钉钉软件项目立项申请书

第1页/共7页（钉钉软件）项目立项申请书版本1.1申请人：相关部门会签：总经理审批：日期：第2页/共7页1、项目建设背景随着公司业务发展和组织规模的不断扩张，在新的发展阶段，公司面临着多组织、跨地域等特征的管理挑战和问题：员工即使有电脑，也只是单纯的记录个人的办公数据，信息得不到共享；流程管理采用传统的人工方式，填表格、跑部门签字盖章，工作效率低下；全国各地来回往返异地办公，无论何时何地，亟需借助移动设备（如笔记本电脑、平板电脑、智能手机），通过移动网络，进行流程的审批、会议的确认、任务协同、待办提醒等，真正实现移动办公。在迅速获得信息、规范管理、及时沟通、提高工作效率等方面有迫切的需求。2、项目建设的目的通过实施钉钉软件，把日常业务中的信息，在部门、群组、个人之间进行及时、高效、有序、可控、全程共享的沟通处理。以实现公司关键办公应用为导向，提供任务协同、简易流程审批、通知公告、日志、钉邮、钉盘、Ding、会议管理、网络电话、考勤等功能模块，搭建一个覆盖全公司的办公信息平台。实现移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为公司建立一个及时有效的信息交流管道。为领导提供一个方便有效的时间跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化、管理人性化，从而达到高效全面的管理效果。3、项目实施的模块3.1实施模块：消息、公告、Ding、日志、钉邮、钉盘、网络电话、会议预约、审批、外勤签到、考勤打卡。3.2实施的审批流程：《请假申请流程》、《加班申请流程》、《考勤异常补卡流程》、《付款/借款申请流程》、《信息设备申购流程》、《物品申购流程》、《费用报销流程》、《外派申请流程》、《离职申请流程》、《签呈流程》。第3页/共7页4、项目预期达到的效果4.1解决管理规范问题：把公司的制度、规范通过流程固化，员工无需牢记，在执行时按制度自行流转，实现公司“行为约束”的管理。4.2解决沟通问题：通过钉钉的通讯录功能，可查看人员的详细资料，工号、部门、岗位、手机号等，对其发消息/电话/Ding；通过商务电话与Ding功能，可以在一分钟内就发起一场会议，非常快速；消息发送后，已读未读状态可见，可发送Ding提示；沟通问题分分钟就搞定，提高沟通效率。4.3解决移动办公问题：通过钉钉，可以突破时间和空间的限制，有效解决不同岗位，不同部门在沟通、任务协同、流程审批上的工作障碍，使得办公的效率得以提高。4.4建立敏捷性组织：通过钉钉，可以随需组建“跨部门”的动态项目团队，快速建立灵活的弹性组织，且无需会议方式，可实现项目成员信息的同步对称。4.5解决事务管理问题：通过钉钉的日志功能，可在线填写工作日志、工作计划、工作汇报；通过日程功能，可在线进行日程安排、日程提醒。4.6解决任务协同问题：任务指派、任务监督，分配责任人、协办人、参与人，随时随地进行沟通、反馈和资料共享。所有的事件都将被如实的记录，供查询和跟踪，了解任务执行状态、结果、过程变动，减少信息传递的衰减。4.7解决外勤签到、考勤打卡问题：第4页/共7页通过钉钉的手机端，可实现GPS定位打卡、WiFi考勤、外勤打卡、拍照打卡，解决多地域考勤打卡数据无法收集问题；通过设置不同的考勤组，按考勤类型、考勤班次、考勤方式、加班规则，自动计划日考勤、月考勤，解决考勤统计汇总及监督困难的问题。4.8有效节约费用：4.8.1通过网络电话的沟通方式，提高沟通频率的同时降低有线和无线终端的通讯量，减少传真、长途电话等开支。4.8.2通过任务协同、流程审批、钉盘共享，减少了打印纸、打印机的用量。4.8.3通过钉钉提升人均事务处理能力，在组织扩张过程中有效减少人员的雇佣数量，减少人力开支。5、项目风险评估及对策5.1产品平台上的风险：5.1.1不可私有部署，增加数据运维安全风险。5.1.2如对接公司内部系统，需要开发对接平台，存在安全及成本问题。5.1.3公司公告、邮件、流程、文档等重要信息都经过阿里云数据处理，存在数据泄露风险，尤其涉及到费用审批。5.1.4自带的流程审批功能有限，不适合多条件、多重控制，数据引用类的流程。5.1.5Ding免费2000次、钉盘免费100G，长期使用需要按量加购（Ding400元/5000次*1年，钉盘10元/1G*1年）。5.2应对措施从信息化建设规划的角度，把钉钉看作一个IM工具，一个平台，一个统一入口，一个移动门户，后期把流程审批、知识管理等核心应用交给专业的OA系统。第5页/共7页6、项目组织成员公司部门联系人角色电话邮箱XX信息部人力资源财务部营运部钉钉7、项目计划安排7.1整个项目的建设分为五个阶段来实现：7.1.1项目评估阶段：对现有业务和信息化建设现状进行初步诊断，明确实施的目标与范围，对软件功能进行测试，做好风险评估，根据现状制定具体的实施计划。7.1.2项目准备阶段：建立双方的项目小组，明确项目双方的责任，工作内容，交付时间。收集整理基础数据。7.1.3项目建设阶段：对实施范围内的业务进行深入分析，配置后做好充分的测试。7.1.4项目交付阶段：对用户进行操作培训、完成从模拟运行到正式运行的转换。7.1.5运行支持阶段：系统上线后的运行支持，对出现的问题进行分类并快速解决，项目总结和验收。第6页/共7页7.2项目实施主计划阶段工作内容计划开始时间计划完成时间项目评估阶段建立项目小组2017/12/182017/12/18项目需求分析整理2017/12/182017/12/19标准功能测试及风险评估2017/12/202017/12/25软件功能展示及实施内容确认（消息、公告、Ding、日志、钉邮、网络电话会议、审批、考勤打卡）2017/12/262017/12/26项目立项书2017/12/272017/12/27项目准备阶段组织架构、人员档案、流程表单、流程图等数据收集整理2017/12/272017/12/28项目实施计划确定2017/12/282017/12/28阶段一部署及上线基础数据录入（组织架构、人员档案）2017/12/292017/12/29工作流及表单设计(5个)2018/1/22018/1/4流程测试2018/1/32018/1/5各模块管理员权限设置2018/1/82018/1/8各模块配置（主页、荣誉墙、消息、公告、Ding、日志、钉邮、网络电话会议）2018/1/82018/1/9阶段一软件操作培训2018/1/122018/1/12阶段一上线运行2018/1/152018/1/15系统运行问题辅导2018/1/152018/1/18阶段二部署及上线工作流及表单设计(全部)2018/1/162018/1/25流程测试2018/1/192018/1/26考勤组设置2018/1/292018/1/29移动签到GPS定位设置2018/1/302018/1/31移动签到实地测试2018/2/12018/2/5日考勤报表配置2018/2/62018/2/6阶段二软件操作培训2018/2/82018/2/8阶段二上线运行2018/2/92018/2/9系统运行问题辅导2018/2/102018/2/28项目验收文档整理2018/2/222018/2/28项目总结2018/2/252018/2/28项目验收2018/4/22018/4/27.3项目里程碑为保证项目质量，将项目过程所完成的以下成果定义为项目里程碑：里程碑输出成果软件功能测试《软件重点了解评估内容》第7页/共7页及项目风险评估完成实施内容确认完成《实施模块清单》、《流程表单清单》实施主计划规划完成《项目实施计划》系统部署完成组织架构录入、人员档案录入、主页配置、荣誉墙配置、审批流程配置、考勤组配置、GPS定位配置系统测试完成《流程测试用例》、《考勤打卡实地测试记录》用户培训完成《培训计划》、《培训课件》系统上线完成所有已发现的问题已得到妥善处理，符合上线要求项目验收《项目验收报告》8、费用预算软件标准功能免费，实施费XXXXX元。