二-常用办公软件的使用常识

二常用办公软件的使用常识WORD2003基本操作方法(一)打开、新建、保存文档1．文档的新建菜单命令［文件］→［新建］可以完成新建文档。在Word2003里可以新建空白文档、XML文档、网页和电子邮件，但是它的最强大的功能还是进行文本编排，所以一般情况下我们建立的是空白文档。创建空白文档，还可以用单击工具栏上的新建按钮来快速完成。2．文档的打开使用［文件］→［打开］按钮或是直接单击或是“Ctrl+O”启动“打开”对话框，选中要打开的文档，再点击对话框上的“打开”按钮则可以打开已有文档。另外windows支持用直接双击文档的方法来启动应用程序来打开文档。3．文档的保存可以用［文件］→［保存］或是单击按钮或用“Ctrl+S”来直接保存文档。如果你是第一次保存，会弹出一个保存对话框，需选择文档的保存位置和输入保存名后单击“保存”来完成保存。如果你想把已经保存过的文档另存到别的位置或是以别的名称重新保存，你需用到［文件］→［另存为］命令，打开“另存为”对话框，设定另存为位置和另存文档名后点击“保存”即可。(二)编辑、查找、设置文本1．设置文本的字体、字号、颜色等属性选定想设置字体等属性的文本，用以下按钮来完成属性设置：用来设置字体和字号；分别用来设置文本的加粗、斜体、加下划线属性；分别用来给选定的文本加方框和底纹；用来给选定的文本改变颜色，点击右边的小倒三角可以打开颜色板。用来给选定文本加上底色，点击右边的下拉小三角可以换其他颜色，默认是黄色。这一次图标是用来设置选定文本所在段落的对齐方式。分别是左对齐、居中对齐、右对齐和两端分散对齐。2)选定文本把光标放在要选定文本的第一个字的前面，然后按住左键移动光标(或是按住Shift+→方向键)，到要选定文本最后一个字的后面，松开鼠标，文本加上黑，表明文本已被选中。按住Ctrl键，鼠标单击，Word自动选定光标所在位置的那一句话。3）查找文本可以通过［编辑］→［查找］或是Ctrl+F或是单击工具栏上的按钮来打开和替换对话框(如图2-2-1)。在“查找内容”文本框里输入要查找的文字，点击“查找下一处”即可。你如果在查找前选定了内容，那么只会在选定的文本中查找，否则就在整个文档中查找。图2-2-14)替换文本在查找和替换对话框里点击“替换”选项卡，在“查找内容”里输入替换前的内容，再在“替换为”文本框里输入替换后的内容，然后点击“替换”按钮。如果你想在整个选定文本(或整个文档)中替换，就点击“全部替换”。2．剪切或复制、粘贴1)复制和剪切的区别剪切命令把选定内容移动到剪贴板，复制是把选定内容再做一份放入剪贴板，“复制”命令后选定文本不移走。2)选定文本后，要复制、粘贴文本，可以通过以下任何一个途径进行：(1)菜单命令法：［编辑］→［剪切］(或［复制］)复制文本，把光标移到要粘贴的地方，再用［编辑］→［粘贴］命令来粘贴复制的文本。(2)快捷工具法：用工具栏上的两个按钮分剪切或是复制，再按粘贴。(3)键盘快捷法：用快捷键Ctrl+X剪切或是用Ctrl+C复制文本，再按Ctrl+V粘贴。(4)鼠标拖动法：在选定文本上按着左键拖动可以实现文本移动；拖动时按着Ctrl键，可以移动“副本”到鼠标松开的地方。(5)使用office剪切板：经常也许会多次用到复制命令，多次粘贴复制过的不同的文本，你可以打用[编辑]→［使用office剪切板］命令，窗口右边出现一个剪贴板对话框，你最近复制的东西右在列表框里一一列出，你要粘贴哪个复制，直接点击就可把它粘贴到光标所在位置了。(如图2-2-2所示)图2-2-23．图文混排1)插入表格可以用[表格]→［插入］→［表格］命令，打开插入表格对话框，输入列数和行数后，单击［确定］命令，就可以在光标位置自动插入表格。插入的表格的宽度与页面宽度相同，行宽受当前字号大小的影响。也可以直接单击快捷按钮，在下按对话框里用鼠标拖动来确定插入表格的行、列数，然后再单击，表格就会被插入。(图2-3-1插入的是4行4列的表格)图2-3-12)插入、设置图片用［插入］→［图片］→［来自文件］命令打“开插入图片”对话框，选中要插入的图片，单击［插入］按键即可插入图片了。要对插入的图片进行简单的修整，可以双击图片，会弹出如图2-3-2“设置图片格式”对话框。在对话框里，你可以通过改变上下左右列表框里的值来裁剪图片大小；还可以通过滑动滑杆来改变图片亮度和对比度。设置完后回车或单击［确定］按钮即可。图2-3-2Word还有图片设置工具栏(如图2-3-3)，你也可以通过它来调整图片。图片工具栏介绍如下：图2-3-3是插入图片按钮，和［插入］→［图片］→［来自文件］有同样的功能；是图片颜色按钮，可以把图片设置灰度、黑白、或是冲蚀等颜色。这两个按钮分别是增强对比度和减弱对比度按钮。它们的功能如其名。这两个分别是提高图片亮度和减弱图片亮度的按钮，功能如其名。是裁剪按钮。从选中图片的四角任意一角开始，按下左键，当鼠标变成“∟”种形状，图片上出现一个虚框时，以拖动虚框来裁剪图片大小。这是向左旋转90度按钮，用它使图片以中心为柚，以90度为幅度逆时针旋转。它是图片线条按钮，用它可以来调整图片边框的线宽。它是图片文字环绕按钮，可以设置图片和文字的位置关系。图片格式设置按钮，单击它可以打开图2-3-2对话框。重设按钮，它可以让对图片的修整撤消。3)插入剪贴画用［插入］→［图片］→［剪贴画］命令打开剪贴画(如图2-3-3)对话框，你可以通过确定搜索范围、结果类型和搜索文字搜索剪贴画，搜索到的剪贴画会在下方的列表框里以缩略图的形式列出，找到合适的剪贴画，直接在列表中单击，即可把它插入到光标所在位置。剪贴画也是图片格式，可以用同样的方法修整设置。图2-3-34)插入文本框文本框有“横排”和“竖排”两种格式。插入文本框的方法如下：(1)先打开［插入］→［文本框］→［横排］/［竖排］菜单命令，或单击绘图工具栏中的(横排)或(坚排)按钮；(2)在光标位置会出现一个“在此创建图形”的绘图框，而且鼠标变成“十”形，你可以在绘图框里拖动“十”形鼠标，当创建的文本框大小合适时，松开鼠标即可。(3)在文本框里输入文本。你双击文本框可以进入“设置文本框”对话框填充颜色、透明度、边框线颜色、粗细等进行设置。把文本框的填充颜色和边框设为无颜色有时在排版中很必要。5)绘制图形(1)绘图工具栏中各工具的功能介绍：单击工具栏上的按钮，可以打开如图2-3-4所示的绘图工具栏图2-3-4（2）自选图形自选图形包括八类，除了图2-3-5中所列出的七个外，点击“其他自选图形”会打开剪贴画里一些图标性的图形。图2-3-5如果想绘制哪个图形，只要进入相应的菜单，然后选择某个图形图标后，系统在光标所在处创建一个绘图区，并且鼠标变成“十”形，然后点下左键，拖动图形到合适大，松开鼠标，图形就绘制成了。这里需要提醒的是，如果你绘制了一个由很多自选图形组成的图形，为了固定它们之间的位置，你可以按着Shfit挨个选定他们,然后点击右键，在弹出的快捷菜单里选择[组合]命令，把它们组合成一组，这样即使是移动操作，也不会改变它们之间的位置联系。线条连接符其本图形箭头流程图标注星形画直线画带箭头的线画矩形画圆或椭圆填充颜色线条颜色字体颜色线型虚线线型箭头样式阴影样式三维效果另外你还可以给你绘制的图形加上阴影，或是让它具有立体效果，你只要点击绘图工具栏上的按钮即可。图2-3-6分别是矩形加了阴影和三维样式的效果：图2-3-66)插入艺术字艺术字不同于普通文字，它具有很多特殊的效果。用户利用“艺术字”的功能可以制作出的封面文字或标题文字。“艺术字”的插入过程如下：(1)点击绘图工具栏上的按钮，会弹出一个“艺术字”库对话框(如图2-3-7)；图2-3-7(2)选择一种“艺术字”样式，点击［确定］，在弹出的“编辑‘艺术字’文字”对话框，在“请在引键入您自己的内容”框里输入文字，点击［确定］，即艺术字就成功地插入到光标所在的位置；(3)利用“艺术字”工具栏(见图2-3-8)对插入的艺术字进行编辑，直到你满意为至。矩形加上阴影矩形的三维效果让艺术字的高度相同坚排艺术字增大艺术字字间距设置艺术字对齐方式给艺术字加上形状对已插入入的艺术字文字进行修改设置艺术字与文本字的环绕关系图2-3-87)插入链接按工具栏上的按钮，会弹出一个“插入超链接”对话框(如图2-3-9所示)。“链接到”栏里列出了可以链接到的位置，我们就以“原有文件或网页”为例。在“要显示的文字”文本框里输入链接名，在“地址”列表里选择或是直接输入链接地址(如)，然后确定，超链接就插入成功了。你可以按着Ctrl键点击插入的链接，就可以打开超链接了。图2-3-98)插入特殊符号用命令［插入］→［特殊符号］打开“插入特殊符号”对话框，如图2-3-10所示。它共列出了单位符号、数字符号、拼音、标点符号、特殊符号、数字符号六个选项卡，你可以先选择相应的选项卡(图2-3-9选的就是数学符号选项卡)，然后再选择你想插入的符号，最后［确定］即可把特殊符号插入到光标所在处。图2-3-104.页面格式1)设置页面设置页边距页边距是页边空白的宽度。在“页面设置”对话框上的“页边距”选项卡下，不仅可以设置页边距，还中以设置页面方向和页码范围。打开页面设置对话框的步骤如下：单击[文件]→［页面设置］命令，打开“页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡，如图2-4-1所示。根据需要设置对话框的各选项，设置结束后单击[确定]即可。图2-4-1(2)设置纸型纸型即纸张的型号、大小，系统默认的纸张大小为A4型纸。在“纸张”选项卡里，还可以设置“打印选项”，一般情况下使用默认值即可。(如图2-4-2所示)。图2-4-22)设置页码图2-4-3使用命令[插入]→［页码］命令，打开“页码”对话框。在“位置”下拉列表里可以选择页码显示的页面位置。“对齐方式”可以设置页码显示的对齐方式，默认是右侧。“首面显示页码”选项框可以确定页码是不是从文档首页开始。有的情况下，你的文档第一页是你制作的封面，那么首页上就不需要显示页码，这时候就不应该选择“首页显示页码“项。3)设置页眉和页脚单击［视图］菜单下的“页眉和页脚”命令，文档视衅将自动转为页面视图，并打开“页眉和页脚”编辑窗口，同时显示“页眉页脚”工具栏(如图2-4-4)，并且页眉处有插入点。用户可以输入页眉和页脚的实际内容并像正文一样进行排版，也呆以利用“页眉和页脚”工具栏的有关按钮插入相应的内容。下面我们逐一介绍一下工具栏各项的作用：图2-4-4你可以点击倒小三角，你会看到如图2-4-5所示的内容，，这些都是系统预设的一些格式和内容，只要选择你想要的格式，直接单击就可以完成。图2-4-5这是插入页码按钮，你点击它，系统就会在页眉或页脚里自动插入页面页码；这是插入页数按钮。点击它，系统会自动插入文档总页数；设置页码格式按钮。可以用它来设置页眉/页脚里页码的格式；这两个分别是插入日期和插入时间按钮，点击它，会插入当时系统日期或时间到页眉或页脚。页码、页数及日期、时间这些内容是可以同时出现在页眉页脚里的。页面设置按钮，可以用它来设置奇偶页使用不同格式的页眉和页脚，也可以设置首页与其它页格式不同。显示/隐藏文档文字按钮。在设置页眉和页脚时，单击它，文档隐藏正文内容，再击它则后会显示。这种显示和隐藏不对文档本身产生作用。页眉和页脚互相切换按钮。用键盘上方向键的上、下键也可以在页眉、页脚间相互切换。它们分别是“前一项”和“后一项”按钮。如果你在单击弹出的页面设置对话框里设置了“奇偶页不同”选项，这时你用这两个按钮可以在偶页、奇页间相互切换。4)设置分页一般情况下，输完一页内容后，Word会根据页面设置自动分页。但也有遇到用户想在特定位置强制分页的情况，这时就需要手动分页。手动分页的方法有以下两种：(1)菜单命令分页法：将光标移到要分页的位置，选择[插入]→[分隔符]命令，打开“分隔符对话框”，如图2-4-6所示。选定“分页符”选项，单击[确定]，则光标以后的内容分到下一页。图2-