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资料管理规定为规范项目资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映项目施工管理各项活动的历史记录，全面记录各项施工过程资料，为施工管理提供详尽的过程管理记录，特制定本规定，按本规定认真做好资料管理工作。一、资料归档范围：切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理凡是项目在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、各种图表薄册、照片以及与本项目生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。二、立卷：立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证资料的齐全、完整，能反映项目的主要情况，以便于保管和利用。三、项目资料的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。3、项目内部员工因工作需要查阅重要资料，须报请项目分管领导批准，外单位人员要查阅、复印项目资料，必须持单位介绍信并经本项目分管领导批准后，方可查阅；项目所有资料一律不允许外借。不论是谁查阅、复印资料，项目资料管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。4、对于项目机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。四、资料归档制度：1．本项目资料面广量大，为了保证资料的质量和有利于查阅，项目各部有专人负责（各项目部由资料员负责），因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他们担负起统一收集，分类归档。各部门及个人原则上不保留任何资料，如确实需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员名单上报办公室，以后人员如有更换请及时通知。2．各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、积累、整理和归档工作，在每一工程项目从招标、投标、施工、竣工工作告一段落之后，应归档的工程资料必须归档，没有完整、准确的资料归档不算完成任务。3．项目资料，要做到齐全、完整、准确。资料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理人员不予接收。4.资料归档的时间：专人负责平时的资料保管和整理，项目资料室进行每月整理操作。项目在施工中形成的资料在单位工程竣工后由资料员对项目资料室进行归档操作。6．西门子了归档时，应要编制《资料归档清单》，记录文件资料是否完整。若有缺失，及时编制完善。三、保存期限：项目资料在归档时要确定资料的保存时间。永久保存：项目证照；各级批文；印鉴；单位工程竣工资料；项目年度经营计划、经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书。四、借阅：1．普通资料借用：项目内部人员借用资料，都必须填写借用登记表，注明借用时间、资料名称、资料号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。2．隐蔽资料借用：项目内部人员借用受控资料，须经总经理批准后方可办理借用手续。3．外部人员借用：项目外部人员借用本项目资料均须经过总经理批准方可借用。4．归还：借用者按时归还借用资料，若到期未还，资料管理员必须及时予以追讨，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。五、销毁：任何部门或个人非经允许无权随意销毁项目资料；保存期满的资料，经有关部门审核，报领导批准给予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。六、责任：项目资料属于项目财产，任何人不得据为己有和外泄。有下列行为之一，据情节轻重，给予扣薪处理，构成犯罪的依法追究：1．毁坏、丢失或擅自销毁项目资料；2．擅自向外界提供、摘抄项目资料；3．涂改、伪造资料；4．未及时上报归档或资料管理不善者。