呼叫中心服务规范

1/6呼叫中心服务规范第一章用语规范第一条目的为保障规范、统一、专业的服务，提高呼叫中心服务热线的整体服务水平及客户满意度，树立良好的服务形象，特制定本规范。第二条标准用语1.开篇语开篇语：先生/女士，您好！我是嘉定东方有线网络有限公司XX号业务受理专员，请问有什么可以帮您？节日首问语：先生/女士，您好!节日快乐，请问有什么可以帮您？2.等待用语等待前用语：先生/女士，请您稍等，我帮您核实一下好吗？等待后用语：先生/女士，感谢您的耐心等待……3.空话用语您好请讲、您好请讲，非常抱歉，听不见您的声音，无法为您服务，谢谢您，再见！4.结束语结束语：感谢您的来电/祝您愉快/祝您晚安，再见！第三条相关用于用语1.礼貌用语在任何时候均使用表示礼貌的语言，如您、请、不客气、谢谢、非常抱歉等，礼貌称呼对方。2.对方声音小时用语非常抱歉，我听不清楚，请您讲话大声点儿好吗？若仍听不清，需要重复一遍，如果仍然听不清楚：非常抱歉，电话声音太小，请您换一部电话再拨，好吗？停顿两秒后挂机。3.对方语速太快时用语非常抱歉，我不太明白您的意思，请您说慢一点儿好吗？4.回答客户声音小时用语适当提高音量：XX先生/女士，请问您现在可以听到我的声音吗？如果对方仍然听不到：XX先生/女士，建议您换一个安静的地方再拨打过来，好吗？或者：XX先生/女士，请换一部电话拨打过来，好吗？5.未听清对方内容时用语非常抱歉，我没听清您的讲话，您再重复一遍，好吗？2/66.客户对客服单表的解释不清楚时用语XX先生/女士，请问您还有什么不清楚的地方，需要我再帮您解释一遍吗？7.对方咨询公司领导私人或办公电话时用语（1）作为客户代表，我的职责是帮助客户解决问题，请您相信我，我一定会尽力帮助您解决的。（2）非常抱歉，您咨询的问题超出了我们的服务范围，请您通过其他方式查询，好吗？8.对客服代表进行表扬时用语不客气，这是我们应该做的。9.反映客服代表服务态度不好或业务不熟悉时用语非常抱歉，给您带来了不便，我们会在以后的工作中改进，感谢您并希望您继续监督我们的服务！10.对方报的手机号码有误时用语（1）非常抱歉，请问您的手机号码是XXX吗（2）如果对方确认：很抱歉，您报的号码有误，请您再核对一下，好吗？11.投诉后不提供联系电话时用语非常抱歉，若您不提供联系电话，我们将无法与您取得联系，您反映的问题我们将无法为您处理。12.对方情绪激动，一味抱怨时用语。您的心情我非常理解，为了更有效地帮助您，请问您……13.来电表示，问题反映多次都未处理时用语非常抱歉！您所反映的问题我们正在紧张地处理，因为牵扯几个部门的协调，所以时间比较长，我们会在问题解决后的第一时间与您联系。14.回答错误或不完全需要纠正时用语非常抱歉，刚才我的解释有些欠缺，应该是……15.来电表示很难拨通热线时用语非常抱歉！由于咨询量大量增加，造成系统繁忙，技术部门正在研究解决，给您造成的不便，我们深表歉意！16.来电表示热线等待时间过长时用语非常抱歉！让您久等了！请问有什么可以帮您吗？17.来电责怪话务员操作太慢时用语非常抱歉！现在系统比较繁忙，我会尽快帮您处理，请您稍等！谢谢！18.转接来电时用语（1）请稍等，正在未您转接，请不要挂机，好吗?3/6（2）转接不成功时，非常抱歉，由于话务正忙，暂时不能帮您转接。您的问题我会做详细的记录，稍后会转相关部门处理，您看好吗？19.属于受理范围，单知识库无相关说明时用语非常抱歉，您所反映的问题我们暂时无详细资料，需进一步核实，我们会在24小时与您联系，好吗?20.听不懂方言时用语非常抱歉，先生/女士，打断您一下，您方便讲普通话吗？谢谢！21.回拨电话时用语您好，我是嘉定东方有线网络有限公司XX号业务受理专员，请问刚才是您拨打XXX咨询问题吗？如果是：对于您刚才的问题我还有一些内容需要补充……如果不是：刚才有一位先生/女士拨打过我们的客服电话，请问他/她在吗？第四条特殊处理用语1.来电骂人或说脏话（1）不反映任何问题，只是骂人或说脏话：请问您需要帮助吗？（停顿1秒）再见！（2）在电话结束时，无缘无故骂人或说脏话并纠缠不休：感谢您的来电，若没有其他业务咨询，再见！（3）来电使用侮辱性的语言：如果没有业务需要咨询，再见！（4）来电不出声：您好，请讲，您好，请讲，听不见您的声音，无法为您服务，再见！（5）来电咨询与业务无关的问题：请问您有业务需要咨询吗？如果没有业务需要咨询，谢谢您，再见！（6）处理类似特殊电话时，应注意通话语气和态度。第二章行为准则第一条目的为规范员工行为及工作态度，特制定以下行为准则。第二条工作目标以积极、热情的工作态度，规范接听每个来电，完成每一个呼出电话。第三条使用积极、热情的声音和言语通话。（1）接打电话时专心致志，不做与工作无关的其他事情、亲切悦耳、口齿清新、音量适中，语速与对方相符。（2）使用礼貌用语称呼对方。4/6（3）通话时保持坐姿挺直、面带微笑、声音自然、亲切悦耳、口齿清晰、音量适中，语速与对方相符。（4）使用积极、肯定的语气和词汇。第四条有效控制个人情绪。（1）认真聆听，适时地从客户的角度概括并复述对方的需求。（2）对于对方的情境和心情表示充分的理解，并积极寻找最佳的解决途径。（3）对方情绪激动时，不使用贬低或轻视的语言和语调，耐心地与对方沟通。（4）不否认问题，积极、主动地提出问题的解决方案。第五条行为规范1.接听电话（1）在电话铃响三声内接听电话，在拨打电话连续六声忙音仍无人接听才可挂断电话。（2）使用早上好/下午好/晚上好等问候语,并进行个人介绍。（3）通过电话进行查询时，应请求对方同意，时间稍长的每15秒通报一次查询情况，时间较长的应告知对方挂断电话以及回复的时间。（4）挂电话前回顾关键的细节和达成的共识，感谢对方来电，待对方挂断电话后，才可挂断电话。（5）使用标准的普通话和规范用语。2.积极聆听，认真了解客户的问题和要求（1）聆听时可有意识地加入一些语气词，以示正在聆听。（2）不要急于表达观点，避免过早下结论。（3）使用不同的询问方法，了解客户的情况，以获取充分信息。（4）准确概括和复述客户的问题和要求，求得认同并确认已完全理解后，对时间的关键细节做好记录。3.及时形成解决方案（1）在全面了解客户的要求后，及时分析并确定解决问题的途径或方法。（2）耐心向客户解释解决的途径、方法及相关信息，避免过多地使用行业术语，并就此达成共识。（3）对于客户不明白的地方用不同的方式进行解释；如果客户不满意，及时将情况告知管理人员，并在时限内确定其他解决办法，以获取客户的最终认同。（4）委婉地寻求对方的反馈意见。（5）在无法使用计算机系统的情况下，如遇客户查询，必须做好记录，不得以计算机关机或电脑故障等理由敷衍客户。第六条工作纪律5/6（1）每班次提前15分钟上岗，与上班的员工进行工作交接，不允许迟到或早退。（2）若遇病假，需打电话直接通知指定的管理人员。不得由其他员工代转，并在假后第一个工作日的上班时间内将病假单交给管理人员。（3）上班时间将手机调成振动状态。（4）离开座位时，自觉将耳机放置在指定的区域，，自动将座位及键盘归位。（5）暂离工作区，应退出电话系统，并请示管理人员，经同意后才可离开。（6）员工务必牢记登陆账号、密码，不能相互替代。（7）在工作中，如遇无法解决的问题时，请示当班负责人或记录好客户的联系方式后，交给管理人员处理，不得打扰邻座员工。（8）当天工作结束后，将桌面整理干净。第三章呼叫中心交接班管理制度第一条候班员应保持安静，不得在办公范围内大声谈笑喧哗。第二条严格执行逐个员工交接制度，交接完毕后，交班员工迅速离开办公范围。第三条交班员工有遗留问题时，应由交班员工负责处理完毕，再由接班员工上机继续操作。第四条在交接过程中发生的问题由交班员工负责，若不能在短时间内解决，应向接班员工交代清楚，交接班员工共同确认后，才可离开。第五条凡因错交、漏交事项造成差错的，应由交班员工负责；接班时未发现的差错，由接班员工负责。第六条交接班时应对本坐席范围内所有设施及环境卫生进行交接，并在工作日志上做好记录，如出现问题，应立即上报，如未上报，一律由接班员工自行负责。6/6第七条交班员工应服从指挥调度，交班时间到，接班员工未到，不得擅自签出离岗，必须以当班负责人的下线通知为准。第八条各班次工作时间。1.早班8:00~16:00午餐时间30分钟（午餐时间有交接班）2.中班15:00~22:30晚餐时间30分钟