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采购入库作业流程：采购——检验——入库——付款实例二：根据生产需要，现有一批零件库存不足，需要采购，要求报价含税含运费采购的零件明细如下，数量为各500：11320001贮油桶底座10400041贮油桶11620011支架11630010支架内衬11640010支架总成11610020弹簧盘11650040支耳11650038支耳（L）11150001焊接螺母M8一、采购询价1、采购模块——询价单——添加询价单添加询价单可以从多个入口进入，根据作业人员的习惯而定2、选择供应商：A、通过编号查找供应商后添加（假设供应商为浙江阿里巴巴零配件有限公司，供应商资料需事先建立才可以进行搜索查找，否则是找不到的）：B、通过名称查找供应商后添加（大多数人习惯搜索中文名称，同样在系统里可通过名称进行查找）：点击此绿色箭头可进行全部供应商资料查找通过编号查找只需在右边搜索栏输入供应商的代码即可，双击该供应商或点击确定点击名称按扭，在右边地址栏输入关键词即可列出相关的供应商，确定该供应商后双击该供应商或者点确定即可3、更新询价单明细：（1）添加单个零件：A、添加零件（添加类型：物料、零件号、数量）B、更新单个零件的明细资料（*需注意报价是否含税）：○1○3○2○4○51、询价单号为系统自动生成，RFQ1100004表示2011年第4张询价单2、供应商资料，显示该供应商编号和名称3、付款方编号和收货方编号一般为采购部（注意核对该处资料）4、会计科目1403为原材料，如果购买的产品不是原材料请到会计科目里查找（如果不懂财务的可在后面由财务人员进行科目更改）5、在此处添加单个零件，零件号可直接输，也可点选择箭头进行选择，数量栏里填写数量500后点+可进入该零件的明细资料更改6、选择零件可根据编号或者名称进行选择，确定该零件后可双击或点确定即可添加○6○11、如报价需为含税价，则此处的单价=税（折）后价，报价含17%的税，税率则填0；如对方报价不含税，则项总价为含税价，税率填172、此处的N天一般是指运输时间○2（2）如果需采购的零件是某一个物料清单里的全部或大部分零件，且这些零件都是向同一供应商采购的，则选择添加物料清单会比较快：A、查看该物料清单AG50025E-E000的明细：物料清单号和类型需手输入和选择，确定后点绿色箭头可查看该物料清单的明细1、该零件号的物料清单，可在需采购的零件前勾选，填入数量5002、*因该BOM里支耳所需用的量是0，所以在后面显示的数量也是0而不是500，因本采购单里还需购买支耳总成的零件，因此需在添加零件项里单独添加或者再次选择添加支耳总成的物料清单3、确认明细资料无误后点击确定即可B*注意：添加物料清单后的零件明细还需根据各零件的价格和交货期进行核对，否则直接下单会有错误：C*全部单项零件资料填好，如另外需支付运费，应在运费栏将金额填入，本次询价的产品要求的是含税含运费的，所以运费为0*因本次询价的产品是之前有采购过，所以可以输入之前采购的价格，如果是新的供应商或者新的零件，则价格是未知的，价格只有等供应商报价后才知道添加物料清单后需注意发货日期、价格等是否正确，如需更改则点击单个零件进行编辑D、生成的询价单（在主管未审核前如需对该询价单进行更改，可点击编辑按钮进行作业）E、主管审核后的询价单（状态变成“打开”），到这里询价单已完成。该询价单尚未审核，如需审核，点击绿色勾选二、下采购单创建采购单有两种情况：一种是根据询价单转为采购单（如果询价单的内容无需更改的话可以直接转为采购单），一种是直接采购，无论是哪种情况，目的都只有一个：买到满意的产品。１、根据询价单转为采购单：采购模块——采购单——从询价单添加采购单２、从询价单添加采购单：从询价单添加为采购单可从两个渠道进入，操作者可根据自己的习惯选择，记得是要在采购单里才能进行选择３、从询价单直接添加生成的采购单：4、审核后的采购单（可生成预付款单：区分预付款与应付帐款的关键在于仓库是否收到供应商的货，在收到供应商的货前所支付的款为预付款，在收到供应商的货后则为应付帐款）：○1○2１、采购单号P110016由系统自动生成，表示2011年第16号采购单２、采购单未经主管审核时状态为“未审批”，审核后状态会变为“打开”３、采购单未审核时不能生成预付款单，只有审核“打开”后才可生成预付款单４、如对该张采购单还需增减零件或修改相关信息，可点击编辑进行操作○31、审核后的采购单状态为：打开，此时如需预付款，则点击预付款单项后面的+即可2、在本例中因与与该供应商的付款周期为30天，因此不存在预付款，故不需生成预付款单3、采购单在收料后由收料单可生成应付帐款单三、质检检验：供应商按照交期发货，在仓库入库前，应由质检部对该批零件进行检验1、创建检验单：质量模块——检验单——添加检验单：2、选择采购单，输入采购单号：*质检部一般会对采购的原材料进行检验，也会对生产的零件和成品进行检验，凡是对采购部买回来的材料进行检验的，则应输入采购单号；凡是对生产出来的零件和成品进行检验的，则应输入生产计划单号。本实例中，是针对采购单进行检验：添加检验单可从多个渠道进入，根据操作者的习惯选择采购单号只能手动输入，不能进行搜索，如需搜索采购单号，请到采购模块——采购单进行搜索3、质检人员对该批零件检验后，输入零件的合格数量后点添加即可：4、对检验项目进行备注，在备注栏一般可输入不合格的原因，具体的可在检验内容里通过创建不合格报告单详细描述：1、检验数量为采购数量，质检人员在合格数量栏里直接输入检验合格的数量，不合格的报采购人员与供应商协商补货或扣款2、确认了合格数量后点击添加即可进入检验单详细页面5、创建不合格报告单：6、创建不合格报告单——描述不合格产品：1、点击下方的创建不合格报告单可对不合格内容进行描述2、项号004表示该检验单的第004项零件3、点击编辑对该零件进行单独的检验描述绿色箭头可直接打开该张单据进行查看○1○2○31、描述栏里可以输入不合格原因2、质检人员判定不合格产品如何处理3、主管可对该不合格产品进行评审或加以注释7、生成的不合格报告单：8、所有不合格报告单都建立好后，点击提交生成检验单：检验单上有一列不合格数量，并有相关检验内容可查四、仓库收货质检部检验后合格的产品即可入库，仓库进行收料动作，凡是采购的原材料入库应做采购单收料，凡是生产的产品入库应做生产计划单（或工单）收料。1、本例中是针对采购单进行收料：库房模块——收料——采购单收料2、输入采购单号（采购单号必须全部输入，不能进行模糊搜索）：采购单收料有多个渠道可进入，根据操作人员的习惯进行选择3、采购单收料：4、仓库根据实际收到的数量认真输入收料数量，如一批采购产品有多个品种，一定要认真核对好名称、数量。实际收料数量如果大于检验数量，系统会提示：1表头供应商发货信息根据需要输入4检验单和合格数量2添加货位3采购单数量检验合格数量495，收货数量500，大于检验数量，系统提示：收料数量大于检验单的合格数量，这种情况下系统是无法正常收料的5、收料完成后系统生成收料单，收料单可直接生成应付帐款单，财务根据仓库收料单和付款周期安排付款（如采购单未全部收完料，则在收料单上的采购单状态会显示：未全部收完）：6、生成应付帐款单：因有部分产品未全部收完，因此系统会提示实际收料数量的金额。有时只是少数零件要补，所以有的供应商会与厂家协商按采购单金额开票，所缺部分的零件会在下次发货时一起补发，所以这种情况下采购会按发票金额申请全部付款。也有的厂家财务会坚持只按实际收货数量的金额付款，所以这时就采用系统收料金额付款，具体根据各个厂家的实际情况而定。本张收料单关联的检验单收料单对应的采购单收料后可直接生成应付帐款单红色的列为仓库实际收料数量如有未全部收料采购单状态显示：未全部收完以协商的发票金额付款以实际收货金额付款7、财务对应付帐款单安排付款：点击财务信息即可对该张应付凭证进行付款点击添加付款添加付款摘要，添加即可付款完后的应付帐款状态变为：关闭到这里所有的采购——检验——入库——付款结束财务付款信息如下：