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全宗卷规范及相关模板2014年4月一、范围•本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。•本标准适用于各级各类档案馆和档案室。二、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。•GB/T9705—88文书档案案卷格式•GB/T12967—92全宗单•GB/T12968—92档案交接文据格式•DA/T14—94全宗指南编制规范•DA/T18—1999档案著录规则•DA/T1—2000档案工作基本术语•DA/T22—2000归档文件整理规则三、术语和定义全宗卷：定义：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。内涵：全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的。是管理档案的档案。通过全宗卷可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，可以了解该全宗管理过程的情况。它对于澄清事实、明确责任，保持档案管理的连续性具有不可替代的作用。四、全宗卷编制原则•档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。•全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。•全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。简单地说，就是以全宗为单位进行编制，收集材料要齐全、完整，整理要科学、规范。五、全宗卷的内容构成1、全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。六、全宗卷的整理•全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷。•文件材料的排序。以件为单位，按照全宗介绍类、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用类的顺序进行排列。•文件材料的编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号-件号两部分组成。•编制文件材料目录。其格式如下页：•文件材料装盒。全宗卷文件目录件号责任者题名日期备注1XX局档案室XX局全宗指南2013.03.01七、全宗卷的管理•保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一起保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。•档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。附件：全宗卷部分基本项•全宗指南(全宗介绍)•组织机构沿革•大事记•档案整理工作方案(三定方案)•档案安全检查记录•档案工作管理制度全宗指南(全宗介绍)•概念：全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案的情况。•由组织机构沿革、全宗内档案情况简介和全宗内档案内容与成份介绍三部分组成。•组织机构沿革:由全宗构成者名称、成立时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变情况等内容组成。•全宗内档案情况简介:(a)档案的数量及保管期限；(b)档案的完整程度；(c)档案的利用价值及鉴定情况；(d)检索工具的配置情况；(e)档案的整理情况。（有话则长，无话则短）•全宗内档案内容与成份介绍:这是全宗介绍的重点内容，应作较全面而具体的介绍。以文章叙述的形式，按档案的实际分类体系结合问题介绍。沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变情况等内容组成。(a)名称：全宗构成者名称首次出现时应按全称书写，并将通用简称写在全称后面的圆括号内。如：威海市人民代表大会常务委员会（威海市人大常委会）全宗构成者所有曾用名按其时间先后顺序书写在全宗构成者的沿革中。(b)时间：沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销的时间；内部机构设置及重要部门调整、增设、合并、更名、撤销的时间；全宗构成者的上级主管机关变更的时间；其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。(c)主要职能：包括全宗构成者的性质特征、职权范围，主要工作和任务。(d)隶属关系：主要写全宗构成者与其上级主管机关和与其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。(e)全宗构成者负责人名录：包括正、副职负责人姓名、职务、任职时间。(f)内部机构设置及其各历史阶段演变情况：主要介绍内设机构的名称及其变化情况。(g)其它对全宗构成者有重大影响的事件或活动。•全宗内档案情况简介:(a)档案的数量及保管期限：一般先介绍室藏档案的总数（包括卷/件数和排架长度），再分别介绍各类档案的数量，最后介绍保管期限的划分情况。(b)档案的完整程度：主要是说明库存的各类档案中，有无断年、缺项、少页等现象。(c)档案的利用价值及鉴定情况：一般先介绍各类档案的利用情况（含人次、卷次、取得明显效益的突出事例等），再介绍档案的鉴定销毁情况（包括鉴定时间、方法、结果、销毁档案的种类和数量等）。(d)检索工具的配置情况：主要介绍室藏档案检索工具的种类、数量等。(e)档案的整理情况：主要介绍室藏档案的分类及各类档案整理的基本方法。如果每一类档案先后采用了不同的整理方法，也要一并交待（如，从何年开始实行文书档案立卷改革，以单份文件为单位归档；从2007年开始所有档案的保管期限由原来分为永久、长期、短期等改为永久、30年、10年等）。大事记•大事记是以时间为线索记载一个地区（或一个部门、一个专题）所发生的重大事件和重要活动的概要性资料。在整理编写过程中，尽可能把握以下几条：•一是真实准确。大事记是对于客观史实的叙述，无论是时间、地点、还是事情的始末，必须查实出处，真正做到确凿无疑。•二是记述合体。要把握“一条一事”、择要而述、详略得当等原则。•三是文字简明。用最精炼的文字讲清事实即可，不加任何评说，不带作者观点，并尽可能地不用任何形容词汇。•四是行文一致。重在史实，重在精当得体，保持通篇文风一致和记述规范的基本一致。威海市XX局2012年大事记•3月7日，XXX局长出席在深圳召开的全国商业质量工作会议并做典型发言。档案整理工作方案•室藏档案的分类及各类档案的整理方法（含分类标识示意图）•各类档案的归档范围、归档时间、归档要求、保管期限。档案分类标识示意图永久01文书档案30年10年0201贷款档案02专业档案0202提取档案0203汇缴档案03人事档案0401凭证04会计档案0402账簿05声像档案0403报表06实物档案•错例:0301履历材料•0302自传及属于自传性质的材料•0303鉴定、考核、考察材料•0304学历和评聘专业技术职务材料•03人事档案0305政治历史情况的审查材料0306参加党团组织的材料0307奖励材料0308处分材料0309反映职务、职称、工资等方面材料0310其他可供组织上参考的材料•档案安全检查记录•检查人员：检查日期：年月日档案安全检查记录表检查人员:检查日期:年月日检查项目检查内容检查要求检查情况整改措施一、档案室安全情况防火灭火器是否正常运行，是否存在其它消防隐患防水是否有水管通过，管道是否有破裂，屋顶排水是否良好等防盗防盗门窗是否齐全，是否及时关闭，监控是否正常运转二、档案保管保护情况防强光窗帘是否达到防光防紫外线要求防虫/鼠是否放有驱虫防霉药防潮/防高温档案是否受潮、霉变，是否进行温湿度测量记录防尘是否有档案装具，是否清洁卫生三、档案实体安全检查档案数量档案数量是否有缺失档案质量盒内档案有无破损、缺页、褪迹现象档案工作的制度建设•《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度……”各单位要依据档案法律、法规、规章以及行政规范性文件，结合实际情况，建立、健全档案工作制度。•为了促进档案工作规章制度的落实，各单位对于一些需要全体工作人员周知并贯彻执行的制度，应将其内容以公告形式或展板形式张挂上墙。•档案工作管理网络图•档案人员岗位职责•档案借阅制度•档案保管制度•档案保密制度档案工作管理网络图（副）局长王XX办公室主任李XX综合档案室孙XX业务科政工科财务科下属单位档案人员岗位职责一、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》以及国家和本地区有关档案工作的法规、规章和行政规范性文件。制定、完善本单位各项档案工作制度。举报、制止档案违法行为二、监督和指导本单位各部门文件的形成、积累、立卷和归档工作。三、集中统一管理本单位全部档案，即负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。四、负责编制本单位档案案卷目录、全引目录等检索工具，开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。五、依法、按期、保质保量地完成向国家档案馆移交档案的工作。六、监督和指导本单位所属机构做好档案工作。七、定期参加有关档案专业知识及相关管理知识的培训，组织或承担本单位业务培训工作。八、接受档案行政管理部门监督、指导与检查，积极组织参加档案行政管理部门布置的各项活动。档案借阅制度一、本单位工作人员因公需要借阅档案时，须履行借阅登记手续，借阅涉密档案须经主管领导批准。二、外单位人员因特定事宜借阅相关档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经有关领导审核、同意后，履行借阅登记手续。三、社会公众持有效证件，经审核同意并办理登记手续，可以借阅法律规定应当予以公开的相关档案。四、查档者可在阅览室里查阅。如有特殊情况需要外借时，经领导批准方可借出，但必须在二天内交还，延长时间，须办理续借手续。五、查档者须爱护档案，严禁勾划、涂改、损毁、抽取、拆散档案，严禁摘录、公布或转借档案，以保证档案的完整与安全。六、档案管理人员在工作中要做到主动、热情，调档及时、准确。对归还档案要进行认真细致的检查，核对无误后方可办理借阅注销手续。七、档案管理人员定期开展档案借阅统计和利用效果分析工作，不断提高借阅工作服务水平。档案保管制度一、配置与本单位数量相适应的、适宜保管档案的专门库房，并配备相应的档案装具与设备。注意日常维护和定期检查，确保各类设备的完好与正常运转。二、建立全宗卷，全宗内的档案必须按照不同门类和载体进行科学分类、系统整理，档案案卷排放有序。三、做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。调阅、搬运档案时轻拿轻放。四、档案人员调离时，要认真做好档案的清点工作，办理交接手续。五、做好库房温湿度的监控与登记工作，使其控制在温度14℃-24℃、相对湿度在45%-60%的标准范围。六、切实做好防火、防水、防盗、防潮、防强光、防高温、防虫、防鼠、防尘工作。七、对破损或字迹退色的档案要及时修补、复印或做其他技术处理。八、库房内严禁吸烟、堆放杂物。未经批准，非档案管理人员不得进入档