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附件一：恒大地产集团南京公司会议管理制度第一章总则第一条为规范公司会议管理，提高会议质量，发挥会议应有的作用，特制定本制度。第二条适用范围：公司各部（室）、各项目部、物业分公司全体人员。第三条管理权责：行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。第四条召开会议必须有明确的主题，切实做到有议必有果。第五条会议发起人或组织部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提请处罚。第二章会议分类第六条会议分类及组织部门（一）集团系统会议：由集团统一召开的各业务口专题会议。由对口业务部门负责组织、签到及记录。（二）公司全员大会：公司组织全体员工参加的会议。由行政人事部负责组织、签到及记录。（三）公司计划例会：各部门负责人参加的公司周/月/年度工作总结及计划会议。由综合计划部负责组织、签到及记录。（四）公司行政会议：涉及公司行政、人事等重要决策的会议。由行政人事部负责组织、签到及记录。（五）各业务部门会议：一个部门或多个相关部门参加的业务会议。由会议组织部门负责签到及记录。（六）公司临时会议：公司领导根据工作需要临时召集相关人员召开的会议。由会议发起人指定组织者及记录人。（七）专题研讨会：各相关部门为某事项召开的研讨会。由会议组织部门负责签到及记录。第三章会议组织及纪律要求第七条会议准备（一）会议通知：1、按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知；2、召开会议一般应提前半天通知与会人员及会务服务部门；3、会议通知形式一般为电话通知，需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作说明的会议、涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，组织部门还应编制详细的会议通知发送至相关部门。（二）其它准备工作：1、会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；3、各项会议会务服务统一归口行政人事部负责。第八条会议纪律（一）应提前10分钟到会，并在《会议签到表》上签到；如有特殊情况需请假的须提前半天向主管领导或会议主持人请假。（二）与会期间须将手机调到振动或静音，原则上不允许接听电话，如须接听，应得到主持人允许并离开会场。会议期间不得有随意走动、交头接耳及影响会议正常进行等行为；第四章会议纪要及相关要求第九条会议纪要遵照“谁组织，谁记录”的原则，由组织部门负责会议纪要的记录整理工作，并在会后将《会议签到表》报行政人事部备案。第十条会议纪要须在会议结束后24小时内完成、大型综合性会议纪要须于会议结束后48小时内完成，呈主管领导审核再报董事长阅示后转发给相关人员，并报综合计划部及档案室备案。第五章会议跟进第十一条会议决议、决策等事项会后必须跟进落实。第十二条会议决议、决策的落实情况作为部门计划进行考核。第六章附则第十三条对违反本制度者可视情况予以失职问责处理。第十四条本制度由行政人事部负责解释。第十五条本制度自发文之日起执行。