合同管理制度

******有限公司管理制度合同编制时间：2017年7月1总则合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险，对于企业运营的整个过程起着非常关键的作用；而合同管理则是规范合同签订、降低合同风险、保证合同目的实现(包括达到既定的成果质量标准和确保收付款项无误)的主要控制和保障手段，是公司内部管理系统的重要组成部分。本合同管理制度的适用范围：设计类、工程类、采购类、营销广告类合同。公司的合同管理系统主要包括四大内容：合同计划管理、合同签订管理、合同档案管理、合同履行管理。合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作，确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作，避免出现遗漏或无序状况。合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同条款的拟订，确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。合同档案管理的主要目的在于规范合同档案管理，使公司对合同档案管理更加标准化、规范化、科学化。合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的各项成果验收和付款内容的把关和跟踪工作，确保合同标的达到既定的质量标准，付款项无差错，实现合同目的。2目录第一章合同计划管理........................................................................................................................3第一条合同签订计划..................................................................................................................3第二条合同申请..........................................................................................................................3第二章合同签订管理........................................................................................................................4第三条合同签订原则................................................................................................................4第四条合同分类管理................................................................................................................5第五条合同编号管理................................................................................................................6第六条合同审签流程................................................................................................................7第七条合同审签权限................................................................................................................9第八条合同审签注意事项........................................................................................................9第三章合同档案管理......................................................................................................................11第九条合同归档及签收制度..................................................................................................11第十条合同台帐（电子版）登记制度..................................................................................11第十一条合同借出、查阅制度..............................................................................................12第四章合同履行管理......................................................................................................................13第十二条质量控制..................................................................................................................13第十三条付款控制..................................................................................................................13第十四条合同履行结果评估..................................................................................................143第一章合同计划管理第一条合同签订计划1.1合同签订计划的目的为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，要求完整、合理、准确。1.2合同签订计划提交日期1）年度（半年度）合同签订计划：需求部门于每年的12月5日前提交下年度部门合同签订计划（年中提交下半年度合同签订计划），由合同部归类整理后形成下年度公司合同签订计划（下半年公司合同签订计划）。2）年度合同签订计划表详见附表1；1.3合同签订计划上报流程1）部门负责人审核；2）中心负责人审核；3）合同部登记备案。第二条合同申请2.1合同申请需求部门须根据合同类别及金额大小，提前10-30天提出合同申请。2.2合同申请表（见附件2）应包括内容：合同期限、承包内容及范围、承包方式、价格及付款方式批准、质量要求及标准、质保期等相关内容。4第二章合同签订管理第三条合同签订原则3.1合同签订的前提公司所有合同签订前，必须经过客户论证、招标(报价)或价格批准(本制度有特殊规定的除外)，确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。3.2合同签订过程中各责任部门及基本分工3.2.1成本中心1）合同部：负责合同文本起草或审核；组织合同谈判；审批发起、督办；修改及校对。2）预算部：负责工程类合同的价格批准、计价依据及结算办法等的制定；工程量的统计。3）招采部：负责采购类合同及分包工程的客户批准、采购内容、价格批准、付款方式及结算办法等。3.2.2工程中心负责工程类合同（不含分包工程）的客户批准；付款方式、承包范围及内容、工期、工程概况等。3.2.3拓展中心设计部：负责合同所需图纸；质量、验收要求及标准；设计类合同的设计内容及要求、价格批准、结算方式、付款方式等。综合部：负责与政府或其职能部门有关的合同的价格批准；合同对外经办等。法务部：对重要合同文本进行法律审核。3.2.4营销中心负责营销类合同的客户批准；合同范围及内容；价格批准、付款方式等。53.2.5财务中心负责合同税务是否合法有利、审核付款方式是否合理。3.3合同签订过程中的各类责任人3.3.1主责任人：由合同部负责人担任。3.3.2技术责任人：由合同所涉业务的专业技术人员担任。其中，设计合同的技术责任人为设计部负责人，材料、设备采购合同的技术责任人为设计部专项技术人员或工程部专项技术人员；工程承包合同的技术责任人为工程中心负责人或其指定人员；营销类合同的技术责任人为营销中心负责人或其指定的专业人员。若某些合同不涉及专业技术条款的，则该类合同无需设技术责任人。3.3.3财务责任人：由财务中心负责人担任。3.3.4资产责任人：由成本中心负责人或其指定下属部门负责人担任。3.4各审核责任人必须按照审签的流程、权限行使权利、承担义务，且验收、审核环节缺一不可。如若违反，则违反人员按照公司有关追责制度及考评制度承担相应责任。第四条合同分类管理1）设计类合同2）工程类合同3）采购类合同4）营销（广告、顾问、策划）类合同5）行政服务类合同6）土地出让类合同7）房屋租赁类合同8）其他类合同说明：本合同管理制度主要适用于前4类合同。6第五条合同编号管理5.1合同编号原则合同编号从左向右，分别为公司集团拼音缩写、子公司拼音缩写、项目名称拼音缩写、合同类别拼音缩写、提交审批的年份、序号。5.2合同编号方法（从左向右排序）1）集团公司拼音缩写：“KH”2）子公司拼音缩写，具体如下：子公司名称编号子公司名称编号DCHTHX…………3）项目名称拼音缩写，具体如下：合同类别编号合同类别编号注：营销类及行政服务类合同无须项目编码4）合同类别拼音缩写，具体如下：合同类别编号合同类别编号设计类SJ工程类GC采购类CG营销类YX行政服务类HF土地出让类TD房屋租赁类FZ其他类QT…………5）年份+序号例：***有限公司开发的***项目2017年签订的第5份，属设计类的合同，则合同编号为：***-**SJ-2017005。7第六条合同审签流程6.1合同审签流程（一），适用于设计类、工程类、采购类合同6.1.1合同部根据合同申请（或评标结果）起草合同文本，并与客户协商一致；6.1.2合同部将合同文本分别提交各中心的负责人进行审核：1）工程中心责任人审核确认合同文本所涉工程内容(包括验收等内容)、现场管理是否完整、准确且与招标/报价结果一致，付款方式是否合理；2）拓展中心责任人审核确认合同文本所涉质量技术要求(包括验收、服务等内容)是否完整、准确且与招标/报价结果一致；3）成本中心责任人审核确认合同各项条款，合同文本是否符合招标/报价结果；4）财务中心责任人审核确认财务数据表述是否准确无差错，合同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规，符合公司利益；6.1.3合同部整合各中心的合理修改意见，并形成新的合同文本；6.1.4常务副总审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的；6.1.5公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的；6.1.6董事长审核批准合同文本。6.1.7合同文本批准后，合同部安排客户签订合同。在合同文本交证章管理员盖章前，必须确保合同文本与审批后的合同文本完全一致。6.2合同审签流程（二），适用于营销类合同6.2.1需求部门负责价格批准、客户确认并提出合同申请（除户外广告发布合同外还须附合同样稿）；6.2.2需求部门配合合同部起草或