酒店客房管理信息系统需求分析报告

酒店客房信息管理系统需求分析报告目录一、引言二、需求问题描述1、用户需求2、用户功能需求3、系统功能需求4、系统非功能需求三、系统开发目标四、管理业务调查1、组织结构调查2、管理功能图3、业务流程分析五、数据流程调查六、数据字典第一章引言随着市场经济的发展，消费者消费意识的提高，酒店行业的竞争越来越激烈。为了提高办事效率，增加、保证酒店的销售额，树立酒店的良好形象，运用科学的管理方法非常必要，为此开发酒店客房管理系统，更好的满足各方面的需求。第二章需求问题描述2.1用户需求用户希望通过使用酒店客房管理系统得到所需信息，达到提高管理水平的目的，希望新系统具有以下功能：（1）使用计算机快速处理日常的业务及相关数据，实现实时查询各种入住信息。（2）可以实时的录入住宿单、换房单和退宿单等的情况。（3）可以实时查询客房信息、客人账单信息等的具体情况。（4）可以建立客户的资料，方便日后建立良好的客户关系。（5）数据的安全性：不同用户有对数据查看，修改等处理不同的权限。（6）打印退宿报表、结帐报表等报表。2.2用户功能需求（1）密码设置：每个用户均有自己的密码，可以防止非本系统人员进入本系统；又因每个用户的权限不一致，故可防止用户越权操作。（2）权限设置：设置每个用户的权限，使各用户在自己的操作范围内工作，不得超出自己的操作范围。只有系统管理员才能进行权限设置。（3）数据输入：可以进行酒店各种原始数据的输入。（4）数据查询：要求可以分别按房间编号，房间类型等进行数据查询。（5）数据输出：根据需要打印退宿报表、结帐报表等报表（6）其它要求：可以修改用户密码，有系统的帮助文件。2.3系统功能需求（1）预订功能需求：其主要目的是提高酒店的开房率，为客人预留房间，并提供良好的预订服务。其功能需求包括预订查询，可用房确认，预订记录建立，预订确认，预订记录维护等；（2）接待功能需求：其主要目的是以最快的速度为客人开房。其功能需求包括宾客登记、可用房确认、修改宾客信息、删除宾客信息和查询宾客信息等；（3）结账功能需求：其功能需求包括客人结账、打印报表和客人挂账等；（4）换房功能需求：其主要目的是满足客人换房的需要。其主要功能是查询客房，换房登记，换房确认等；（5）客房管理功能需求：其主要目的是对客房的信息化管理，提高客房管理的精度和准确度，同时减轻酒店客房中心员工的工作负担，从而提高客房管理的效率和服务质量。其主要功能是房态维护，费用记录和客人查询等；2.4系统非功能性需求（1）低成本（2）方便二次开发，适应酒店的个性化需求。（3）简单易用，可维护性强。（4）适合酒店现场的使用环境和条件第三章、系统开发目标1、建立一套功能完整、高效、安全、稳定的酒店前台管理信息系统。2、系统能够对员工日常操作进行快速、安全地反映。3、实现对顾客信息，预订、入住、换房、退房、房态设置等信息的方便迅速录入、查询及管理，了解酒店日常业务的相关信息。4、界面简洁、操作方便、简单易学，用户不需要有太多的专业知识。第四章管理业务调查1、组织结构调查该酒店其组织架构是直线职能制，最顶层是总经理，总经理下的科室有营销部，财务部，人力资源部，客房部，前厅部，安保部；营销部负责对酒店的宣传销售、市场开拓，酒店形象树立，酒店客户关系发展及酒店文化建设；财务部负责酒店的资金管理、成本控制、日常的会计审核、会计出纳等；人力资源部扶着酒店职员的招聘，调度，培训，考核，管理等；客房部负责客房服务、客房卫生及客房设备的管理；前厅部负责客人的接待、咨询，投诉及相关前厅服务和信息传递；安保部负责酒店员工的安全教育、酒店的安保措施及安全管理，其组织结构图如下：总经理营销部财务部人力资源部客房部前厅部安保部销售组公关组成本组会计组出纳组培训组部人事组礼宾组总台组大堂组PA后勤组楼层组2、管理功能图预定房间退房登记3、业务流程分析：本系统所涉及的主要业务是预订管理，接待管理，换房管理，结账管理和客房管理，各个部分的业务流程具体如下：（1）预订管理：客户查找是否有合适房间，若有则填写预订登记单，员工审核登记单，若正确无误，则对预订登记，产生预订登记表。酒店客房管理信息系统顾客管理客房管理报表管理消费管理系统维护系统信息入住登记记退房登记客人换房预定房间补交押金在房客人表客房状态客房编辑消费入账话费入账客房入住表客房信息表用户添加修改密码数据初始化用户查找系统介绍版权信息（2）接待管理：员工查找客户是否提前预订，若有则填写入住登记单，员工审核登记单，若正确无误，则对入住登记，客人入住；若没有提前预订，则查找是否有合适房间，若有则填写入住登记单，员工审核登记单，若正确无误，则对入住登记，客人入住；客人退宿，员工清点房间，若客人结账，则员工进行接待登记，并填写收据和打印报表给客户。若客人打算挂账，则填写挂账登记单，员工审核登记单，若正确无误，则对挂账登记，产生挂账登记单。（3）换房管理：根据客户的需要，员工查找相应类型的房间，若有则填写调房登记单，员工审核登记单，若正确无误，则对修改客房信息表和入住登记表。（4）结账管理：客人到前台对挂账进行结账，员工进行结账登记，并并填写收据和打印报表给客户。（5）客房管理：接受员工的客房信息单，审核信息单，若正确无误，则对客房信息登记，记录到总帐。（6）业务流程图如下：系统流程：预订电话客房消费总账客房接待五、数据流程图入住信息房态变更客人入住押金入账客房账单退房话费其他消费打印催款单、报表报表自动房费入账各类预定可人各类预定可人预订系统前台接待系统剩余押金退还、结账、房间管理客房管理系统收取押金，发放房卡前台收银系统后台管理系统各类预订客人前台预订系统预定转入住入住信息各类入住客人房态变更客人入住前台接待系统客房管理系统收取押金，发放房卡客房账单话费其他消费退房押金入账前台收银系统自动房费入账剩余押金退还、结账、房间管理后台管理系统六、数据字典1、数据项和数据流编号名称组成来源去向P1预定登记表预订单提交时间+订房或入住时间+最后离店时间+预定天数预定登记单接待管理P2入住登记表顾客编号+顾客姓名+顾客年龄+顾客身份证号码+顾客性别+顾客积分+折扣入住登记单预定登记表客房信息表退宿管理P3客房信息表离开房间时间+房间类型+房间价格+房间入住状态客房信息单预定管理接待管理，退宿管理，调房管理P4员工信息表员工性别+员工编号+员工姓名+工资员工登记单人力资源管理P5退宿信息表顾客身份证号+房间信息+顾客姓名+消费额入住登记表，退宿登记单顾客P6挂账信息表挂账信息单+退宿登记表顾客D3.1供应商品牌对照顾客姓名+消费额信息库信息库