档案全宗卷的整理

全宗的定义（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即指一个机关、组织或一个人物的全部档案。这个机关、组织或人物就叫做立档单位或全宗构成者。（二）全宗的基本含义：它包括了三个方面。1、全宗是一个有相互关联的有机档案整体；2、全宗是在一定的社会活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗的形成条件构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。全宗卷的定义全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理过程中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，在管理上应单独存放并实施同样管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。全宗卷的内容务必真实有效。全宗卷的编制意义一、记录档案管理的全过程；二、保存档案管理的有效原始凭证；三、快速了解本全宗有关情况的工具；四、档案管理工作一致性延续的保证。全宗卷的编制依据1、《全宗卷规范》（DA／T１2—94）2、《全宗指南编制规范》（DA／T１4—94）全宗卷的编制原则全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。全宗卷的内容凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中全宗卷的构成1、全宗指南2、立档单位大事记3、档案管理的各项工作制度4、档案收集5、档案整理6、档案鉴定7、档案保管8、档案统计9、档案利用10、档案管理新技术的应用1、全宗指南全宗指南全宗指南（全宗介绍）全宗指南是一种工具书式的检索工具.具体介绍全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书.全宗指南的组成1、封页2、正文a、全宗构成者沿革b、全宗内档案情况简介c、全宗内档案内容介绍3、备注封页1、全宗指南的名称(全宗构成者+全宗指南)2、时间：全宗内档案的起止年代3、全宗号例如:山东省国家安全厅全宗指南2009年全宗号：A001正文（1）全宗构成者沿革A、全宗构成者的名称和沿革B、主要职能C、隶属关系D、主要负责人名录E、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等以上五个方面应结合时间撰写。正文（2）全宗内档案情况简介（以文章叙述的形式）A、档案的门类、数量及保管期限B、档案的完整程度C、档案的利用价值D、检索工具的配置情况（3）档案内容与成分介绍按全宗档案的实际分类体系结合问题对档案的内容进行介绍备注（1）本全宗指南的编制情况（2）有关档案的补充说明（3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问题（4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等情况的说明（5）其它有关问题的说明2、大事记大事记大事记编写方法按照时间顺序简要记载一定时期内机关的重大事件和重要活动的参考资料。特点：1、以时间为线索2、一条一事3、简练、真实、准确4、只记不评类型：一般工作大事记和专题工作大事记构成：时间和大事（地点、人物、数据、发展过程和因果关系）大事记的记载范围1、大事、要事2、本机关机构建制及变化（包括内部机构）、人员更迭3、召开参加的重要会议和重要活动4、上级视察、友好往来、外事活动5、重大成就，所获荣誉等等需记载的其他内容随时记录，每月整理打印，按年度归档。3、档案管理制度机关档案工作岗位责任制归档制度保管制度查阅利用制度档案资料保密制度鉴定销毁制度统计制度设备维护使用制度重大活动档案登记制度4、收集1、档案交接文据（包括档案员之间的交接文据）2、接收、征集记录；3、档案来源和价值说明等。5、整理1、整理工作方案2、分类方案；3、保管期限表；4、整理工作小结；6、鉴定1、档案鉴定小组领导成员名单；2、到期档案鉴定清册；3、鉴定档案分析报告；4、销毁档案的请示与批复；5、销毁档案的清册等7、保管1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）；2、重点档案采取的特殊保护措施；3、档案的抢救与修复情况报告等；4、人员变更交接手续；5、电子文件维护情况说明；6、年底档案数量清点情况。8、统计1、档案收进、移出登记；2、收文登记和发文登记3、档案基本情况统计（重要档案登记）3、档案管理设施设备统计清册4、档案工作统计年报5、档案借阅和利用效果登记6、开展信息化工作进度统计9、利用1、开放利用和控制使用范围说明；2、档案汇编和公布出版情况；3、档案产生社会效益或经济效益的典型事例4、深层次编研成果情况说明10、新技术应用1、网络、信息化设施设备的使用、各种门类档案的管理软件等的文字说明材料；2、档案人员进行信息化培训的材料等全宗卷的整理全宗卷的内容是动态的.全宗卷内的文件应按照其固有的联系，顺序排放全宗卷内文件的排列顺序:全宗指南-大事记-制度-收集环节-整理环节-鉴定环节-保管环节-统计环节-利用环节-现代化管理方面的材料全宗卷内文件按照”问题-时间”进行组织.在此基础上编制卷内目录全宗卷的整理全宗卷内的文件按件整理，逐件加封面、封底、编件号封面：全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm。封面A0011-1XXXXXXXX局全宗指南2009年全宗卷的整理装订（按永久期限的装订方式）后入卷盒卷盒上要有全宗号、全宗名称和“全宗卷”按件编制卷内目录全宗卷的管理置于全宗排列的卷首;全宗移交时,全宗卷也随着移交.为方便利用，每个档案室可整理全宗卷两套，一套移交，一套留存。可制作电子版的全宗卷