《企业知识产权管理规范》体系文件编制

《企业知识产权管理规范》体系文件编制温州2018年6月6日文件：“信息及其承载媒介”管理体系文件：“阐述组织管理体系的各项要求、规定、准则、规范和方法的具有一定层次的文件系统。”概念信息：“有意义的数据”规范：“阐明要求的文件”文件有助于：文件的价值沟通意图、统一行动、获得增值⚫满足管理要求和体系改进；⚫提供适宜的培训；⚫重复性和可追溯性；⚫提供客观证据；⚫评价体系有效性和持续适宜性体系文件编制在贯标中所处阶段贯标启动体系诊断构建体系编制体系文件文件签发实施运行内审管评持续改进主要内容文件类型包括管理手册、程序文件、制度类文件、法律法规、规章、作业指导书、过程管理表、流程图、管理细则等一、体系文件与编制基本要求《GB/T29490-2013》，有关文件的要求主要集中在标准的4.2条款，特别是4.2.1“总则”与4.2.3“知识产权手册”这两个条款，作出了明确要求。管理体系文件的作用管理体系文件的作用？1、描述组织的管理体系2、将管理者承诺和要求传达给员工3、提供做事的方法、路径4、达到工作的一致性5、提供表明已经满足要求的证据（各类记录）6、为持续改进提供依据7、……一、体系文件与编制基本要求体系文件编制原则◆符合性原则：符合标准及法律法规要求；◆适宜性原则：适合于组织的规模、产品性质、人员素质和管理现状等◆有效性原则：满足体系各相关方发展的需要◆系统协调的原则：各级文件之间、同级中各个文件之间要相互协调，接口严密，不得互相矛盾，体现文件及过程之间的相互关联和相互作用；◆可操作的原则：责任明确、过程明确且具有很强的操作性一、体系文件与编制基本要求体系文件编写流程一、体系文件与编制基本要求制定方针目标收集法律法规收集现有文件分析识别过程列出文件清单制定编写计划编写文件相关权限负责人审查体系文件编制的几点注意事项◆避免模板化——不能单纯为了贯标而贯标；一、体系文件与编制基本要求◆文件编制要从企业实际出发考虑认证范围、条款的删减问题◆编制文件前要进行必要的培训体系文件编制的几点注意事项◆标准要求4.2文件控制一、体系文件与编制基本要求◆对照标准要求，重点关注：缺（漏）项；与标准要求偏离体系文件编制的几点注意事项◆编写文件的人员主体为企业人员一、体系文件与编制基本要求◆编写时间表（计划）◆其他：满足企业知识产权管理目标的发展要求与企业现行制度相契合、最大限度地利用原有管理文件（包括记录文件）《企业知识产权管理规范》标准要求4.2.1总则知识产权管理体系文件应包括：a)知识产权方针和目标；b)知识产权手册；c)本标准要求形成文件的程序和记录。注：本标准出现的“形成文件的程序”，是指建立该程序，形成文件，并实施和保持。一个文件可以包括一个或多个程序的要求；一个形成文件的程序要求可以被包含在多个文件中。一、体系文件与编制基本要求一、体系文件与编制基本要求方针、目标程序制度文件记录文件知识产权手册体系文件总体架构➢知识产权工作的宗旨和方向、以及工作具体要求➢是知识产权管理体系纲领性文件对体系做概括表述、阐述及指导体系实践的文件➢对知识产权获取、维护、运用和保护过程进行控制（谁做、做什么、何时做、怎么做）➢知识产权活动形成的记录一、体系文件与编制基本要求标准要求“形成文件的程序”十处1、4.2.4外来文件与记录文件2、5.3.3法律和其他要求3、6.4信息资源4、7.1获取5、7.2维护6、7.3.1实施、许可和转让7、7.4.1风险管理8、7.4.2争议处理9、7.6保密10、9.2内部审核二、知识产权方针与目标的编制知识产权方针：知识产权工作的宗旨和方向◆标准5.1管理承诺最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，应通过以下活动实现知识产权管理体系的有效性：a）制定知识产权方针；二、知识产权方针与目标的编制知识产权方针：知识产权工作的宗旨和方向◆标准5.2知识产权方针最高管理者应批准、发布企业知识产权方针，并确保方针：a）符合相关法律和政策的要求；b）与企业的经营发展相适应；c）在企业内部得到有效运行；d）在持续适宜性方面得到评审；e）形成文件，付诸实施，并予以保持；f）得到全体员工的理解。二、知识产权方针与目标的编制知识产权方针：知识产权工作的宗旨和方向◆企业知识产权方针如何确立？要点：✓方针的制定可以从知识产权的获取、维护、运用、保护等方面考虑✓对体系有指示方向和定位作用✓应为体系目标制定提供框架切忌：✓空泛、不着边际、太高大上、无指导意义二、知识产权方针与目标的编制方针示例：1、规范管理，保护创新，防控风险，促进发展2、科技创新推动环保产业，知识产权维护持续发展3、提升好孩子知识产权创造、运用、保护和管理能力，建设创新型企业，成为全球婴幼儿用品行业创新、时尚、标准的领导者。4、以高科技引领运动服饰行业发展潮流，以规范推动公司知识产权保护。二、知识产权方针与目标的编制知识产权目标：对知识产权工作的具体要求◆5.1管理承诺最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，应通过以下活动实现知识产权管理体系的有效性：b)制定知识产权目标；二、知识产权方针与目标的编制知识产权目标：对知识产权工作的具体要求◆5.3.2知识产权目标最高管理者应针对企业内部有关职能和层次，建立并保持知识产权目标，并确保：a）形成文件并且可考核；b）与知识产权方针保持一致，内容包括对持续改进的承诺；二、知识产权方针与目标的编制知识产权目标：对知识产权工作的具体要求企业如何建立知识产权目标◆制定长期目标◆制定中期目标（3-5年）◆制定年度目标◆部门年度目标分解二、知识产权方针与目标的编制知识产权目标：对知识产权工作的具体要求◆制定长期目标-----示例形成完善的知识产权获取、维护、运营的管理体系，使知识产权体系成为企业拓张市场的助推器，防御风险进一步加大知识产权保护的宣传、培训力度，使知识产权保护意识深入人心，健全公司的知识产权管理体系并持续改进，使公司创造、运用、保护和管理知识产权的水平显著增强，使知识产权成为企业的有力支撑，使无形资产在公司的资产比重中进一步提高，逐步扩大公司知识产权人员队伍，创建一个知识产权管理体系健全、知识产权管理人员专业、知识产权管理水平高超的创新型企业，成为行业内在专利积累上具有明显优势的企业。二、知识产权方针与目标的编制知识产权目标：对知识产权工作的具体要求◆制定中期目标（3-5年）-----示例⚫自主知识产权水平逐步提高，拥有量进一步增加。发明专利申请量占比在3年内达到年度申请量的30%，发明专利授权量三年内达到150件。运用知识产权的效果明显增强，知识产权产品比重显著提高。⚫企业知识产权管理制度进一步健全并持续改进，对知识产权的投入大幅度增加，运用知识产权参与市场竞争的能力明显提升，加强商标、重点专利产品的海关备案工作，加大知识产权的保护力度。⚫知识产权保护状况明显改善。提高企业员工知识产权保护意识，形成知识产权文化氛围，形成全员参与知识产权保护的格局。同时配置2-3名专职知识产权工作人员。三、知识产权手册的编制知识产权手册：是知识产权管理体系纲领性文件⚫标准4.2.3规定：编制知识产权手册并保持其有效性，具体内容包括：a)知识产权机构设置、职责和权限的相关文件b)知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用c)知识产权管理体系过程之间相互关系的表述三、知识产权手册的编制知识产权手册的结构与形式1.封面2.组织概况3.发布与任命4.手册目录5.手册说明6.管理方针与目标三、知识产权手册的编制知识产权手册的结构与形式7.组织机构、职责、权限（可列出组织机构图及职责分配表）8.知识产权管理体系过程顺序及相互作用及对过程的控制原则的描述，应包括或引用知识产权体系程序文件，这是手册的主体部分9.附录（需要时设立本节，可包括管理体系程序文件清单、适用法律法规清单、记录文件清单等）三、知识产权手册的编制1.封面三、知识产权手册的编制2.组织概况三、知识产权手册的编制3.发布与任命三、知识产权手册的编制4.手册目录三、知识产权手册的编制5.手册说明三、知识产权手册的编制7.组织机构、职责、权限三、知识产权手册的编制8.手册的主体部分编制要点：写明WHO?WHAT?引出相对应的程序文件（how、when、where）三、知识产权手册的编制8.手册的主体部分三、知识产权手册的编制8.手册的主体部分三、知识产权手册的编制示例一：缺少标准的部分内容三、知识产权手册的编制示例二：三、知识产权手册的编制示例二：要求不明确四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件：是知识产权管理的规范性要求；当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可称为程序文件。四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件结构和内容作为指导某项知识产权活动如何开展的程序文件，其内容可包括活动的描述及过程的输入和输出等。因此可将程序分以下几部分来编写：1.目的：说明制定本程序的目的。2.适用范围：程序所涉及的活动、产品。3.职责与权限:规定负责实施该项程序的部门或人员及其责任和权限；规定与实施该项程序相关的部门或人员的责任和权限。四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件结构和内容四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件结构和内容4.活动的描述（工作程序）按活动的逻辑顺序描述（可采用文字和流程图等方式）开展该项活动的各个细节：•规定应做的事情（What）；•明确每一活动的实施者（Who）；•规定活动的时机（When）；•说明在何处实施（Where）；•规定具体实施办法（How）；四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件结构和内容5．引用文件及相关的记录引用的程序文件、制度文件、作业指导书、工作规程及其他规范性文件；所产生的记录。6．附录（所需的记录格式等）。同样，程序文件应包括评审、批准、修订及其更改状态标识等内容。四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件的格式------原则是不拘一格下面给出的格式仅供企业制定程序文件时参考。1、封面，可载有下列信息：•单位标志、名称；•文件编号、文件名；•拟制人、审核人、批准人及日期，颁布、生效日期；•修改状态／版号；•修改记录（可专设修改页）；•受控状态／保密等级；•发文登记号等。四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件的格式------原则是不拘一格2、正文•正文可直接对内容进行描述，但许多组织为了适应文件资料控制要求及其他目的，在每页增加了刊头和刊尾。•刊头刊尾可能包括（但不一定包括全部）：单位标志、名称、文件编号、文件名称；生效日期；修改状态／版号；发布部门、日期；页码等。四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件的格式------原则是不拘一格3、文件更改控制页由于文件在不断变化之中，而标准要求记录、识别文件修改状态，因此许多组织在每个程序文件上附加了文件修改控制页，它可单独或与封面共同说明文件修改的历史情况，其内容可以包括：•修改标识；•修改人／日期；•审批人／日期；•修改内容四、程序制度文件与记录文件的编制示例：四、程序制度文件与记录文件的编制示例：四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件、制度文件的编写重点在我国的企业中，制度文件存在的历史更久远，是维持企业正常运作的重要管理文件。程序文件是随着管理体系的引入才出现的。制度文件强调的内容是规定、准则；程序文件强调的内容是做事的路径、先后次序。因此，文件一定要做到：◆明确管理职责◆明确管理路径四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件、制度文件的编写重点评奖、申领的程序？内容不够明确四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件、制度文件的编写重点未有4.3章节，却出现了4.3.3四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件、制度文件的编写重点建立多个程序重复约定四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件、制度文件的编写重点制定部门务必核实程序制度可执行性四、程序制度文件与记录文件的编制程序文件、制度文件的编写重点企业知识产权管理制度主要有以下几类：◆知识产权管理工作的总体要求：如：知识产权管理办法◆特定知识产权事项的管理制度：如：专利管理办法、商标管理办法◆企业生产经营活动