企业内部控制采购业务

企业内部控制采购业务是采购业务整体流程图否需求计划采购计划选择供应商确定采购价格管理供应过程订立框架协议或采购合同验收是否合格请购会计控制付款办理索赔等退货入库取得发票采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。采购是公司组织生产和销售产品的前提，直接影响了企业的产品成本，对销售定价有着重要影响。同时，也直接影响了公司的现金流量。各个环节的主要风险点和关键控制要点：1.编制需求计划和采购计划环节采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。主要风险有：（1）需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至于生存经营计划不协调等，造成企业资源浪费或库存成本上升，从而影响企业正常生产经营。（2）不按规定维护安全库存、未按照要求及时调整采购计划，影响企业正常运行。关键控制要点：（1）生产经营部门应根据实际需求情况，及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商（2）企业根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划。（3）采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格要求。2.请购环节请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。主要风险有：（1）缺乏采购申请制度，造成企业管理混乱。（2）请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。关键控制要点：（1）建立采购申请制度。企业根据实际需要设置专门的请购部门对需求部门提出的采购计划进行审核，并归类汇总，统筹安排企业的采购计划（2）在审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内。对于不符合采购要求的，应要求请购部门调整请购内容或者拒绝批准。3.选择供应商环节也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。主要风险有：（1）缺乏完善的供应商管理办法，无法及时考核供应商，导致供应商选择不当，影响企业利润。（2）大额采购未实行招投标制度，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。关键控制要点：（1）建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商信誉情况的真实性和合法性进行审查。必要时，企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信检查。（2）建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量。价格。交货及时性等进行实时的考察和评价，并在供应商管理系统中作出相应记录。4.确定采购价格环节如何以最优性价比采购到符合需求的物资，是采购部门永恒的主题。主要风险有：（1）采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金流失。（2）内部稽核制度不完善，导致因回扣现象等造成企业损失。关键控制要点：（1）健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理的确定采购价格。（2）建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场需求形势及价格走势商情分析并合理利用。5.订立采购合同环节采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议。主要风险有：（1）未经授权对外订立采购合同，合同对方主题资格、履约能力等未达要求，合同内容存在重大疏漏或欺诈，可能导致企业合法权益受到损害。（2）未能根据市场情况及时调整合同内容，造成企业采购行为脱离市场供需情况。关键控制要点：根据确定的供应商、采购方式、采购价格风情况，准确描述合同条款，明确双方权利。义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。6.管理供应过程环节管理供应过程，主要指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运费投保事宜，实时掌握物资采购供应过程中的情况。主要风险有：（1）缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽略运输过程的风险，导致物资损失或无法保证供应。（2）未对供应商的供应过程作好记录，导致供应商过程评价缺少原始资料。关键控制要点：（1）对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。（2）实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。7.验收环节指企业对采购物资的检验接收，以确保其符合合同规定或者产品质量要求。主要风险有：（1）验收标准不明确，验收程序不规范，导致不合格品流入企业（2）对验收过程中的异常情况不做及时处理，导致账实不符，给企业造成损失。关键控制要点：（1）制度明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告方可入库。（2）验收人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，要填制入库凭证。验收时涉及技术性强的、大宗的和新特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或者聘请外部专家协助验收。