档案数字化建设的定位、目标与任务

档案数字化建设的定位、目标与任务时间：2006年6月13日来源：咸阳科技网阅读2700次摘要：档案数字化建设是一项关系档案事业能否稳定、持续、健康发展的战略决策，在档案信息化建设中作用日益突显。根据档案工作新的发展形势，本人提出了新时期以档案数字化建设为核心实现档案工作战略转型的重大意义，初步对档案数字化建设的目标和建设任务进行了基本阐述，设想了今后数字档案建设的成功蓝图。关键词：档案信息化建设进入信息化社会后，计算机使用率日益普及，电子数据存储、网络通讯技术不断推陈出新，依托计算机技术管理、存储、发布各类数字信息资源已成为全社会普遍使用的一种手段。在这样一个大环境中，档案数字信息资源管理工作蕴营而生，并逐步形成一个鲜明数字时代特色，即各级档案馆（室）档案数字化建设进程进一步加快，数字化形式的档案信息数据饱有量呈快速上升趋势，利用网络方式进行查询的利用人群不断壮大，同时档案干部知识结构向多元化发展。各级档案部门围绕档案数字化建设正在酝酿和进行着一场关系档案工作稳定、持续、健康发展的重大变革。一、数字化建设是新时期档案工作实现战略转型的核心内容档案作为记录历史发展的真实凭证，在人类社会几千年的发展历史中，档案载体已几经变迁，由石刻、青铜铭文、铁券、丝绸、布、竹筒、木牍、纸，直至演变为现在的数字形式。档案载体的每一次变更不仅成为社会发展的具体表现，也是档案工作实现跨越式发展的推动力量。1、档案数字化建设是档案部门实践科学发展观的重要举措。国家档案局毛福民局长曾在《中国档案报》发表的文章中指出：“档案事业是一项只有逗号没有句号不断接力的永恒事业，永恒的事业必须以科学发展观为指导才能永葆青春和活力”。当前，信息化社会格局已经形成，正确地判断档案工作发展形势，牢牢把握档案数字化建设这一刻不容缓中心任务，利用目前发展的大好战略机遇期，通过市场运作、政府扶持和自身潜在优势的挖掘来攻克难点，化解矛盾是档案部门开创档案工作新局面有效手段。档案工作数字化建设的推进，既是社会形势变化的迫切需求，也是档案部门与时俱进、不断创新的过程。在信息化浪潮下，档案数字化土壤已滋生，档案数字化发展方向已不可逆转，不进则退的道理在人类发展史、档案工作发展史中已反复得到印证。档案部门及工作人员在实际工作中对数字化环境下出现的新形势、新情况已有了深刻入微的洞察和理解，同时也逐渐积累了一定的处理经验，但摆在我们面前一时难以解决的问题还很多，我们只有以科学发展观来认识问题、解决问题，把促进档案工作发展作为当前工作的第一要务，档案工作才能体现出其先进性，才能将各项工作立于不败之地。2、档案数字化建设是传统档案工作管理模式的转变催化剂。随着科学技术发展，档案载体目前正面临着一个更新换代的重要历史时刻，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生巨大影响，档案管理、保管保护、利用的理念、对象、体制和工作方式都在经历着重大变革。新的数字化信息层出不穷，大量传统载体档案信息堆积如山，要实现历史档案与未来档案的有机链接，档案部门必须尽快配备适合于数字信息存储、发布的先进设施，制定适应数字档案信息收集、管理、利用的一整套标准体系，研究和成功运用适宜数字化环境下的新的管理模式。当前，档案界对传统的档案管理方法虽提出了质疑，但对新的管理模式引用和推广也存在着一定的畏难情结。主要原因有：传统观念的根深蒂固，对新设备新技术的操控水平有限，各类档案数字化建设标准尚未全面形成……。为了合理规范的对不断涌现数字档案进行有效管理，新的管理模式和管理机制必须快速形成，以此来保证整个档案工作战略转型任务顺利完成。3、档案数字化建设为档案工作稳定、持续、健康发展注入新的活力。当前在社会的各个行业和各项工作中，数字化的档案信息以其便于管理，查找便捷的优点而成为广大人民群众所喜闻乐见、乐于的一种方式，其生命力和发展的后劲将是传统档案所无法比拟的。新时期的档案工作只有顺应了这一历史的变化，把人民群众所乐于接受方式进一步发扬光大，整个档案事业才更具发展前景。因此我们必须在整个档案工作中把档案数字化建设作为推动各项档案基础工作的切入点，这样才能保证档案事业的稳定、持续、健康发展。4、档案数字化建设是档案工作者知识结构更新的主要推动力。档案数字化建设的过程是一个与传统方式相互撞击的过程，因而不可避免涉及到了对档案干部队伍知识结构的更新和调整。档案数字化建设对档案行业从业人员的知识结构提出了新的要求，仅精通档案业务知识的人员已不能完全适应新形势的发展需要，只有辅以计算机、数据库、网络通讯等知识的复合型人才才能在新时期档案工作的如鱼得水、操控自如。档案数字化建设对于目前仅善于传统档案管理的广大档案工作人群来说，阵痛是巨大的，全体档案干部事必争做“学习型的干部”、“知识型干部”，才能更好地胜任新时期档案工作各种岗位。5、档案数字化建设将进一步提升档案工作社会地位。原来档案作为一种信息资源，主要为政府工作服务，各级档案馆收藏的档案主要从政府机关采集而来，但随着社会物质文明、精神文明水平的不断提高，人民群众对档案信息的利用需求不断增长，对利用的方式也提出了更高要求。传统的档案信息已不能解决这一供需矛盾，档案部门只有尽快开展档案数字化建设工作才能档案信息的收集、管理、开发利用等环节上有所作为，才能为社会各阶层提供有针对性的数字信息数据，才能提高广大群众对档案工作满意度。二、档案数字化建设的主要目标（一）建立、完善档案数字化建设工作的管理体系，促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系。1、形成适应新时期档案工作发展的管理体系。国家档案行政管理部门、县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门，中央和县级以上地方各级各类档案馆和各机关、团体、企业事业单位档案室构成了整个档案工作“金字塔”型的网络管理体系。随着档案数字化建设工作的全面推进，各级档案行政管理部门不能只局限于对传统档案的收集、接收、整理、保管、利用等环节的指导、监督，其工作的职能将延伸到对各部门档案数字化建设的引导上来。作为保存档案信息资源的各级各类档案馆，各机关、团体、企事业档案室都应向数字化档案馆（室）建设方向发展，档案工作管理体系构架将通过网络进行直接连接，管理结构更加紧密。另外，档案数字化建设中档案部门的职责、管理对象、信息移交时限、信息的利用职权和信息的发布等亦应根据实际工作需要，逐步上升为法律法规内容，从而保障档案数字化建设工作的顺利开展。2、建立和完善档案数字化标准化体系，实现数字档案信息的高有效性和高可用性。建立、完善全国档案数字化建设标准体系是全面开展档案数字化工作，保证档案数字化建设质量的第一环节。在建立档案数字化建设标准体系时，要按照国家已经确定的国家信息化体系及要素来制定，同时兼容行业和地方的情况，以求上下兼顾，相互配套，形成严密的体系。要在考虑具有科学性的基础上，遵循两个原则：一方面要具有综合性，以尽量少的标准完成综合信息管理的任务：一方面要具有可操作性，使设计的指标能客观地反映问题，以真正做到为档案数字化建设提供量化的依据。只有在标准体系的基础上，“数字档案馆（室）”建设规划才能适应各方面的要求。3、建立档案数字化建设工作研究咨询体系，集中精力解决实际工作中的难点问题。档案数字化建设工作中新技术的研究和推广应用工作是档案工作技术含量能否站在时代前列的关键。档案部门在实际工作中捕捉到的档案数字化建设新动向或带有共性问题的新课题，如果都交由每个档案部门去自行研究解决，不仅人力物力资源将造成重复浪费，而且会由于其他诸多因素的局限影响到解决的质量。建立档案数字化建设工作研究咨询机构和体系，以专题实验研究攻克数字化建设中的重点难点问题，并提供服务咨询，可以加速以点到面的推进速度，可以减少系统开发、管理的随意性和盲目性。（二）加强与信息管理部门的强强联合，尽快将档案数字化建设融入国家信息资源建设范畴。档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征，逐渐跨入了信息产业范畴，档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋。档案部门通过档案数字化建设工作实现和信息化工作主管部门的强强联合，并在其制订国民经济和社会信息化的发展规划和政策措施框架内运行，既有利于贯彻国家、省有关档案信息产业技术标准，争取政府信息化建设资金的支持，尽快实现对传统档案信息管理对象的升级改造，又利于充分借助信息部门已开发建设的信息网络平台，实现数字档案信息的接收、发布等工作，达到能效双赢的目的。近年来，信息管理部门以充分认识到“数字档案信息资源库”建设对“国家信息资源库”的支持作用，通过档案数字化建设来实现各行业信息资源集成已成为今后信息资源实现共享的一种备选方案，因此档案部门必须将数字化建设纳入社会数字化规划中去，并积极参与具体项目建设。（三）丰富数字档案的采集途径，建立海量档案信息资源库，最终实现档案信息价值利用最大化。在整个社会建设的进程中，档案部门提出“经济社会发展到哪里，档案工作就要延伸到哪里，经济社会需要什么服务，档案工作就应提供什么服务”，全方位拓展我们的工作领域，延伸我们的工作空间，在更高的层面上、更广的空间中、更多的领域里，将社区档案、诚信档案、劳动保障档案、旅游档案、重点工程档案、农业农村档案等工作做大、做强，这就要求档案部门不仅要拓展新的数字信息的采集途径，而且要辅助有关部门切实开展档案数字化建设工作，生成巨大的数字档案信息资源。要实现数字档案信息的最大化利用，首先必须保证数字档案的生成环境和生成的质量，这是开展档案数字化建设成果发挥作用的基础，其次是建立档案馆（室）接收数字化档案的渠道，保证各类信息传送的通畅，再次是要对各类异构数据库档案信息进行迁移和集成，做好做大档案信息资源库的规模，最后才是选择适宜发布的网络平台。三、档案数字化建设任务1、纳入政府信息化工作建设总规划，形成具有本行业特性又符合其他行业数字化建设的规范标准，并在实际工作中切实得以贯彻执行。为防止档案数字化建设游离政府信息化建设总体规划之外，档案部门当前的一项主要工作就是和政府信息工作主管部门进行沟通，介绍档案数字化信息的建设现状，宣传档案信息工作的作用，积极参与政府信息化建设中涉及档案数字化建设的工程项目，帮助解决各部门办公自动化、信息发布等工作中急待解决的标准化建设问题，共同推进政府信息化建设工作。与档案信息化相关的档案标准体系主要有三方面内容构成：信息本身的标准化和规范化，信息处理界面的标准化和规范化以及信息交换的标准化和规范化。2、强化核心业务管理，加强硬件和应用系统建设，加快存量档案的数字化，实现增量档案的电子化。档案馆（室）的核心业务主要是接收、管理属于本管辖区、本部门内有价值的档案信息，对保存的各类信息进行有效利用，因此档案数据库和数据库管理体系的建设成为档案数字化建设中成为一个核心内容。在实际工作中既要对原来不同载体的档案进行数字化处理，又要接收新生成的电子档案，并将各类数据实行集中化管理。在对档案信息管理上，仍然必须十分强调集中统一管理，把文书档案、业务档案、多媒体档案等都应划入档案数字化建设范围。档案馆（室）在配备档案数字化硬件设施设备的同时，要根据自身业务工作的需求合理开发各种应用系统，并在不同的网络构架中运行。档案管理应用系统的开发，要对传统档案工作管理流程上作适当的改进，把一些程序化的工作交应用系统来完成。将主要建设以下一些应用系统：（1）档案信息的采集系统（包括对电子档案的采集、对现行文件的采集、对社会上散存的数字档案进行征集、对馆室藏非数字化档案信息的采集等）；（2）档案资源管理系统（包括自动索引、建档、特性抽取、统计、鉴定、查询等功能，实现对电子文档、电子图片、音视频、XML/HTML等信息的综合管理）；（3）档案资源利用系统（通过身份认证等技术手段，提供馆室现场查询、网上查询，实现全文查找目的）。3、建立档案数字信息安全保障体系。数字化档案信息的安全保障工作，不能完全引用传统档案的安全管理模式，因此必须着重加强主机的安全（包括