Powerpoint97使用教程

Powerpoint97使用教程第一章Powerpoint97基本操作1.1Powerpoint97的主菜单进入Powerpoint97和进入其他Office应用程序一样，单击“开始”按钮，打开菜单，选择“程序”一项，打开子菜单选择“Powerpoint97”；或者直接在桌面上双击Powerpoint97快捷方式均可进入Powerpoint97主界面。Powerpoint97下的所有功能和设置操作都可以通过主菜单来执行。主菜单的选项包含：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、幻灯片放映、窗口和帮助等共九项。1、文件选项子菜单所有与系统、文件处理操作有关的命令都可以在这里找到，如建立新文件、打开旧文件、文件的存储、转存和HTML文件的存储、文件打印和发送以及退出等功能。其中还列出最近四次打开过的文件。2、编辑选项子菜单所有与编辑有关的功能都在这里，包含取消上一步操作，及使用Windows环境下的标准操作方式的剪切、粘贴、复制、查找、删除幻灯片、图表、各类对象的链接等功能。3、视图选项子菜单包含Powerpoint97提供的五种视图，即幻灯片视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、备注页视图和母版视图，并提供幻灯片放映功能，以及工具栏、标尺辅助线、页眉页脚和批注等命令选项。4、插入选项子菜单插入一些元件在幻灯片中，如新幻灯片、日期、时间、页码、批注，或从其他文件输入的幻灯片、图表或声音等其他对象，还可提供和各类对象的超级链接服务。5、格式选项子菜单包含调整字体、字型，进行对齐、空格、颜色、阴影、风格、模版格式、背景等各种设置。6、工具选项子菜单提供拼写检查，样式检查工具，版式工具，及自动剪贴画、会议记录、展开幻灯片等项功能。并提供有关“宏”的一系列操作。7、幻灯片放映选项子菜单提供幻灯片放映及放映时幻灯片之间的转换的设置，可以进行放映方式设置、动作设置，支持自定义放映方式，幻灯片内部效果的设定，及其他调整工具和修饰工具。可在幻灯片内加入动画效果并提供效果预览和预设。8、窗口选项子菜单提供用户有关窗口操作的一系列命令，包括“新建窗口”、“全部重排”、“缩至一页”和“层叠”等四项命令，并显示各窗口对应文档名和当前文件名。1.2Powerpoint97的工具栏从Powerpoint97的菜单中我们了解了它所提供的强大的编辑、制作与放映演示功能，同时还提供快速操作的一系列方法工具栏。工具栏中有大量的图标，每一图标代表一项操作，如果用鼠标光标指向该项，等待半秒钟，即可见到Powerpoint97对它的解释了。图1－1展开后的工具栏1.3使用Powerpoint97创建第一个演示文件一、启动对话框打开Powerpoint97后首先出现的是“启动对话框”，在框中提供四个选项：“内容提示向导”、“模版”、“空白演示文稿”和“打开已有演示文稿”，来开始以后的演示文稿。图1－2启动对话框1、内容提示向导“内容提示向导”可以按演示文稿的内容和类别逐步地引导初次接触PowerPoin97的新用户选择一套已经建立好的模板，并提供一个基本的大纲。使用它可以轻松地建立一份专业简报。其中共有“开始”、“演示文稿类型”、“输出选项”、“演示文稿样式”、“演示文稿选项”和“完成”六项，如图1－3所示。图1－3内容提示向导2、模板“模板”是为专业系列化设计而提供的模式。从中选择你所需要的演示内容的外形色彩，即外观形式。其中包括演示文稿的颜色、背景图案、幻灯片版式及文字风格等。选择“模板”一项，单击“确定”按钮后，出现如图1－4所示的“新建演示文稿对话框”。图1－4新建演示文稿对话框3、空白演示文稿如果对已有的模板都不满意，可以选择此项从头开始，不套用任何模板或色彩进行原稿演示。选择此项，PowerPoint97会提供“新幻灯片”对话框，而且每次新建一张幻灯片，PowerPoint97都会提供这一选取版式的对话框。图1－5新幻灯片对话框4、打开已有演示文稿选择此项后会出现“打开”对话框，利用它用户可以打开以前已经创建的演示文稿进行演示或进行编辑修改。在“打开”对话框中单击“查找范围”的下拉按钮，即可打开下拉选项框，从而找到计算机中所有文件夹。对话框中有两大显示框，文件夹中符合条件的文件显示在左框，在右框中可以预览高亮显示的被选中的文件。二、创建第一个演示文件进人PowerPoint97出现如图1－2所示的“启动对话框”后，如果对演示文稿的创建并不了解，立刻选择“内容提示向导”一项进入，此时屏上出现如图1－3的画面，它会引导用户进行第一次演示文件的创建。选择“下一步”，屏上出现如图1－6画面，即进人“演示文稿类型”选择，在其中提供用户七类共22种类型文稿供选用。用户此时只需在其中选定一种，而后单击“下一步”即可。图1－6演示文稿类型例如，选择“信息展台”一项进人下一步，即可见到如图1－7所示的“输出选项”画面。其中要求选择输出的目标是“演示文稿、非正式会议、讲义”，还是“Internet、展台”。此处如果选第一项，而后进人下一步。图1－7输出选项此项是“演示文稿样式”的选定，屏上出现如图1－8的画面。要求选定输出类型和是否打印，一般输出类型项选第一项“屏幕上的演示文稿”，是否打印讲义项选“否”即不打印。而后单击“下一步”按钮进人“演示文稿选项”画面。图1－8演示文稿样式“演示文稿选项”要求填写演示文稿的标题、您的姓名和附加信息三项内容。用户可根据情况进行填写，如图1－9所示。填写之后单击“下一步”按钮，进人下一步。图1－9演示文稿选项此时屏上出现如图1－10所示画面，表示所有的创建工作即将完成，只需单击“完成”按钮即可。图1－10完成几秒钟后所创建的第一个演示幻灯片就显示出来了。可以选工具栏中的“保存”，将其存为刚才所创建的第一个演示文件，文件的扩展名默认.ppt。1.4Powerpoint97中的五种视图在PowerPoint97中提供了五种视图方式，可在不同的方式下处理文稿，甚至还可以以不同的方式来作打印输出，以丰富我们的视觉效果。1、幻灯片视图幻灯片视图方式是以一张幻灯片为单位来处理文稿，能够增加、删除、修改当前所在幻灯片上的文字、图形、图象、动画或其它对象。对于这些对象可以更改其大小、颜色、风格、位置、阴影处理等，调整到整张幻灯片的视觉感受的最佳效果。幻灯片的内容的调整是以所谓所见即所得的方式呈现的，可以调整幻灯片上的对象，直到满意为止。如果需要选择“幻灯片视图”方式，只需移动鼠标光标指向水平滚动条左上方的“幻灯片视图”按钮单击即可。2．大纲视图大纲视图方式适合用来构造幻灯简报的文字内容。此种模式设计的重点放在建立幻灯简报的文字内容，用于产生整个简报的纲要、大主题、小主题等，对幻灯片中的构图变化暂不予以考虑，以方便建立贯穿整个幻灯简报的中心思想。如果需要选择“大纲视图”方式，只需单击水平滚动条左上方的“大纲视图”按钮。3．幻灯片测览视图在此模式下，原则上所有的幻灯片都可出现在屏幕上，让你重新调整幻灯片的排列顺序，用以检查幻灯简报是否流畅，当然也可以加人新的幻灯片、删除幻灯片，在幻灯片之间进行拷贝，还可设定幻灯片之间转换的效果，同一张幻灯片内的展示变化等。屏上众多的幻灯片中有黑色粗线外框围着的即为当前幻灯片，也就是正在处理的对象。如果需要选择“幻灯片测览视图”方式，只需移动鼠标光标指向水平滚动条左上方的“幻D灯片创览视图”按钮，单击即可。4．备注页视图备注页视图将一页分成两部分，上半部分用来显示幻灯片，下半部分用来显示和接受输人的一些展示简报时的备忘内容，提醒用户在简报中所注意的事项或应说明的内容。如果需要选择“幻灯片测览视图”方式，只需移动鼠标光标指向水平滚动条左上方的“幻灯片浏览视图”按钮单击即可。5．母版视图“母版”又叫“主控”，它是所有幻灯片的底版。任何一张幻灯片都必须受到母版的制约，只能在特定的母版的基础上进行再加工制作。幻灯片在母版的基底上诞生，开始时必须符合母版所规定的各种格式，随着制作工作的展开，原来从母版上继承下来的格式可能会被改动得面目全非，但这时母版上并不受影响；相反，如果母版上有任何的改动，所有的新建幻灯片都会受到影响。由于一套幻灯片受到同一母版的“主控”，幻灯片之间就显得调和、匹配。设计一个精美的母版，很充分地利用它是非常有必要的。在PowerPoint97中母版的形式有：幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版。对应母版的四种形式就有四种视图，分别是：幻灯片母版视图、标题母版视图、讲义母版视图和备注母版视图。可以从主菜单的“视图”选项子菜单中的“母版”命令的子菜单中选择母版的四种形式，也可在按住“Shift”键的基础上，单击水平滚动条左上角的视图按钮。第二章使用Powerpoint97制作演示文稿2.1新建演示文稿新建演示文稿的方式有好几种。前面已介绍了使用“内容提示向导”的方法创建演示文稿。这里介绍其它几种创建演示文稿的方式：选择设计模板，这些模板决定演示文稿的设汁但不含内容；也可以使用从其它应用程序（如Word）导入的大纲来创建演示文稿；或者从不含建议内容和设计的空白幻灯片从头制作演示文稿。一、根据设计模板创建演示文稿根据设计模板创建演示文稿，需在新建演示文稿的同时选择模板，是一般使用者经常使用的一种文稿的创建方式，也是最自然的想法。基本步骤是：单击“文件”菜单中的“新建”，出现“新建演示文稿”对话框，如图2－1所示。图2－l新建演示文稿此时用户可选择四种模板进人创建活动。选择空白模板进入1、单击“常用”选项，其中只有一种模板，指向并双击（如图2－2所示）。图2－2空白模板新建演示文稿对话框2、出现“新幻灯片”对话框如图2－3所示，查看设计版式，然后为标题幻灯片选择一个版式。再单击“确定”进人下一步幻灯片视图，即可进行创作工作。当然，直接指向选定的版式“双击”也可。图2－3新幻灯片选设计模板进入1、按照模板的分类标准，这种模板属于“设计模板”，只含格式和颜色，不含文字内容。2、单击“演示文稿设计”选项，出现如图2－1画面。3、在左窗口选定设计模板，在右窗口预览与左窗口中选定的设计模板相对应的图象，如图2－1所示。如果母版与幻灯片的风格统一的话，背景图案和填充颜色会作为模板成分，出现在新建演示文稿的幻灯片上，但文字会被忽略掉。4、单击需要的模板，再单击“确定”；当然，直接指向“双击”也可进入。5、出现“新幻灯片”对话框时，为标题幻灯片选择一个版式，再单击“确定”，当然直接指向“双击”也可。随即进人幻灯片视图，开始进行创作。6、此时需要注意查看在窗口下方的状态栏，从中可以见到其中含有所选模板的名称，其中有“幻灯片1／1”的字样。该项表明当前演示文稿中有且仅有一张幻灯片，这是选择“设计模板”共有的特性。因此要想继续进行创作必须单击主菜单“插人”选项的“新幻灯片”命令，插入一张新的幻灯片，待出现“新幻灯片”对话框，然后选择下一张幻灯片的版式，再进人幻灯片视图才行。选内容模板进入1、选择“演示文稿”项，使用的是内容模板，它与“设计模板”不同，不仅提供母版和配色方案，还可根据各自的主题提供一整套的幻灯片。2、在出现“新建文稿”对话框时，单击“演示文稿”选项，出现如图2－4的画面。图2－4“内容模板”新建演示文稿对话框3、选定模版后，跳过版式选择，直接进入幻灯片视图，浏览以下每一张幻灯片的内容，很多幻灯片都保留了插入图片或文本的图文框，用户只需插入相应的图片和文本即可。选Web模版进入在出现“新建文稿”对话框后，单击“Web”选项，出现如图2－5的画面。图2－5“Web页”新建演示对话框Web模板实质上属于内容模板一类，只是由于使用的场合不同才单独将其分出。其它的操作步骤与选“内容模板”完全相同。二、导入大纲以创建演示文稿如果要获得最佳效果，可使用已设置标题样式的文档，像在MicrosoftWord中一样，PowerPoint97可以通过这些样式更有效地创建幻灯片。其步骤是：1、单击主菜单中“文件”选项中的“打开”命令，出现“打开”对话框。2、在“文件类型”方框中单击“所有大纲”。3、在“名称”方框中，双击要使用的文档。导入的大纲会