档案管理制度

档案管理制度1/4档案管理制度一、总则1、为加强公司档案管理工作，特制定本制度。2、公司经营与管理活动中形成的各种有保存价值的文件材料，均须按照本制度进行归档保管。3、归档的文件材料必须按年度立卷。4、档案管理由行政部档案管理员负责。经执行总经理批准，部分特殊档案由所属部门指定专人负责保管，但仍需遵守本制度。由部门自行保管的档案有：A、高尔夫俱乐部会员资料暂由会员业务部指定人员保管，但须作电子档存至档案管理员处。B、财务账簿、凭证、报表等材料由财务部指定人员保管。C、人事档案暂由人事行政部人事专员保管。二、文件材料的收集管理1、凡本公司印发的公文一律交至档案室统一收集管理。2、一项工作由几个部门参与办理的，或在工作中形成的文件材料，由主办部门交至档案室收集归档，重要会议记录由会议主办部门交至档案室收集归档。3、各部门总监或部门指定人员负责根据公司档案管理制度对本部门档案进行收集与移交与日常保管，并在档案管理手工登记本上登记，登记本上需著名存入档案的日期、移交部门、档案内容、最终审批、页数、类别、复印件/原件、移交人、备注。三、归档范围及保存期限1、公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件（永久）。2、公司成立、变更的申请及政府部门批复，公司每年的年检报告及相关资料（永久）。3、公司各类财务账簿、凭证、财务审计报告等文件材料（永久）。档案管理制度2/44、公司组织沿革、大事记相关文件材料（永久）。5、董事会会议记录、公司年度总结会会议及其他重要会议的纪要（长期）。6、公司各类规章制度、管理办法（长期）。7、公司重要经营活动、经营方案形成的文件资料（长期）。8、公司重大事故形成的相关文件材料，如：客人投诉、物品损坏、打架、抢劫、火灾、水灾、偷盗等意外事故、草坪事故、工程事故、车辆事故、设备设施事故、经济事故等（长期）。9、公司年度总结报告、工作计划等文件（长期）。10、公司总监级（含）以上人员任免文件（长期）。11、公司对外的正式发文及与有关单位的来往文书，上级政府机关发来的与本俱乐部有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料（长期）。12、公司及公司员工有一定社会影响力的贡献、奖励、优秀事迹等文件材料及奖状、荣誉证书等（长期）。13、公司工程施工、竣工图纸及相关预决算材料（长期）。14、年度盘点后固定资产统计清单及相关材料（使用说明书、零配件图等）（长期）。15、本公司与相关单位签订的合同、协议书等（长期或短期）。16、行政事务、人事管理、培训、劳保福利、安全保卫、后勤等日常管理方面的文件（长期或短期）。17、通过参展、商务谈判及其它渠道获取的样品、画册、影像等行业信息（长期或短期）。18、人事档案，包括员工个人资料、薪资/职务异动、劳动合同、奖惩等文件材料（保存至员工离职后2年）。四、归档要求1、归档的文件材料份数及每份文件的页数均应齐全完整。档案管理制度3/42、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件,影印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,应放在一起归档，不得分开。3、不同年度的文件一般不保存在一起，但跨年度的请示与批复等文件，放在批复时间的年度进行保存；没有复文的，放在请示时间的年度保存。4、所有存档的文件材料应对存储的顺序进行统一，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5、档案的分类：公司分为六个部门，即：会员业务部、高球运作部、人事行政部、财务部、草坪部、会所部,档案须按照相应的部门划分为六大类进行归档，建立各部门相应档案，各大类进行归档的文件再进行详细划分。6、档案单个文件统一装订统一存放，建立文件管理编号，每个存档文件（含两页以上的）必须盖印档案章(缝章)。7、归档文件须按规定以电子档形式逐件填写文件目录，并将文件目录打印出来，放在档案盒首页。五、档案借用程序所有档案的借用分为借用原件、复印件及借阅(不带离档案室)三种。1、所有档案均属俱乐部机密文件。2、内部员工借阅及借用原件、复印件必须填写档案借用审批单，借用原件需注明返还日期、借用目的并签字确认无误，经公司总经理或经授权的副总经理批准方可借用，档案管理员到期追踪归档。3、档案外借：原则上档案不允许向非俱乐部人员借出，如因特殊情况需外借，需经董事长批准，并复印借用人身份证，登记借用人联系方式，档案管理员负责追踪借用档案归档。4、所有档案的借出与归还，档案管理员应及时予以登记。六、档案销毁程序档案管理制度4/41、超过保存期限及失去参考、保存及使用价值的档案可予以销毁（本制度第三条第1至7、9、10、13、14、15款范围涉及到的文件不得销毁）。2、销毁档案，由档案管理员提交销毁的报告，注明销毁原因、内容及消除档案内容的详细目录清单。3、档案销毁报告经人事经理审核后，由档案管理员、人事经理与档案相关部门总监对档案进行销毁鉴定，填写鉴定结果，报总经理或经授权的副总经理批准后方可进行销毁。4、档案销毁应使用碎纸机破碎或焚烧的方法，不可作为废纸出售或丢弃。5、档案销毁后应在相应的目录及电子目录注明，销毁档案清单予以保存。七、档案移交1、部门总监级（含）以上人员岗位变动或离职进行工作移交时，档案移交是必要移交项目，有借用档案的应及时归还档案室或移交给职务交接人，由档案管理员在离职清单上注明档案借用及交接情况等说明。2、档案管理员岗位变动或离职时必须提交书面的移交报告，本部门负责人监督交接并签字确认，办理完交接手续后方可离职。3、各部门于每月15日及30日（现定于每周五）集中将需归档文件移交至档案室，档案管理员与移交人做好档案移交登记。八、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、防潮、防霉变、防高温工作，定期检查保管工作。九、附则本制度自年月日起实施