公关专题活动一新闻发布会

公共关系专题活动一新闻发布会•是指以某一社会组织的名义邀请新闻机构的有关记者参加，由专人来宣布有关重要信息，并接受记者采访，具有传播性质的一种特殊会议。•形式比较正规、隆重，规格较高。记者招待会•记者招待会与新闻发布会有相同之处。•新闻发布会和记者招待会的区别:（1）目的不同：新闻发布会的目的重在“发布”二字，可以不答记者问；（2）邀请对象不同：记者招待会的对象一律为记者，而新闻发布会的对象除记者外，还要有和本次新闻有关的人员。（一）新闻发布会的目的•通过新闻发布会，可以公布本组织的一些重大新闻，将社会组织的有关信息迅速传达扩散到公众中去。召开新闻发布会的理由•新产品开发；•企业经营方针的改变；•企业首脑或高级管理人员的变更；•新工厂的建立或旧工厂的扩建；•新设备投入使用；•企业创立周年纪念日；•重要人物来访；•新发明、新产品试制成功；•涌现典型先进人物；•企业获得重大荣誉；•企业合并转产；•与企业相关的重大责任事故的发生；•……•无论是公司成立、战略发布，还是新品的推出，或是项目的签约、合作等具有里程碑性质的事件，发布会都是一个常见的，甚至是必不可少的手段。•在各种市场活动手段中，新闻发布会无疑是应用频率最高的一种。•对于媒体来说，新闻发布会也是他们所期待的。•新闻发布会上人物、事件都比较集中；•时效性又很强；•免去了预约采访对象、采访时间的一些困扰。（二）召开新闻发布会需考虑的因素•信息对新闻界有无价值•新闻发布的时机是否成熟•主题是否突出•信息准备是否充分•时间与场地的选择危机事件中的发布时机•过早，记者可能对事态并不很了解，甚至还不是很感兴趣；•过晚，记者自己便会通过各种渠道去了解信息，进行揣摩性报道，从而带来更大的危害。•最合适的时机是媒体已经出现第一轮报道的时候，或者在这之前进行。新闻发布会的主题•一次新闻发布会只应确定一个主题。•主题要突出，明确。•常见的是在主题中直接出现“***发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题。•主题一般出现在现场的背景板中，传播媒体也会很高频率地提到这些字样，因此应以简洁、上口为突出点，字数一般不宜太多。新闻发布会的时间•周一、周五不要选，尽可能选周二、三、四；•避免与社会重大活动的时间冲突；•早报、晚报的截稿时间不同；•时间一般在上午10时或下午3时为佳，以方便记者到会；•如果危机的影响确实十分轰动，可以选择在特殊的时间进行，比如晚间、凌晨；•会议持续1-1.5小时，正式发言时间不超过1小时，应留有时间让记者提问；•会后，一般为记者准备工作餐，最好的形式为自助。场地选择•品位与风格：与所要发布的新闻性质相融洽。以室内为多见，也有选择在避暑山庄等地召开。•方便性：离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，停车是否方便。•实用性与经济性。•现场效果：是否具备录像、拍摄的辅助灯光、视听辅助工具、播放设备、对外通讯联络条件、会场的舒适、桌椅安排等。（三）新闻发布会的步骤•会前——会务准备•会中——一般会议程序•会后——情报工作1、会前——会务准备•（1）准备会议资料•（2）确定会议主持人、发言人•（3）确定应邀者的范围，发放请柬•（4）安排必要的交通、通讯设施•（5）布置会场（1）相关资料准备•新闻通稿（含电子版）•会上发言人的发言提纲和报道提纲•辅助材料新闻通稿•主要是详细介绍本次活动的市场背景、活动的深度分析、重点报道企业形象等。形式有：（1）消息稿：字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经登出。（2）通讯稿：篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。•消息稿一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。发言提纲和报道提纲•在会前根据会议主题，组织熟悉情况的人成立专门的小组负责起草。•其内容要求全面、准确、简明扼要。•发言人的发言提纲和报道提纲的内容在内部通报一下，统一口径，以免引起记者猜疑。•另外，提供对记者有用的发言稿。辅助材料•背景材料、图片资料、公司宣传册、参会重要人物、知名人士材料；•布置于会场内外的图片、实物、模型、会议播放的音像资料等。准备材料的注意事项•会前应准备好有关材料，在签到登记时发给记者。•材料设计要便于快速阅读，不要冗长拖沓。•必要时还可进行实物演示或播放影片。•在会前要求记者预报提问的题目，常令记者反感。但可以咨询一些记者，打听记者所关注的问题，然后再汇总成一个问题库，让领导对这些问题有个准备。（2）确定主持人和发言人•一般由主持人简单介绍概要；•而后由主要发言人详细发言。主持人的作用•主持人的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行；•必要时，还承担着消除过分紧张的气氛、化解对立情绪、打破僵局等特殊任务。主持人的条件•主持人的表现应当活跃，谈吐具有幽默感和亲切感，不要给人生硬、冷漠的距离感。•主持人要求思维敏捷、反应机敏、口齿伶俐，有较高的文化修养和专业水平。•主持人一般由具有较高公关专业能力的人来担任，如公关负责人。发言人的条件•有效的传播与沟通能力；•执行原定计划并加以灵活调整的能力。•头衔很重要：应在公司身居要职，有权代表公司讲话。•权威人士或政府官员，在某些特定的危机中可以起到稳定公众情绪的作用。•如果是纠纷处理，可由律师来担任；但在客户纠纷中，切忌请律师出面。（3）确定应邀者的范围•邀请对象主要是记者，也有必要邀请一些社会名流和有关专家，以提高会议规格。•邀请的记者应该有较大的覆盖面，既要有报纸、杂志方面的，也要有广播、电视方面的；既要有文字方面的，也要有摄影方面的。•在邀请密度上，一家媒体可以邀请两个记者，有时需要严格控制只请一个，需要谨慎处理。邀请记者的范围•要视发布新闻的内容而定。•还应视问题涉及的范围或事件发生的地点而定。•如果事件涉及到全国，则要邀请中央新闻单位记者出席；•如果事件影响仅限于本地，则请当地新闻单位的记者出席；•如果事件涉及到专门的问题，则请专业性报刊或新闻单位专业记者参加为好。•如果是社会发布本组织的好消息，只要有能力，就应尽可能地扩大邀请范围；•如果是危机事件，则应该邀请中央级的媒体、影响力大的各地省级报刊和产生影响力较大的当地各媒体。发送邀请函•尽量不要用电话邀请。带有公司标志的邀请函表明新闻发布会是很正规的。•如果媒体离公司不远，就亲手送去。•注意不要送得太早，但也应给对方留出反应的时间。•可以用电话询问邀请函是否如期送达，确认对方是否与会等。•邀请信中不能过多透露将要发布的新闻。•信件中最好不注明会议联系人的全名和个人电话，以防止记者提前采访或得到新闻发布会的细节。（5）现场布置•房间大小：取决于与会的摄影记者，电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大。•背景布置：主题背景板内容含主题、日期等。颜色可以企业VI为基准。现场布置（续）•酒店外围布置：如酒店外横幅、竖幅、飘浮气球、拱形门等。•相关设备：在发布会前要反复调试，保证不出故障。•签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。•一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。现场布置（续）席位摆放：•一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。•注意席位的预留，一般在后面准备一些无桌子的坐席。•注意确定主席台人员。现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。席位摆放原则总原则：职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后。•（1）一二排：贵宾与企业领导，地位越高者趋于中间和前面，人员多时可考虑两排，最边上的位置空出。必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务。•（2）三排以下若干排：记者席，电视记者尽量安排在前、通道边上，摄像机可正对主席台，也可以对下面的会场进行扫描。•（3）再次为经销商席位。•（4）公司一般人员及旁听席。2、会中——一般会议程序•（1）来宾签到及分发会议资料。•（2）主持人宣布会议正式开始，并对新闻发布会的人物、背景、目的等做简要介绍。•（3）发言人讲话。•（4）接受记者采访。•（5）主持人宣布会议结束。•（6）安排其他活动。会后可以安排参观或举行茶话会、酒会、便餐、宴会等招待活动。会中的注意事项•尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。•主持人要掌握会议时间，调和会议气氛。•会议发言人和主持人应相互配合。•发言人的讲话应重点突出，吐字流利清晰，最忌长篇大论。每个发言在15-20分钟之间比较合适。•工作人员应做好会场服务工作，及时为记者提供各种方便，如送上纸笔、传递扩音器等。•应诚恳、明确地回答记者提出的各种问题。每个问题的答案保持在20秒以内最好。•不要随便打断或阻止记者的发言和提问。会中的注意事项（续）•遇到回答不了的问题时，应告诉记者如何去获得圆满答案的途径，而不要简单说“无可奉告”。•对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。•即使是记者带有很强的偏见或进行挑衅性发言，也不要显出激动和失态，说话应有涵养。•发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的专访，使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。•少用独家新闻。在大多数情况下，企业应该以公平的方式向所有媒体发布信息。3、会后——情报工作•全面收集与会记者在媒体上发表的文章，将其归类分析，检查有无漏发信息。对已发稿的记者，给予特别的联系和致谢，加强与他们的友谊。电话追踪记者对会议的接待、服务的意见。发现问题，抢先及时道歉。统计已发表的稿件和记者名，计算发稿率，作为今后邀请记者的参考数据。（四）新闻发言人•美国全国政府传播者协会估计，如今美国各级政府大约有4万名新闻发言人。稍有规模的企业都会设立专职的新闻发言人，即使是十来个人的小企业，也会有兼职的新闻发言人。•西方大企业的优秀新闻发言人一般都是记者出身。新闻发言人最好要有过一段从事媒体工作的工作背景，如果没有也一定要经过专门的培训进行恶补。1、新闻发言人的选择•一般是由CEO、分管宣传的副总或者是公关部经理来担任。上市公司则由董事会秘书担任。•不是能说会道就行，而是要“会说话”。知道什么可以说，怎么说，什么不可以说。新闻发言人的条件•心态平和，不卑不亢，始终应充满自信。•胸有全局：内知自己企业的情况，外知整个行业的情况和趋势。•良好的口才：说话滴水不漏，有很强的沟通能力。•角色定位要明确：言行必须为企业负责。•了解媒体、公众的诉求点：了解他们可能对哪些问题更感兴趣，用什么样的表达方式可能更对路。2、新闻发言的原则•要真实可信•要言之有物（1）新闻发言要真实可信•新闻发言人可以运用语言技巧，适当地规避一些难以回答的问题。•但是，只要张口说辞，就必须真实可信。•新闻发言人可以不说，也可以少说，但绝不能说谎。•对于一些实在不能当场回答的问题，也应坦诚地告之没有掌握，同时可以记下提问者的姓名、电话，查问清楚了告诉他，或指引他到什么地方可以得到这个问题的明确答案。（2）新闻发言要言之有物•发布内容要实：要善于找到企业关心点、百姓关注点和记者兴趣点的结合点，所发布内容为记者和公众喜闻乐见；•回答问题要实：发言人最不应该的就是虚言应付，使记者什么有用的信息也得不到。3、发言人媒体形象设计•深色或中性色系的职业装为宜。不宜穿线白、浅色、咖啡色、带条纹或格子的服装，这些颜色在电视镜头中会产生不良的视觉效果。•如果女士服装的颜色恰巧与发布会现场的背景版的颜色相近，可以配一条对比色鲜明的披肩或围巾。•在危机期间，着装尽量素净。•不要佩戴过于惹眼的首饰。•根据个人的情况使用粉底，否则皮肤会在灯光下闪闪发亮。4、新闻发言人的训练•国外企业对高层管理人员有一定的轮训计划，公司领导出访前都要接受专门的培训，对企业架构、文化环境、媒体特点、禁忌语言等都要作详尽的准备。•甚至在举办新闻发布会前，还要召集员工模拟记者提问，以此来反复演练。5、新闻发言人的注意事项•不论被问到什么问题，不要总是直接回答，而要保证核心信息的传达。•如果出现短暂停顿、失忆或失语的情况也不要惊慌，