维保工具耗材管理制度

河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第1页共17页河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度审批人：审批时间：编制人：王嘉良编制时间：2014年9月15日编号：RKXJD-WPGL河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第2页共17页目录一、维保工具、备件耗材申购制度和程序二、维保工具、备件耗材采购制度三、维保工具、备件耗材入库制度四、维保工具、备件耗材仓库储存管理制度五、维保工具的借用、领用制度六、维保工具、备件耗材领用制度七、维保工具、备件耗材报废制度八、维保工具、备件耗材盘点制度九、费用报销十、附则附表一：《维保工具、备件耗材采购申请表》附表二：《维保工具、备件耗材入库登记表》附表三：《维保工具、备件耗材出库登记表》附表四：《维保工具、备件耗材领用申请表》附表五：《维保工具临时借用登记表》附表六：《工具维修申请单》附表七：《维保工具报废表》附表八：《维保工具、备件耗材盘点表》河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第3页共17页维保工具、备件耗材采购管理制度为加强公司维保工具的管理，确保对设备的正常维修保养，给业主提供良好的服务，公司需采购、储存各种工具、备品、备件、材料的原料等维保工具、备件耗材。依据工作中的实际情况，特制定维保工具、备件耗材申购、采购、入库、储存、出库、借用、交接、使用及报废程序。一、维保工具、备件耗材申购制度和程序维保工具、备件耗材申购制度是为了确保以最少的维保工具、备件耗材储备来满足维修保养的需要，尽可能地压缩库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。1、根据库存情况和日常维修的消耗记录，设立常用的消耗维保工具、备件耗材数量，一般以一个月的消耗量的二倍。2、各部门将所需维保工具、备件耗材填采购单，逐级签字（部门经理、副总经理、总经理）批准后，交由行政办公室，统一进行申报与采购。二、维保工具、备件耗材采购制度维保工具、备件耗材采购制度是为了在保证质量的前提下，采购物美价廉的维保工具、备件耗材。1、采购人员由2人以上组成。在采购物资过程中，要做到货比三家，在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，并详细注明采购时间、地点，便于河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第4页共17页公司核实。2、所有发生的费用支出，经办人都要以书面形式进行事前请示，如遇特殊情况，应提前电话请示，并及时补出申请。凡不符合规定的费用支出，财务人员有权不予受理。3、员工应以公司利益为重，杜绝有损公司形象及利益的行为，避免由于个人的不理智行为，违反公司制度。4、公司财务部有权利及义务对当月报销的物资采购、各项费用的票据进行抽查、核实，办公室予以协助。如经核实，报销额与实际发生额存在差异，经办人无法做出合理解释的，无论金额大小，公司将对经办人予以处罚或辞退处理。5、遇紧急情况急需的维保工具、备件耗材（200元以下），在得到公司经理同意下，可临时豁免。在报帐时可写明原因。6、凡购进物料、工具等必须办理入库手续。三、维保工具、备件耗材入库制度维保工具、备件耗材入库制度是为了确保采购维保工具、备件耗材的质量，办理完备的入库手续。1、入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等于入库本上，并要与明细、发票相吻合。2、入库时需开箱/盒查验维保工具、备件耗材的质量，若仓库保管员无法把握时，可请使用人协助，并对查验的维保工具、备件耗材签字认可。3、仓库管理员需将验收入库的维保工具、备件耗材分别堆放、编号。4、所有的设备可不进入仓库，但入库、出库的手续须参照维保工具、备河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第5页共17页件耗材同样办理。5、采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交办公室档案管理员处统一存档，安装和使用人员需阅用这些资料，可办理借阅手续。四、仓库储存管理制度仓库储存管理制度是为了确保仓库储存维保工具、备件耗材的质量。1、维保工具、备件耗材在仓库内储存，应按不同种类分别堆放。维保工具、备件耗材要先进先出，定期保养，当需使用时可快捷提出。2、仓库保管员要注意防火安全，确保所有物资的安全存放。3、保管员要对仓库的维保工具、备件耗材做到经常检查，对保存时间长的维保工具、备件耗材要主动向部门领导反映情况，对破损的或超保质期的维保工具、备件耗材应及时提出处理意见。五、工具的借用、领用制度工具借用、领用制度是为了确保正常使用。工具借用按时间分可分为临时借用和长期领用，长期领用又可分个人领用和公共领用。1、临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表（附表），经批准后，向仓库管理员申请领取，并在员工工具借用登记本上登记。在交还时，应在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即登记，并向部门负责人反映。2、个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请，经部门负责人批准后到仓库领用（附表），并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开公司时交还，仓库管理人需作签收记录。河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第6页共17页3、公共领用工具由主管工作的负责人或领班申请，部门负责人批准后，到仓库办理领用手续（附表），领用后由申请人或指定专人负责保管。4、工具调换原则上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导报告，属人为的丢失和毁损，由责任人按当时工具的价格赔偿；属长期使用正常磨损或损坏，金额在100元以内由部门主管办理报废手续（附表），金额在100元以上300元以内由部门经理负责办理报废手续；金额在300元以上的维保工具、备件耗材由部门经理以上至副总经理、总经理批准同意后方可办理报废手续。5、工具一律不得带出公司或指定的范围，特殊情况经部门领导批准后，办理正式手续后方可借出。六、维保工具、备件耗材领用制度维保工具、备件耗材领用指除工具以外的备品、备件、低值易耗品及设备等领用。1、工作人员到仓库领料之前，先要填好维保工具、备件耗材领料单（附表），注明数量、规格、名称、施工内容、安装位置等，经部门负责人批准后到仓库领取。2、维保工具、备件耗材领用一般原则上以旧换新，但在实施过程中可先领后交，若发生多领，应主动归还。3、若施工中确需新增的维保工具、备件耗材，被盗或遗失的维保工具、备件耗材，需在领料单上注明，经部门负责人批准后备案。河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第7页共17页七、维保工具、备件耗材报废制度维保工具、备件耗材报废制度是为了明确维保工具、备件耗材报废程序。1、各区域维保负责人对所有设备除加强日常运行、维修和保养等工作外，还应认真做好设备、材料的更新工作。2、工作人员以旧换新的旧料，集中到一定数量作报废处理，对有回收利用价值的金属、塑料可集中送至废品回收站，所得款项交财务入帐。3、申请设备报废，经维保部负责人同意后，填写“固定资产报废鉴定书”，经财务部和公司经理、副总经理、总经理同意后方可报废；4、设备报废需符合下列情况之一：1）经专业技术人员预测，继续大修后技术性能仍不能满足工作要求，并且大修需要费用相对更新设备较多的。2）严重影响安全，又无法改造，继续使用可能引起事故的。3）严重污染环境，危害人体健康，进行改造又不经济的。4）其它需淘汰或更换的设备。5）对仓库中发现因过期、损坏和老化不能使用的维保工具、备件耗材，仓库管理员应定期向部门负责人提出申请报废，金额在100元以内由部门主管办理报废手续（附表），金额在100元以上300元以内由部门经理负责办理报废手续；金额在300元以上的维保工具、备件耗材由部门经理以上至副总经理、总经理批准同意后方可办理报废手续。有关人员需吸取教训，在以后的采购中应加以避免。河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第8页共17页八、维保工具、备件耗材盘点制度维保工具、备件耗材盘点制度是为了确保仓库内储存的维保工具、备件耗材与账面维保工具、备件耗材余额相符，并为采购提供依据。1、为及时反映库存维保工具、备件耗材的数量，配合编制采购计划，节约使用资金，仓库管理员应每月编制仓库维保工具、备件耗材申请表送交部门负责人，每季盘点一次，对照实物和仓库存货记录本上的余额数量是否相符。2、仓库管理员应定期盘点库存，发现升溢或损缺，应寻找原因，并写出盘盈、盘亏报告，若差额严重，仓库管理员应承担相应责任。3、仓库管理员应制定最高的维保工具、备件耗材储备量和最低的维保工具、备件耗材储备量的具体定额，数量上不能把握的需请有关人员协助。根据库存情况及时向有关人员和领导提出申购计划，避免物资积压或短缺而影响物业的维护保养。4、仓库内的各种维保工具、备件耗材应做到帐、物、卡三相符，工程部经理需监督库房的情况，防止维保工具、备件耗材过多、过少、损坏或过期等情况。河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第9页共17页九、费用报销1、费用报销凭证一律使用正式的发票，不得以收据、白条代替正式的发票；2、费用报销时须在发票背面写明经办人、用途（或路线）、证明人、经办日期、物品采购报销须加附“入库单”和物品清单，由验收人签字，经部门主管批准，报财务审核，经理审批，方可报销。3、报销事项一律使用钢笔或签字笔，其他无效。4、对于不符合财务规定或违反公司有关规定的报销，财务有权拒绝接受。河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第10页共17页维保工具、备件耗材采购申请表-1申购部门申请人申请日期名称数量单位规格（型号）用途说明部门主管签字注：申购时需填写此表格，并交办公室采购人。河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第11页共17页维保工具、备件耗材入库表-2单位：年月日入库人：确认人：序号名称规格单价入库数量单位入库时间备注河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第12页共17页维保工具、耗材出库登记表-3单位：年月日出库人：确认人：序号名称规格出库数量单位出库时间领用人备注河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第13页共17页维保工具、耗材领用申请表-4单位：年月日部门名称数量单位申请时间申请人签字主管意见经理意见财务意见仓管意见总经理意见河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第14页共17页维保工具报废单-6单位：年月日名称型号数量单位价格使用人报废原因报废处理方式维修人使用人确认签字部门负责人签字分管领导确认签字河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度维保工具报废单-6单位：年月日名称型号数量单位价格使用人报废原因报废处理方式维修人使用人确认签字部门负责人签字分管领导确认签字河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第15页共17页固定资产登记表（正面）-7总账科目：本卡编号：明细账目：财产编号：中文名称抵押权设定与解除以及保险记录抵押英文名称设定日期规格型号解除日期厂牌号码险别购置日期承保公司购置金额保单号码存放地点投保日期使用年限费率附属设备保险费备注（反面）维修情况年月日原因河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第16页共17页维保工具固定盘点台账-8单位：类型：办公家具(或办公设备)序号资产名称资产编号规格型号单位金额(元)购货时间存放地点使用部门使用人签名备注合计使用部门负责人：财务部复核：购买人：河南荣科欣机电技术服务有限公司维保工具耗材管理制度第17页共17页维保工具临时借用登记表-5单位：年月日名称规格数量单位借用时间借用人归还时间归还人经办人备注