3留连戏蝶时时舞——公关活动组织

项目3：留连戏蝶时时舞——公关活动组织今天真正的统治者是那些能够制造大众认同的“舆论工程师”。——（美）爱德华•伯内斯一旦问题被确认并且提出解决的方案之后，则下面的问题就是行动和传播。——（美）斯各特•卡特利普•任务9：组织专题会议•任务10：组织庆典活动•任务11：组织展览活动•任务12：组织赞助活动•任务13：组织参观活动任务9：组织专题会议•案例导入•任务分析•实训设计•课后练习案例导入供应商大会某超级市场有限公司因迅速扩张造成资金链的高度紧张，导致供应商货款不能及时支付，供应商为了不承担更多的压力，纷纷开始停止供货，导致超市各大卖场出现断货现象，为了扭转这种恶性循环状况，该企业决定召开一次大规模的供应商大会，让更多的供应商对企业的发展坚定信念，告知企业的现状只是暂时的，让供应商和企业一起发展成长。会议的细节成为塑造新形象的关键，有鉴于此，该企业公关部制定了细致周密的会议组织方案，并取得了圆满的成功！供应商大会后，大量货物又源源不断地陈列在这家企业的各大卖场！任务分析•所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会议的组织是一个相对烦琐的工作，特别是大型会议的组织，更加不易。一件小事做不好，也会引起参会者的不满和各种连锁反应，因此，需要会议公关人员在会前做好充足准备，会中以及会后的各项服务工作要做到责任到人，团结协作、统筹兼顾，综合协调。•出席会议与组织会议是完全不同的两码事，会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议组织工作。会议组织得法，可以使组织与内外公众很好的沟通，并在与公众接触中树立良好的组织形象。•通过会议组织的学习，使学生能够掌握会议组织的程序及注意事项，并能够积极配合其它组织者，共同搞好会议组织工作；能对会议实施有效指挥和控制，提高会务服务的能力。实训设计•会议组织与服务训练•实训目的：通过训练，掌握会议签到的内容，掌握签到表的制作，签到服务礼仪的要求，以及到会人员的人数统计工作、会议组织控制、会务服务与材料整理等工作。•实训课时：3课时。•实训地点：实训室。•实训方式：以班级为单位，举行一次“外经贸会议”；设置情景要求标准会议室，签到台，设定上级领导或院方领导、来宾若干人；安排签到人员、礼仪服务人员、会议记录员若干人；以宿舍为单位分组进行。•实训步骤：•1．会前布置。签到表、座位牌的制作；签到台、座位牌的放置；会场环境布置等。•2．签到、引导会议座次。签到人员、礼仪服务人员确定，表演准确地引导签到和座次，要求语言表达、礼仪规范；与会人员进入会场在引导下签到、就座。•3．统计到会人数。签到人员统计到会人数、报告主席。•4．会议组织控制。会议主持人确定，表演要求：语言表达、应变协调等；小组发言人角色扮演；自由发言。•5．会务服务与材料整理。资料发放规范训练：方位、顺序、姿势、用语等；茶水服务，礼仪训练；会议记录：除会务服务组人员和主持人外，原则上每位学生均作记录；摄影等。•实训考核：包括学生结果性材料与成绩考核（交会议签到表一份，占30%；会议人数统计表一份，占10%；交会议记录一份，占10%；过程表现，占50%。)相关知识要点一、会前准备工作二、专题会议会中工作三、专题会议会后工作一、会前准备工作以中型、大型的会议来说，会前准备工作要有以下几个方面：（一）制定会议预案（二）确定会议议题、拟定议程和日程（三）确定与会人员（四）会务分工（五）会议通知的拟写和发送（六）制发会议证件与编排分组（七）会场选定与布置（八）准备会议所需用品和设备二、专题会议会中工作（一）会议的接站和报到工作接站报到工作的主要步骤如下：1．要有统一的指挥调度系统2．要备有足够的车辆和接站人员3．在车站、机场设置接待站4．发放文件袋（二）会议的签到和座位引导工作公关人员应热情地迎接与会人员，并引导与会者及时签到，尽快就座。1．会议的签到2．让与会者就坐3．提前到岗、热情迎接（三）会议记录工作1．会议记录的准备工作2．会议记录的内容3．会议记录的方法（四）会议期间信息沟通1．做好会议期间的信息收集、传递、反馈工作2．做好会议期间的对外宣传工作（五）会议值班、保卫工作会议值班工作的具体做法。大中型会议，一般要有会务组秘书坚持24小时值守，必要时，应建立主管领导带班制度，以保证会议顺利进行，并准备随时应付各种突发事件。会议保卫工作的具体内容。包括与会的重要人员的人身安全保卫；会议重要文件的保卫；会场和驻地的保卫；会议的各种设备用品的保卫。三、专题会议会后工作（一）合理安排与会人员返程（二）会场清理工作（三）会议文件立卷归档（四）会议总结工作课后练习（共5题）习题选摘：1．组织专题会议应坚持哪些公共关系原则？2．晓丹是五湖四海股份公司的办公室主任，公司董事会决定在北京举行年度股东大会，晓丹受聘负责会议筹备与接待服务工作。请问晓丹应该从哪些方面着手组织这次会议呢？3．五湖四海公司为了答谢新老顾客对公司的厚爱，决定在公司会议室举办一次座谈会。如果让你来组织，你将怎样做？任务10：组织庆典活动案例导入（别开生面的庆典活动）任务分析实训设计课后练习任务分析庆典活动是某组织为庆祝某一重大事件而举行的一种公共关系专题活动、举办庆典活动可以向社会宣传组织的存在与发展，为组织创造良好的形象，因此庆典活动是组织中比较重要的公共关系专题活动。通过组织引导学生模拟庆典活动，使学生掌握庆典活动的筹备方式，议程安排及庆典的规范服务，了解庆典活动的类型，理解庆典活动的整体策划、组织、并能熟练应用与庆典活动相关的技能。实训设计模拟开业庆典实训目标：掌握开业庆典的组织和相关礼仪规范。实训学时：2学时实训地点：实训室。实训准备：布置会场、挂横幅、准备致辞等。实训方法：模拟某企业开业庆典仪式，使仪式落实在某个商业组织上。要求：1．编制一份庆典仪式程序，仪式按照程序进行；2．重要领导和来宾名单的单位、职务可由学生自己拟订，分别扮演相关角色。3．编制一份庆典仪式程序，4．庆典结束后，学生评析，教师总结。5．实训可分组进行，让学生轮流模拟演示各个角色。相关知识要点一、庆典活动的策划二、庆典活动的准备工作三、庆典活动的实施四、庆典活动注意事项五、其它庆典活动一、庆典活动的策划组织庆典活动是所有公共关系活动中“表演”色彩最为浓厚的活动。要把庆典活动开展得有声有色，引起社会公众的广泛注意，公关人员应做好以下策划工作。（一）明确活动主题（二）确定形式规模（三）确定举办时间（四）确定举办地点（五）明确职责分工二、庆典活动的准备工作（一）发放请柬邀请来宾（二）确定主持人（三）会场布置（四）宣传工作（五）文稿、材料编写（六）安排接待（七）其他准备（八）设计庆典程序三、庆典活动的实施宾客来到后，应有接待人员请他们签到。宾客签名后，礼仪小姐为其佩带胸花，由接待人员引到备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息并相互认识。如果是大型工程破土动工奠基仪式、工程竣工仪式、公司成立、商场开业等庆典活动，一般要进行剪彩。典礼完毕，宜安排些气氛热烈的节目，如敲锣打鼓、舞狮子、放飞信鸽、放气球，合唱歌曲、放喜庆音乐等。主持人宣布仪式结束，即可引导客人参观工程、组织、公司或商店。四、庆典活动注意事项（一）准备要充分（二）造成轰动效应（三）指挥要有序，头脑要清醒五、其它庆典活动（一）周年纪念组织周年纪念的形式丰富多彩，但是无论何种形式，都必须注意以下几点：1．周年纪念活动必须有明确的主题2．注意介绍本组织的成就3．感谢备界同仁及朋友的支持4．提出未来的发展计划（二）节日庆典举办节日庆典要注意的问题：1．确定举办节庆的时间、地点2．设计节庆的宣传口号和节徽3．进行周密策划4．保证顺利实施5．强化宣传报道课后练习（共4题）习题选摘：1．某酒店开业前，对如何进行开业庆祝活动，酒店公关部进行了热烈的讨论。大家议论纷纷，出了不少点子，归纳起来有五种方案：第一种方案，主张开业那天要把气氛搞得越热闹越好：鸣放礼炮，进行大型军乐演奏，请名演员登台献艺，大造声势，吸引各方民众。第二种方案，主张除搞些演出活动外，关键还要请来省市领导，搞好剪彩仪式，请主要领导讲话，给予高度评价，产生轰动效应。第三种方案，主张进行开业大酬宾，通过抽签选出幸运观众，进行500人的宴请品尝活动。这样既增强吸引力，扩大影响面，又使品尝者得到实惠，使之赞不绝口，将此次活动传为美谈。第四种方案，主张举行隆重的开业典礼，播放喜庆音乐，请劳动模范剪彩，然后召开顾客与酒店领导座谈会，为酒店出谋划策，中午便餐招待。第五种方案，主张召开简单的开业典礼，把省下的资金捐献给希望工程，请记者参加采访，形成材料，通过媒体传播产生广泛影响。对以上策划方案，请你品评一下，你认为哪一种比较好？提出意见。也可以利用或创造条件，提出更好的方案。任务11：组织展览活动案例导入（乐高玩具大展）任务分析实训设计课后练习任务分析展览会是指组织通过集中的实物展示和示范表演，配之以多种传播媒介的复合传播形式，来宣传产品和组织形象的专门性公共关系活动。展览会有多种类型：按展览性质可分为贸易展览会和宣传展览会；按展览的内容范围可分为综合性质展览会和专题性展览会；按展览举办场地分为室内展览会和露天展览会；按展览规模可分为大型展览会、小型展览会及微型展览；按展览的时间可分为长期固定展览、定期更换内容展览和一次展览。展览会作为较为重要的公共关系专题活动之一，它以极强的直观性和真实感，给观者以极强的心理刺激，不仅会加深参观者的印象，而且会大大提高组织和产品在参观者心目中的可信度。同时，展览会还可以吸引众多的新闻媒介的关注，由记者将展览会的盛况传向社会，取得更大的宣传效果。通过组织引导学生模拟展览会的学习，使学生能够增强感性认识，熟练掌握展览会组织的注意事项，提高动手能力和组织能力。实训设计举办企业标识展览会实训目标：通过模拟训练让学生掌握展览活动的操作规范和相关礼仪。实训学时：2学时。实训地点：实训室。实训准备：企业标识、展版、实物、文字说明等。实训步骤：5—6人为一组，分组进行准备。经过一周的准备后，进行展示，每组一块展版，安排一名学生进行讲解。要求：（1）尽可能收集一些企业的标识；（2）设计布置展台；（3）设置签到席。各组对本次实训进行总结，最后指导教师进行点评。相关知识要点一、展览会的策划二、展览会的组织三、展览会的效果检测一、展览会的策划展览活动是一种综合性的活动，要耗费大量的人力、物力和财力。为保证展览活动的成功举办，公关人员需要做好以下几项工作：（一）分析参展的必要性和可行性（二）明确展览会的目的和主题（三）确定参展单位（四）预计参观者的类型和数量（五）选择展览的时间和地点（六）成立专门新闻发布机构（七）准备资料、制定预算二、展览会的组织根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作如下：（一）参展单位的确定（二）展览内容的宣传（三）展示位置的分配（四）展厅的布置（五）展览会的工作人员培训（六）展览会辅助服务项目（七）组织展览会应注意的问题三、展览会的效果检测展览会的效果检测方法主要有：（一）举办有奖测验活动（二）设置公众留言簿（三）召开公众座谈会（四）借助记者采访（五）开展问卷调查课后练习1．某车展开幕，本次车展来了许多知名宾客进行参观，你作为本次车展的解说员，将为知名的宾客进行解说，你将如何开展工作？2．某车展开幕，本次车展来了许多知名宾客进行参观，你作为本次车展的解说员，将为这些知名宾客进行解说，你将如何开展工作（这些知名宾客以演员、歌手为主，可以让一些同学扮演宾客）。3．案例分析踩踏事件2004年春节刚过，北京密云灯展就拉开了序幕。元宵节前，灯展每天有游人为3000人左右，但元宵节当天游人突破3万人，公园中十分拥挤，而公园中的彩虹桥既长又窄，最窄处不过3—4米。不幸的事情发生了，19时45分，彩虹桥上发生了严重的游人踩踏事件，这起恶性事故造成了37人死亡，15人受伤。事故原因并不复杂：元宵节观灯游人骤升造成公园人员拥挤，一游人在彩虹桥上不慎摔倒，引起身后游人拥挤踩踏而造成人员伤亡。思考讨论题：（1）造成踩踏事件的原因是什么？（2）