公司费用报销管理制度

广东XX信息科技有限公司费用报销管理制度目录第一章总则第二章费用报销制度及流程第三章借款标准及流程第四章费用审批管理第五章附则第一章总则第一条：为了加强总公司内部及分公司和子公司管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。第二条：本制度根据公司的实际情况，制定相关报销规定。第三条：本制度适用总公司各部门及分公司和子公司。第二章费用报销制度及流程第四条：原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证（1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章（印制）+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象，假发票不予以报销。3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过按规定允许报销范围内金额的50%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；办公室行政费用取得的收据除外。第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；10、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认；第六条：在一个预算期内(一个月)，业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。第七条：费用报销基本流程：1、总公司：经办人填写报销单→部门负责人审批→会计主管审核报销凭证→总务部总监审批→财务负责人签字确认→出纳签字放款→经办人签名收款2、分公司和子公司：经办人填写报销单→部门负责人审批→分公司和子公司会计主管审核报销凭证→总务部总监审批（电子版）→出纳签字放款→分公司和子公司会计主管签字确认。注：原则上分公司和子公司在每个月月底编写本分公司和子公司费用预算表下个月的，按照上述流程申请款项，不得使用收入款项支付费用第八条：报销时间的具体规定1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月10号后派专人将费用报销单递交到财务部,月底之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。第九条：差旅费报销1、公司人员因公外出所发生的交通费、市内差旅费、住宿费、餐费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。2、出差补贴及标准区域项目一般员工经理总监备注省外住宿标准100元/晚120元/晚150元/晚双人房在标准基础上加多20元，自行解决住宿的，按照60元/晚补贴（可使用其他发票代替）交通费高铁、火车、客车高铁、火车、客车高铁（优先），飞机经济舱总监坐飞机出差需要提前向财务部报备，其他人员按照高铁费用报销，多出自行承担。如无高铁和火车，需要坐飞机需要总务部总监批准并向财务部报备餐费30元/天50元/天80元/天一日三餐标准，实报实销，多出自行承担当地交通公交车、地铁公交车、地铁的士类实报实销，除总监外，其他人原则上不允许搭的士类车辆，如特殊情况搭乘，需要经过总务部总监批准，并按照实际车费的15%报销省内住宿标准100元/晚120元/晚150元/晚双人房在标准基础上加多20元，自行解决住宿的，按照60元/晚补贴（可使用其他发票代替）交通费高铁，客车高铁，客车高铁，客车实报实销，自驾车出差的，按照一个人的交通费标准的2倍报销餐费30元/天50元/天80元/天实报实销，多出自行承担当地交通公交车、地铁公交车、地铁的士类实报实销，除总监外，其他人原则上不允许搭的士类车辆，如特殊情况搭乘，需要经过总务部总监批准，并按照实际车费的15%报销公司本市内住宿费不报销不报销60元/晚交通费公交车、地铁公交车、地铁的士类实报实销，自驾车出差的，按照滴滴打车系统金额报销，并且一个人的交通费标准报销，餐费10元/顿15元/顿25元/顿实报实销，多出自行承担（注：以上标准仅限因公出差，业务员在本市内因本职工作需要拜访客户不予以报销，其他人员如有和公司特殊约定，不在本标准范围内）2.1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。2.2、出差期间招待客户需要事先经总务部总监同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2.4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。2.5、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总务部总监批准后方可乘坐飞机。2.6、到达目的地后，除总监外，其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车和地铁。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的可按照双人房住宿标准。2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。2.9、报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。第十条：办公用费用管理1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。总务部行政组对所整个公司发生的办公费负责，总务部行政科及各部门总监对所属单位发生的办公费用负有监管和控制责任。2、办公用品采购和印刷各种帐表等由总务部行政科负责采购、印刷。3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总务部总监审批后，由总务部行政科统一安排广告公司印制。4、各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经财务科主管和总务部总监审批后交由行政科统一采购；5、各部门所需购置的办公用品，统一到总务部行政科领用，并办理领用登记，同时记入部门费用；6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批；第十一条：业务招待费管理1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。2、各部门因公招待必须事先申请总务部总监批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中，以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4、其它非公招待客人及先斩后奏的一律个人承担。第十二条：交通费1、市内非业务人员办理公司相关事务，原则上应尽量乘坐公交车和地铁，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门总监的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容，并按照实际车费的15%予以报销。2、非业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定标准，超支部分自行承担；除和公司有特殊约定外。第十三条：通讯费1、员工因公发生的通信费用不予以报销，代理记账部门的正式员工按照50元/月定额报销，其他员工不予以报销。2、各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。第十四条：配送费用1、配送费用包括：快递费用、物流费用；送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。2、所有有关公司的配送费用由总务部行政科负责。3、代理记账发生的实际业务配送费用，实报实销。4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附“配送费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同时提供相应有效票据。5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单；6、计划物流因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关费用支出，按公司费用审批程序执行。第十六条：培训费1.培训费用由总务部行政科统一进行预算、统一管理、统一安排。2.费用发生前使用部门应向总务部行政科申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经总务部财务科审核，总总务部监审批后各送一份至总务部财务科和行政科备案。3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。第十七条：会议费1.各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、总务部总监签字后方可前往，会议结束后应及时到财务科办理报销手续。2.参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费；3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。第十八条：仓库、办公室租赁费、水电费等固定费用，由行政科根据真实合法单据申请报销，社保费由人事科根据实际情况向财务科报备。第十九条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由行政科上报总务部总监酌情处理。第三章借款标准及流程第二十条：借款标准1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其半个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务科领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。5、单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一星期通知财务科出纳备款，并向总务部申请。第二十一条：借支流程借支人写借支单——担保人签字——部门负责人审批——财务负责人审批——总经理审批——会计主管审核报销凭证——出纳审核并付款——借款人领款签字第四章费用审批管理第二十条：费用审批管理1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总务部总监。2、董事长和总务部总监外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，董事长和总务部总监回来后需要立即补办审批手续。3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。4、货币资金支付的批准方式为书面形式。5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报