⑩(中)(77页)★第八章34节公共关系的文字写作

第八章（下）公共关系的文字写作（第3.4节）文法学院王庆位讲授2011.02·石家庄☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授第三节请柬、公函、便函的写作☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授一、请柬（一）怎样使用请柬请柬又叫请帖，是邀请客人参加某项活动使用的礼仪性信件。其可以用于个人、单位之间，以及单位与个人之间的相互邀请。活动内容可以是庆贺、一般性集会或请求指导等。其内容虽然比较简单，但礼节性很强，比普通信函更具有庄重的特点，有时虽近在咫尺或客人已知道此事也应发请柬。一般均发请柬既是出于礼貌，也是对客人提醒备忘。请柬应在宴会前发出，至于发柬时间以接柬人有充裕时间安排赴宴为宜。即使已经口头或电话邀请过，也应在日前发出请柬，便于进一步落实。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授（二）请柬的撰制和有关要求请柬以印刷品为佳，尤其是正规的请柬，采用印刷品形式方显得庄重，小型宴会也可手写。请柬中需要说明宴会的时间、地点、主办人(或主办单位)、举行宴会的目的。正式宴会还应注明对服装的要求，即使对服装不做特殊要求，也应注明“服装请便”以免出席者困惑。请柬在外观形式上和文字表述上都有特定的要求，每一处文饰都须认真斟酌。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授1.封面封面要求美观、悦目。写明“请柬”或“请帖”二字，加上图案装饰、烫金，结人以庄重、喜庆之感。2.姓名称谓写被邀请的单位全称或个人姓名，如个人一般应写上其职称、职衔或适当的单称，可在标题下行顶格写，也可以写在正文之后，如“此致”“先生”。3.正文写明邀请的目的、活动内容、时间、地点（有的还需写明席位）及其应注意的一些问题。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授4.请柬的末尾一般应写上“敬候光临”“敬请莅临指导”之类的礼貌用语，也可以写“此致”“敬礼”。最后签上邀请者的名称（单位加盖公章）和发出请柬的时间。请柬的语气要在准确的基础上力求礼貌文雅、婉转得体，带有祈望、请求的口吻。例如：不能把“敬备茶点”写成“有茶点招待”；不能把“恭候光临”写成“请您出席”等等。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授（三）使用请柬注意事项第一，正式宴会一般在发请柬之前就安排好席次了，并在请柬上注明席次号。为了确切掌握出席情况，往往要求被邀请者答复能否出席。中式请柬的下端附有回单，西式请柬的左下方印“R．S．V．P”并写上电话号码，也可随请柬寄去回信片。如已预先约定，则加注“备忘”二字。即使不安排席次，也应对出席率有所估计。第二，接到请柬后应尽快答复，这是最起码的礼节，特别是指定了席位的宴会，如不及早告知你将缺席，主办方面来不及补充人员，造成席位的空缺，既不礼貌又很浪费。现在一般采用电话答复，简单快捷，用书信的形式，婉转地说明一下不能出席的理由则更好。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【请柬实例一】请柬×××先生：兹定于二O一O年九月十日下午三点在我院办公楼二楼会议室举行教师节茶话会。敬请光临。××××学院××××年×月×日☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【请柬实例二】请柬×××先生：为庆祝我厂建厂二十周年；定于×月×日上午×时在我厂礼堂召开“公关在我身边”演讲比赛，届时敬请光临指导。此致××××厂厂长：×××××××年×月×日☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授二、公函《国家行政机关公文处理办法》（国办发［1993］81号），规定：函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。函有公函和便函两种。公函是公文文种之一，起草、签发要按公文处理。公函不受级别限制，应用灵活，是社会组织之间在交往中常用的文体。下面简要介绍一下公函的格式、内容及写作注意事项。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授1.公函的格式及写法公函的基本格式与一般公文格式相同，一般分为五个部分：标题、发文字号、主送单位、正文、署名和日期。(1)标题。一般是“关于××××的函”或者是“关于××××的复函”。(2)发文字号。是发文单位的代号、年号和顺序号。(3)主送单位。一般写全称或规范简称。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授(4)正文。是阐述发函内容的主要部分，要求用简要的文字，说明发函的目的、理由或根据。如果是复函，一般以对方的来函为依据，写明对方的来函收到，让对方知道是针对什么事复函的，要将具体的意见和有关事项交待清楚。结尾部分可根据不同情况，使用“请予函复”、“特此函复”、“专此函复”等公文词语。也可参照书信的惯用格式如用“此致敬礼”、“请予协助为盼”等致意的词语。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授(5)署名和日期。署名要写明发文单位的全称，加盖公章，最后写明发函的日期。2.公函写作的注意事项(1)开门见山，措辞得体，语言简洁明确，并注意使用礼貌性语言，以缩短相互之间的心理距离。在社会组织之间的交往中，即使是拒绝对方的要求，也要做到给对方合理的解释，要有积极合作的态度。(2)有针对性，围绕中心要提出明确的意见，切忌含糊其辞。(3)内容专一集中，简明扼要，一般一函一事。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【公函实例一】新中国第一份外交公函1949年10月1日，毛泽东在开国大典上发表建国公告，并向全世界庄严宣布：“本政府为代表中华人民共和国全国人民的唯一合法政府。凡愿遵守平等、互利及互相尊重领土主权等项原则的任何外国政府，本政府均愿与之建立外交关系。”新华社迅即向全世界播发了全文，同时按照外交惯例，由中央人民政府外交部部长周恩来向各国原驻华外交代表发出公函，要求他们将公告转交本国政府。这是中华人民共和国的第一份外交文书，也是周恩来以外交部长身份发出的第一份外交公函。当时，各国驻华代表在中国分驻三地，奥地利、缅甸、埃及、印度等１２个国家的前驻华大使馆在南京，希腊、巴西、瑞典等１４个国家的旧领事馆在上海，苏联、美国、英国等７国的旧领事馆在北京。所以这份外交公函于１０月１日开国大典后迅速发往北京、南京和上海三地。各国原驻华外交代表收到外交公函和建国公告后，立即转达本国政府，一时间，北京、南京、上海的电报局繁忙异常，中华人民共和国成立的消息迅速传遍了世界。中国政府愿在平等、互利和互相尊重领土主权原则下与所有国家建立外交关系的立场也即时为世界各国所知晓，为顺利开展建交工作奠定了良好的基础。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【公函实例二】天人集团无纺布招标公函［求购］天人集团无纺布招标公函联系人：王先生(集团办公室)公司：江西天人集团联系地址：江西省吉安市高新技术开发区,中国电话：[phone]主页地址：发布日期：2005-04-1315:39:25☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授江西天人集团无纺布招标公函贵单位：您好！我公司是生物农药领域最新崛起的大型龙头企业，从规模到产品技术含量均领先国际。是目前国内最大的真菌杀虫剂生产基地，是国家发改委批准的生物源农药唯一定点生产单位。集团总资产2.6亿元人民币。公司注册资金5000万元，固定资产投资超过6000万元。无纺布菌条是我公司的主导产品之一。随着公司市场的不断拓展和壮大，现有的无纺布供应远远不能满足生产上的需要，为了解决和稳定无纺布的质量和供应，我公司特向专业生产无纺布的企业招标采购相关产品，要求供货单位具备生产实力、产品质量性能稳定、供货及时等几方面条件。产品标准及要求严格按照我公司所提供的样品执行，现将产品基本信息提供如下：☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授自然界可降解；成分主要为棉、麻；能自动而均匀地吸收液体，没有气泡影响；能耐几次高温灭菌；厚度约为5mm，能够较容易地撕断；取样定制；如贵单位具备生产技术并有意参加投标，请速来业务员联系取样，不详之处请电话垂询，联系取样时间截止到4月16日。（注：我公司不寄样品）顺祝商祺江西天人生态工业有限责任公司2005-04-13地址：江西省吉安市高新技术产业开发区天人集团邮编：343100电话：[phone]联系人：王先生公司网址：邮箱：[e-mail]☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【公函实例三】卫生部公函：发热病人排除非典诊断可解除隔离中新网5月6日电中国卫生部办公厅5月4日发出公函，指出发热留观病人通过临床鉴别诊断，排除传染性非典型肺炎临床诊断时，即可以解除隔离。公函说，根据广东和北京临床专家的诊疗经验，目前对传染性非典型肺炎疑似病人，一般可在10天内作出是否为传染性非典型肺炎的临床诊断。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］：卫生部办公厅关于传染性非典型肺炎有关诊疗标准的函吉林省卫生厅：你省向国务院派出的辽吉督察组提出的有关传染性非典型肺炎诊疗问题，现答复如下：一、留观病人隔离期发热留观病人通过临床鉴别诊断，排除传染性非典型肺炎临床诊断时，即可以解除隔离。二、疑似病人隔离期根据广东和北京临床专家的诊疗经验，目前对传染性非典型肺炎疑似病人，一般可在10天内作出是否为传染性非典型肺炎的临床诊断。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授三、5月3日，我厅印发了新修订的《传染性非典型肺炎临床诊断标准(试行)》、《传染性非典型肺炎推荐治疗方案》和《传染性非典型肺炎病例出院参考标准》，对传染性非典型肺炎有关诊断治疗提出了指导性意见。卫生部办公厅二OO三年五月四日抄送：各省、自治区、直辖市卫生厅局，新疆生产建设兵团卫生局，国家中医药管理局，总后卫生部☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授三、便函便函是形式比较简便的非正式公文的信件。便函的使用范围非常广泛，各单位之间商洽、询问、答复、委托办理事务性事项，凡是不便使用其他公文的，都可以使用便函。它具有简便灵活的特点，是一种重要的公关常用文体。1.便函的格式及写法便函使用一般书信格式，只有上下款和日期，一般不编文件号，也可以不拟标题，使用时可盖公章，也可个人署名。便函的内容，如果是告知对方某一日常生活事宜，以三言两语而情味隽永为宜；若是就某一问题表示意见，应有真知灼见，写得言简意赅。如果是委托对方帮办某一具体事情，宜礼貌周全，简洁明确。2.便函写作的注意事项便函与公函写作的注意事项基本相同。只是便函较多使用习惯用语。如来函结尾常用“为要”“为盼”“为荷”“是荷”“请予以大力支持”“此致敬礼”等；复函结尾常用“此复”“特此函复”等。☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【便函实例一】中华人民共和国国务院学位委员会学位办便字001004有关省、自治区、直辖市学位办：关于征集《中国学位二十年》画册图片的通知（学位办［2000］30）谅悉。为编辑画册，需充实部分内容，请将你部门所属学位授予单位，历届授予学位人员中获国家“三大奖”（自然科学、科技进步、发明奖）、已是两院院士、目前担任重要领导职务、或在其他方面取得突出成就的博士、硕士人员的基本情况填入附表，并搜集其有关工作照片快递寄我办。多谢支持。国务院学位委员会办公室二OOO年十月二十三日☆河北科技大学☆《公共关系实务与操作》第八章王庆位讲授［附］【便函实例二】关于转发建设部住宅与房地产业司便函的通知各房地产开发企业、中介机构：近来，不少单位打着建设部或建设部住宅与房地产业司的名义，组织编辑出版各类房地产书籍及组织开展其他各种活动，这些行为已经在社会上造成了恶劣影响。为此，建设部住宅与房地产业司已发文（建住宅综函［2001］021号），郑重声明未组织、联合、委托其他任何单位组织类似活动，请各企业注意，以免上当受骗。现将原文转发如下。深圳市房地产业