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深圳市嘉豪何室实业有限公司企业诊断及管理变革方案40销售订单管理流程作业流程部门执行人表单作业说明NGOK客户《客户订货单》客户传真《客户订货单》或确认《客户订货单》至销售代表。客服部销售代表《销售订单》销售代表作订单资料输入，制作《销售订单》。统计完成后，将资料交客服部评货员。客服部评货员《销售订单》1、由客服部评货员同生管部计划主管主导各部门根据销售预测和成品库存确定订单交期及可行性，并将信息反馈至销售代表，销售代表将《客户订货单》传真给客户，并要求客户签回。2、如订单评审有问题，则由销售代表直接与客户进行磋商，重新确认订单。3、如产品库存量满足订单需求量，经客户确认后,则直接由生产计划主管安排出货计划。客服部客户销售代表《客户订货单》客户接到评审后的《客户订货单》后按要求签回，如有问题，则将问题反馈给责任销售代表，并与责任销售代表达成共识。财务部客服部责任财务人员销售代表汇款底单《产品定价单》《送货单》1、未定单价之产品，由财务部负责核定产品单价，并报总经理/董事长批准后通知销售代表；2、财务部销售制单员接到销售代表开具的《销售订单》后，开出《送货单》，并由出纳主管核对货款到位状况，无误后签字盖章按规定的时间内交销售代表。客服部销售代表《送货单》销售代表接到财务人员开具的《送货单》和相关证明资料后，对《送货单》进行确认,无误后安排专人将《送货单》及资料送交成品仓主管安排备货。如发现资料有问题，在半小时内将单据退回财务。生产系统仓库主管/仓管员、仓库搬运组长《送货单》仓管员接到备货通知后，按照《送货单》要求进行备货，备货完成后，通知仓库搬运组按排装车。如货物数量不够，在二十分钟通知仓库主管，由仓库主管在半小时内通知客户服务部评货员、销售代表和生管主管。仓库搬运组长接到装车通知后半小时内组织装车，如忙不过来，必须在半小时内通知仓管员确切计划装车时间，并由仓管员将信息反馈给仓库主管和销售代表。客户定货销售订单输入订单评审订单确认及回签出《送货单》并作货款确认审核送货单备货、装车深圳市嘉豪何室实业有限公司企业诊断及管理变革方案41生产系统行政系统营销系统仓管员保安员销售代表《出货计划》装车完成后，仓管员确认装车是否与《送货单》要求相符，并在《出货计划》上记录详细出车时间，并在第二天早上九点前传真给营销企划计划主管及生产计划主管；保安员确认〈送货单〉的可行性及单与实物的一致性无误后在《货物放行条》上签字确认，如有问题，有权禁止放行，并将情况在五分钟内向仓库主管反馈，并做好《货物放行登记表》；销售代表确认出货时间并反馈给客户。详见管理办法。营销系统销售代表《销售计划》销售代表确认货物出货后，继续跟进货物的运输进度及客户的收货进度，如有问题，及时与客户进行沟通，并将信息及时反馈给品牌部、分公司或企划经理或，进行售后服务处理。并在《销售计划》上做好相关记录。营销系统生产系统销售代表/企划计划主管计划主管《销售计划》《出货计划》《生产计划》《客户订货单》销售代表确认订单完成后，在《销售计划》上做好记录，生产计划员在《出货计划》和《生产计划》上做好记录，将《客户订货单》做结案归档。且各自将文件按ISO9000的要求保管好。客服部销售代表《客户抱怨与投诉登记表》《客户信息调查表》、《退货申请单》品牌部、办事处或客服部作售后服务调查、沟通。交货确认订单结案售后服务出货确认深圳市嘉豪何室实业有限公司企业诊断及管理变革方案42销售订单管理办法1.0目的：规范销售订货运作，完善营销管理，提高销售效率，促进销售与服务的改善。2.0范围：公司（非特殊订货）销售订单运作全过程。3．0定义：无4．0职责；4．1营销系统负责销售订单（订货操作）全过程总体实施、跟进与监督。4．2营销系统客服部负责主导客户订单评审、实施跟进与监督，以及《销售计划》的制订、实施与跟进及其信息的反馈。4．3财务部负责对价格的结算（未定单价之产品，由财务部负责核定产品单价，并报总经理/董事长批准）及开具送货单并核算、统计、监督。4．4生产系统生管部参与《客户订货单》的评审，根据《销售计划》编制《生产计划》，并督导、协调、跟进《生产计划》的实现，并负责营销与生产之间订单实现信息的沟通。4．5成品仓负责依《送货单》备货核实装车，保质保量交付。4．6公司稽核中心负责对流程实施全过程的检查监督。5．0规范与程序；5．1客户订货：客户通过传真、电话或来公司订购产品,并提出合同要约。原则上只接受客户传真订单、来访订购、并需客户签字确认的订单。客户因故不能传真而电话订货的，销售代表需认真记录产品型号、名称、数量、交期和有无特殊要求等，并做好《客户订货统计表》，并要求客户在发货之前补发传真，或开具《客户订货单》传真客户确认，以避免因双方接听或口述不明确造成漏发、误发、多发货品的现象。（注：开具《送货单》后，客户临时加单视为新的订单处理）5．2销售订单输入：销售代表根据《客户订单统计表》及《客户订货单》进行订单电脑处理，输入销售系统软件，并传递至评货员组织评审。销售代表在输入单据时应仔细核对产品型号、规格、数量、交期、特殊要求等是否与客户传真要求相符，对传真要深圳市嘉豪何室实业有限公司企业诊断及管理变革方案43求中不明确的信息需及时与客户联系确认，不能由销售代表个人凭常规方式分析或主观印象确认。订单输入工作必须在接到信息后二小时内完成。5．3订单评审：客服部评货员及生管部计划主管根据库存、销售计划及客户订货情况在半个工作日内组织完成对销售代表传递的客户订货单的评审。并将评审结果在评审后的半个工作日反馈给责任销售代表，以便销售代表回复客户。订单评审内容包括客户所订货物的品名、型号、数量、货款金额、交期、生产可行性及相关特殊要求等。5．4客户订单确认及回签：销售代表在一小时内将已经由计划主管评审过的《客户订货单》传真至客户同时要求客户在一个工作日内核对确认后回传。销售代表需保留客户回传的确认订单，以便查证。如客户不回传《客户订货单》则由销售代表电话跟进并在客户签名栏中注明“电话确认”字样，并记录时间与客户确认人姓名。销售代表将客户确认好的《客户订货单》在一小时内交与企划计划主管。5．5出《送货单》并作货款确认：销售代表收到《出货计划》后根据公司规定及该客户的结算政策与客户进行货款确认，并与公司财务人员对客户传真的汇款底单进行核对货款到帐情况。如货款有误，销售代表负责在半个工作日内与客户达成共识，否则，在半小时内先电话通知后书面通知评货员要求仓库停止出货，并记录停止出货原因报部门经理审核确认后存档；如属出货产品没有定价或价格变化，则由销售代表提出申请，交部门经理审核后交公司财务人员核定产品价格，财务部产品定价负责人填写《产品定价单》交部门主管审核并经总经理/董事长批准后交销售代表。当销售代表与客户达成共识并确认货款已到位后，财务人员开具《送货单》，经直接上级盖章确认后，转交销售代表。5．6审核《送货单》：销售代表接到财务开具的手续完备的《送货单》和相关证明资料后，对《送货单》进行确认,无误后安排专人将《送货单》及资料送交成品仓主管安排备货。如发现资料有问题，在半小时内将单据退回财务。5．7备货、装车：仓管员接到《送货单》后，按照《送货单》要求进行备货，备货完成后，通深圳市嘉豪何室实业有限公司企业诊断及管理变革方案44知仓库搬运组按排装车。如货物数量不够，在二十分钟通知仓库主管，由仓库主管在半小时内通知营销评货员、销售代表和生管主管。仓库搬运组长接到装车通知后半小时内组织装车，如忙不过来，必须在半小时内通知仓管员确切计划装车时间，并由仓管员将信息反馈给仓库主管和销售代表。5．8；出货确认：装车完成后，仓管员确认装车之货物及运输资料是否与《送货单》要求相符，并在《出货计划》上记录详细出车时间，同时在第二天早上九点前传真给企划部计划主管及生产计划主管；保安员确认《送货单》与实物及资料的一致性，确认无误后在《货物放行条》上签字，如有问题，有权禁止放行，并将情况在五分钟内向仓库主管反馈，同时做好《货物放行登记表》；销售代表确认出货时间并反馈给客户。5．9交货确认：销售代表确认货物出货后，继续跟进货物的运输进度及客户的收货情况，如有问题，及时与客户进行沟通，并将信息及时反馈给市场经理或企划经理，进行售后服务处理。并在《销售计划》上做好相关记录。5．10订单结案：销售代表确认订单完成后，在《销售计划》上做好记录，生产计划员在《出货计划》和《生产计划》上做好记录，将《客户订货单》做结案归档。且各自将文件按ISO9000的要求保管好。5．11售后服务：品牌部、办事处或客服部作售后服务调查、沟通。6、附件：订单变更处理办法6．1开具《送货单》前，客户因故减少订货，销售代表可以在电脑程序中修改后传递给评货员重新评审。6．2开具《送货单》后的客户加货视为第二次订货，销售代表重新做《客户订货单》，并交客户签回。6．3开具了《送货单》并送至成品仓但尚未装货的客户减货，由销售代表填写《客户订单更改申请》交评货员审核后交生管主管、财务该工作责任人，并由财务该工作责任人授权成品仓主管在《送货单》上划改，且签名或盖章处理。深圳市嘉豪何室实业有限公司企业诊断及管理变革方案45出货数量确认按《客户订单更改申请》的要求数量确认。仓库作帐、财务对帐、销售与客户核对均按《客户订单更改申请》数量作业。6．4对外贸或集团购买的订单数量变更，如超出现有库存与正常生产能力的，由营销系统评货员提出客户订单更改申请并组织相关部门评审，然后与客户达成一致，再通过划改、补充订单或重新制作订单的形式变更。6．5发货交付后，不接受订单变更。如要更改出货数量，由销售代表另开《客户订货单》。6．6本公司提出变更订单的，营销部要与客户协商一致后实施。7．0记录和表格7．1《客户订货单》7．2《送货单》7．3《出货计划》7．4《货物放行条》7．5《货物放行记录表》7．6《文件移交记录表》8．0流程图；9．0处罚规定；9．1未按本流程作业者，一律处以每单50至于100元的罚款，若给公司带来经济损失时，当事人及其直接上司一律按公司相关制度给予处罚或赔偿，公司无相关制度时视情况而定处罚办法。9．2依照本流程作业，但出现人为单据书写错误等情况时一律处以20至于30元的罚款，若给公司带来经济损失时，当事人及其直接上司一律按公司相关制度给予处罚或赔偿，公司无相关制度时视情况而定处罚办法。9．3依照本流程作业，但出现人为作业错误等情况时一律处以30至于50元的罚款，若给公司带来经济损失时，当事人及其直接上司一律按公司相关制度给予处罚或赔偿，公司无相关制度时视情况而定处罚。