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位内部处理日常事务工作时经常使用的业务文书。其作用主要在于反映情况、传递信息、交流经验等。法定公文与事务性文书的区别1、法定公文具有较强的权威性、政策性，一些公文起着法规、准绳的作用；而事务性文书一般不具备这种权威性和政策性。2、法定公文在长期的社会实践中形成了一套完整的办文程序规范，非常严格；事务性文书，由于不是明文规定的正式公文，办文程序随意性较强，没有明确的规范。3、就行文格式来看：除了“简报”有一定的格式要求外，其他的文种格式是一种“约定俗成”没有明文规定。证明信证明信的概念证明信是指某个机关、团体或个人，为证实某人或某事所出据的凭证性信件，多用于证明身份、职务、政治面貌、外出使命以及某些事件或问题的真实情况。证明信的构成（1）标题。第一行正中间写“证明信”或“证明”（2）称谓。顶格书写所要证明单位的名称，后面加冒号（3）正文。另起一行空两格写。其内容是写明被证明的事项写，不要求的或无关的不写。（4）结语。另起一行两格写“特此证明”。（5）落款迎送类文书含义迎送类文书是在社交礼仪、公务活动中表达迎送、致谢之意的应用性文体。迎送文书的特点：（1）感情真挚亲切。在任何场合迎送类文书都应该热情友好，亲切自然，切忌矫情。（2）篇幅短小。迎送类文书一般不会接触具体的事物和本质性内容，因而内容单一，篇幅短小。欢迎词的结构欢迎词称呼首先表示欢迎，其次揭示来访的意义和作用，最后再表示欢迎。慰问信的结构（1）标题。第一行正中写“慰问信”。（2）正文。首先，说明写慰问信的背景和原因；然后写表明深切慰问的话；其次概述和赞扬对方的行为；再次提出希望和鼓励；最后表示共同的愿望和觉醒（3）落款。另起一行写署名和日期。祝词含义祝词也叫祝辞，是对有关重大节日、重要会议、重大工程开工典礼、重大活动等表示祝愿的专用书信。祝词的结构（1）标题。单标题（以文种名或者事由+文中）或双标题（正标题彰显主旨，副标题写明事由+文种）（2）称谓。要指明祝贺的对象。（3）引言。叙述为什么要致祝词。（4）正文。（5）结尾。再次祝贺和表示良好的祝愿。计划含义计划是机关、团体、企事业单位和个人，为完成某项任务或采取某种行动之前，事先拟定目标、要求及其相应的方法、步骤、措施、时限等等所形成的文字材料。计划的作用有了明确的奋斗目标可以合理配置各种资源可以督促人们的行动计划的分类按性质划分，有综合计划、单项(专题)计划等；按范围划分，有国家计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划等；按内容涉及面划分，有生产计划、学习计划、工作计划、教学计划、科研计划等；按时间划分，有长远规划、年度计划、月度计划、周计划等；按写作形式划分，有条文式计划、表格式计划、图画式计划、混合式计划等。名称时间内容计划半年、一年具体、规范安排短期内事情较具体简单，措施具体方案近期、短期或长期事项做了最周密具体的计划打算近期内对事情考虑还未周全规划长期，三到五年面广规模大只有大轮廓设想长远工作非正式粗线条意见（要点）一个阶段（上级对下级）交代政策提出具体要求计划的名称“计划”是计划类文书的统称，在实际运用中，计划的称谓不同，在使用中，要加以区别。这些区别主要体现在内容的详略、范围的大小、时限的长短上。规划、纲要——带有全局性、长期性、方向性。时间跨度大、范围广。适合对全局性工作从宏观上作出长远的计划，是宏观控制的总体设计或部署。内容较略，只提出大体的轮廓。侧重于定方向、定规模、定远景，侧重于任务的规定和要求。如：五年规划十年规划安排、打算——适用于时间较短、内容较具体、针对短期内要完成的工作。侧重于制定具体措施和方法步骤，内容较详细。“打算”还含有初步拟订，不够全面完善之含义。设想——指初步的、还不太成熟的、非正式的长远行动的计划。其线条粗，带有探索性，其中条款可以变更。常常表示远景的、仅供参考、尚待修订和完善的计划。方案——针对某项重要工作，从指导思想、目的要求、方法措施等都作出部署与明确安排的计划。一般针对单项工作，专业性比较强，属于比较周密、具体的计划。计划的写作计划的结构包括：标题、正文、落款三部分。计划的写作1、标题通常由制定计划的机关名称、计划时限、计划的内容和计划种类四部分组成。如《XX药材有限公司2010年度新产品开发计划》《XX大学2009～2010学年寒假工作安排》计划的写作常见的标题形式：（1）由“机关名称+时间+事由+文种”组成。如《国务院2008年工作计划》（2）由“时间+事由+文种”组成。如《2010年食品安全整顿工作安排》（3）由“事由+文种”组成。如《国家技术创新工程总体实施方案》计划的写作2.正文：（前言、主体、结尾）（1）前言说明制定计划的指导思想、依据等，也即为什么要制定计划、根据什么制定计划等。（2）主体（任务目标、办法措施、实施步骤）任务目标：“做什么”，是计划的核心内容。办法措施：“怎么做”，是完成任务的保障。一般包括：组织领导、任务分工、物质条件、政策保障、相应的手段等。步骤：分几步走、先做什么、后做什么、主抓什么、次抓什么及时间安排。（3）结尾辅助补充部分。一般包括在执行计划时应注意的事项，有关说明，或者提出要求、希望、号召等。（灵活掌握）3.落款：（发文机关、成文日期）1.计划的结构2.计划标题的写法3.计划正文的写法4.语言要求标题、正文、落款单位名称、时限、内容、文种计划正文的写法：前言正文（1）任务目标（2）措施步骤（3）落款叙述、说明计划的特点四大特点具体分析1．预见性计划总是为做好未来的工作，完成今后的任务而制定的，它要凭借超前意识预见到工作的发展趋势，以便作出正确决策。制订计划既要看得远，又要想得实，尽可能对各种情况作出正确预想，使计划顺利实施。2．可行性计划是决策的载体之一，它要指挥或者指导人们的行动，因此在制定目标、任务时都考虑自身的实际，确保目标的实现。不能好高骛远，措施、办法应该切实可行。当然有时计划需要随客观实际情况的变化做适当的调整和修订。3．针对性计划一是根据党和国家的方针政策、上级部门的工作安排和指示精神而定的；二是针对本单位的工作任务和主客观条件而定。4．约束性计划一经通过、批准或认定，在其所指向的范围内具有了约束作用，在一范围内无论是集体还是个人，都必须按计划的内容开展工作和活动，不得违背。工作计划含义：是党政机关、群众团体、企事业单位在一定时期的工作打算和安排。作用：具体工作的先导；领导指挥和检查工作的重要依据；检查和总结的依据。写好工作计划四大要素1、工作内容：做什么（what）--------工作目标、任务。计划应规定出在一定时间内所完成的目标、任务和应达到要求。应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。2、工作方法：怎么做（how）---------采取措施、策略。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什么条件，排除哪些困难等。3、工作分工：谁来做（who）-----工作负责。这是指执行计划的工作程序。因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些人负责哪一部分，应合理安排。而在实施当中，又有轻重缓急之分，哪是重点，哪是一般，也应该明确。4、时间安排：何时完成（when)。使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。计划的写作要求1、要服从大局2、要实事求是3、要明确具体总结总结，是对过去一定时期内的实践活动或某一方面工作进行回顾、分析、评价后所写的一种事务文书。总结与计划是一个相互联系、相互促进的关系：计划——实践——总结再计划——再实践——再总结对于总结的含义，抓住两点：1、回顾。2、找出规律。总结与报告的区别：首先，报告属于法定公文的一种；而总结仅是一般的事务文书。其次，报告对做过的工作一般只叙述(即“做了什么”)，而不作议论评价；总结则必须进行议论，作出评价(即“做得怎样”，“为什么会这样”)。再次，报告在反映情况的基础上可用较大篇幅来写建议或意见；而总结则不能这样写，但总结有介绍经验的功能。总结的作用（1）积累经验，提高认识，改进工作（2）帮助上级领导了解下级工作情况（3）有利于科学决策（4）有利于充分调动积极性总结的种类有“小结”、“情况”、“体会”、“回顾”等名称。(1)按内容分，可分为工作总结、学习总结、生产总结、活动总结、思想总结等。（2）按时间分，可分为月份总结、季度总结、年度总结、阶段总结等。（3）按范围分，个人总结、科室总结、单位总结、阶段总结等。（4）按性质分，全面总结和专题总结。其中经常使用的为全面总结、专题总结、工作总结、个人总结。（1）综合性总结（全面总结），既要顾及全面，又要注意突出重点。如《上海市2009年国民经济和社会发展计划执行情况》、《XX市2011年度工作总结》（2）专题性总结（经验总结），内容集中、单一，特色鲜明，要求概括出规律性的东西，使之对其他单位、个人能起到指导、启迪、借鉴、参考的作用。如《从落实责任制入手加强企业管理基础工作》、《我们是怎样抓好高职学生的思想道德教育的》（3）工作总结，对一个时期或一个方面的工作做系统的回顾、分析忽然研究，总结经验教训，找出规律性的东西所形成的书面文字。（4）个人总结，对个人在工作、学习和思想方面的情况进行分析，突出经验、教训和收获体会。总结的写作结构和基本内容总结由标题、正文、落款三部分组成1、标题大致有三种写法：(1)文件式标题主要由单位名称、时间期限、内容范围、总结种类四部分构成。如《XX市2009年征兵工作总结》《2009年XX省商业工作情况》如《建国以来经济改革的回顾》《XX商场2009年第一季度工作小结》《财政部关于会计干部技术职称评定工作的检查总结》。总结的写作结构和基本内容总结由标题、正文、落款三部分组成1、标题大致有三种写法：(1)文件式标题主要由单位名称、时间期限、内容范围、总结种类四部分构成。如《XX市2009年征兵工作总结》《2009年XX省商业工作情况》如《建国以来经济改革的回顾》《XX商场2009年第一季度工作小结》《财政部关于会计干部技术职称评定工作的检查总结》。(2)一般文章式标题以“怎样”、“回顾”、“经验介绍”等字眼来提示总结的文体。如《我们是怎样打开市场销路的》、《试办工商联合企业回顾》等。有的用短语或句子直接揭示总结的主旨。如《学贵多思》、《坚持向财务管理要效益》、《食品卫生工作要做到经常化》。(3)新闻式标题这种类似新闻标题的写法分正标题和副标题。正标题概括总结的主要内容，副标题则显示文体特点。如《团结群众，克服困难——XX公司2009年度销售工作总结》《坚持党的领导，促进文艺繁荣——回顾甘肃三年来的文艺工作》2、正文（前言、主体、结尾）(1)前言主要是通过对所总结对象基本情况(时间、地点、背景、内容、进展状况、总的收获等)的概述，使人先有一个总体的印象。(2)主体主要包括：a.成绩和收获b.经验和体会c.存在的问题和教训d.今后的设想和安排要做到主旨鲜明，内容充实，材料典型，层次清楚，语言通俗、流畅。为求条理清晰，观点突出，在表达方式上，一般多采用设小标题或分条设项的写法。篇幅较短的总结，可不设题分条，但也应尽量采用段首摄要的办法。a．成绩和收获成绩，是指在工作实践中所取得的物质成果和精神成果。成绩要写得具体、实在，要用准确无误的事实材料和必要的统计数字加以说明。b.经验和体会是总结的核心。在一部分的基础上，加以归纳、提炼、升华，形成一定的经验和体会，概括出带有规律性的东西来。在写作时，一要突出个性特点；二要注意经验的“可操作性”，即要把采取的措施、方法、步骤、应当解决的重点难点问题、应该注意的关键环节等介绍清楚。c．问题或教训问题，是指在实践活动中应该做到而未做好，或未做完的工作，或尚待解决的问题。所谓教训，是指由于种种原因产生过失、错误，造成损失而得出的反