关于推进区镇部门档案室达标升级工作的意见

关于推进区镇部门档案室达标升级工作的意见XX开发区、XX高新区、XX经济开发区、旅游度假区党工委和管委会，各镇党委和政府，市各部委办局，各人民团体，各直属单位：为更好地适应经济社会发展和率先基本实现现代化的新形势，加快推进档案管理规范化科学化现代化进程，不断提升服务大局、服务基层、服务群众的能力和水平，现就推进区镇、部门档案室建设和达标升级工作提出如下意见。一、指导思想以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕率先基本实现现代化的总目标，以档案资料完整收集、安全保管、有效利用为目标，加大区镇、部门档案室设施建设力度，不断优化档案资源结构，健全档案管理制度，促进档案开发利用，提升档案管理水平，更好地为全市经济社会发展和人民群众服务。二、工作目标按照因地制宜、突出重点、统筹规划、稳步推进的原则，力争用三年左右时间，全面推进区镇、部门档案室建设达标升级工作，加快构建与经济社会发展相协调的档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系，并为市级综合档案馆资源建设和功能提升打下坚实基础。具体做到“三个一批”：（一）规范一批：省二星级以下档案工作单位及未开展达标升级的单位要对照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》要求，采取必要措施，积极查漏补缺，以管理规范为重点，切实加强档案基础工作，确保在三年内全面达到省三星级档案工作单位标准和市级综合档案馆接收标准。（二）提升一批：省三星级档案工作单位要在原有工作基础上，以贯彻落实国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为契机，以功能提升为重点，切实加强档案综合管理，重点加强档案资料收集、整理和数字化工作，积极争创省四星级、五星级档案工作单位。（三）示范一批：鼓励有条件的区镇、街道、村（社区）、企事业单位和重点专业档案部门、省五星级档案工作单位以服务创优为重点，积极建设服务示范基地，加快建成设施完善、资源丰富、管理科学、服务优质的现代化档案馆（中心），更好地适应服务型政府建设和广大市民的查档用档需求。三、主要任务（一）进一步明确档案管理职责。各区镇、部门要按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》要求，通过加强综合档案室建设，充分履行对本单位各种门类、载体档案集中统一管理的职责。机关各职能部门要指定专兼职档案人员，负责本部门各类档案材料收集、整理工作，并定期向综合档案室移交。除文书档案外，要切实加强对反映本单位主要职能的重要会议、重大活动文件材料整理归档工作，及时做好会计、基建、设备等专业档案及照片、音像、实物、电子文件等其他载体档案收集归档工作，做到应归档文件资料齐全完整。因库房条件限制、全部档案集中管理暂时有困难的，相关业务档案可先按统一规范要求由各职能部门整理保管，但要做到统一制度、统一标准、统一目录、统一管理。（二）进一步完善档案库房设施。各区镇、部门要按照“设施完善、功能齐全、具备档案安全保障能力和公共服务能力”的要求，切实加强档案库房设施建设，做到档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。库房选址要便于档案保管利用，库房面积要有一定预留空间，并配备必要的温湿度控制、消防安全等专用设备，落实防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”措施。档案装具规格、质量要符合国家和省有关规定。区镇、部门档案馆（中心）建筑面积原则上不少于300m2，档案藏量不少于5000卷（盒、册）。（三）进一步健全档案管理制度。各区镇、部门要建立健全文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制等各项工作制度，按期完成上年度文件材料归档整理工作。由于历史原因积存文件材料较多的单位，要集中时间集中力量按规范管理要求做好整理归档工作。要按照国家档案局第8号令要求制定完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，确保各类应归档文件材料齐全完整。要进一步规范档案分类整理、到期档案鉴定、档案统计报表报送工作，及时向市级综合档案馆移交各类纸质档案和照片、音像、实物、电子文件等特殊载体档案，并按照《政府信息公开条例》要求提供主动公开信息。（四）进一步加快档案信息化步伐。各区镇、部门要将档案信息化列入单位信息化建设规划，并同步实施。要配备必要的档案信息化设备和符合要求的档案管理系统，大力推进档案工作各环节计算机管理，切实提高档案管理现代化水平。要对永久、长期（30年）文书档案及重要业务档案进行数字化扫描，建立完善文件级目录、重要纸质档案和照片、音视频档案多媒体数据库。要加强档案数据库应用，通过内部局域网建立室藏档案查阅平台，促进资源共享和有效利用。要结合政务公开要求，开展网上信息公开工作，推进档案利用网络化。要加强电子文件归档管理，规范移交、接收、保管、利用工作，确保档案系统和信息数据的安全。（五）进一步提升档案服务水平。各区镇、部门要按照建设服务型政府和文明窗口的要求，认真做好档案查阅利用工作，优化阅档室服务环境，不断创新服务手段，提升服务效能。要在编制全宗卷、大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等材料的基础上，重视发挥室藏档案资源优势，主动汇编反映本部门业务特色的文件，编辑具有参考借鉴作用的参考资料，更好地为党委、政府中心工作服务。要建立完善反映本单位发展历程、重大活动、主要荣誉的陈列室，因地制宜开展各种陈列展览活动，充分发挥档案资源在文化建设和对外宣传中的积极作用。四、保障措施（一）加强组织领导。档案室达标升级是各单位加强基础管理的重要方面，也是市级综合档案馆建设的重要基础。各区镇、部门要切实加强组织领导，成立由分管领导、相关部门负责人组成的领导小组，制定实施方案，加强统筹协调，及时解决档案工作人员、经费、保管场所、设施设备等实际问题。省二星级以下及未开展达标升级的单位，要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的精神，对照标准要求，采取扎实措施，将档案室建设、达标升级工作落到实处。在抓好机关档案工作的同时，各区镇、部门要切实加强对本区域本系统下属单位档案工作的监督指导，健全管理网络，完善工作制度，组织开展达标升级活动，全面提升基层档案管理水平。（二）加大推进力度。根据“试点先行、逐步推开、以点带面、整体推进”的要求，档案管理部门要主动作为，相关部门要通力协作，采取组织培训、现场指导、协作交流、会议推进等多种形式，加强行政推动，形成良好氛围。2012年要重点推进省二星级以下档案工作单位达标升级、省三星级档案工作单位创省四星级、五星级及XX开发区、市国土局建设档案馆（中心）试点工作，其他单位都要按照统一部署，强化工作基础，确保完成任务。档案工作基础较好的单位要认真总结经验，不断推进工作理念、手段和方式方法的创新，率先实现档案库房设施和保管利用现代化。（三）完善工作机制。各区镇、部门要实行目标管理责任制，将档案室达标升级工作列入本单位工作计划和目标考核，明确责任，落实措施，使档案工作与各项业务工作同步协调发展。档案管理部门要切实加强对各区镇、部门档案室达标升级工作的分类指导，对阶段性进展情况进行通报，并及时组织或提请上级档案部门组织达标验收。