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13代理商應如何協助圖書館完成期刊採購案張花超國立台灣大學期刊組主任ridchang@ccms.ntu.edu.tw【摘要】期刊代理商與圖書館在知識供應鏈上為夥伴關係，自從國內「政府採購法」適用於期刊採購之後，期刊採購實務就有一些變化；由於期刊之出版日期不易控制，期刊採購案要收刊完畢完成結案，需要數年之久的時間。代理商在採購案的各個階段，如預算編制、期刊估價、採購文件製作、期刊訂購、採購案結案等，都可以給圖書館相當大的協助，使圖書館順利完成年度期刊之採購。關鍵詞期刊採購；代理商；紙本期刊；電子期刊14壹、為何要使用期刊代理商？根據2003年版SERIALSDIRECTORY的介紹、它共收錄了國際上8500家出版社所出版的182,500種期刊。ULRICH’SPERIODICALSDIRECTORY的收錄期刊則超過200,000種期刊。圖書館訂購這些期刊，自然無法全部直接向期刊出版社直接訂購期刊，圖書館在期刊訂購的實務上，通常會委託一家或多家期刊代理商代為訂購。圖書館之所以委託代理商訂購期刊，是因為期刊代理商提供了下列三方面的服務（註1）：一、節省圖書館在期刊訂購行政作業之成本：代理商代替圖書館向數千家期刊出版社下訂、付款、催缺，定時的向圖書館提供所訂期刊的狀況報告（包含期刊的運送報告、催缺報告、書目報告），圖書館因此可以節省很多的人力。二、成本效益之考量：期刊代理商在圖書館所在地通常都設有服務處，圖書館可以用本國語文就地聯絡；有些代理商對於圖書館預付款項，也提供了一些折扣，圖書館因此可以節省一些經費。三、代理商電腦技術上的考量：代理商提供客戶線上檢索期刊書目資料庫，有些代理商甚至和一些圖書館自動化系統供應商，合作發展EDI（electronicsdatainterchange），使期刊訂購之資訊交換更為快速。期刊採購與一般商品之採購最大不同的地方在於它的預付款制度，在圖書館收到期刊之前，大筆的金錢即已付給期刊代理商，代理商在更早之前（通常是代圖書館下定期刊時），也把期刊貨款付給期刊出版社了，這種預付款制度所以能運作，基本上是基於圖書館、代理商、出版社間彼此的誠信。自從國內各圖書館依據「政府採購法」採購期刊，對於預付款要求辦理全額的預付款還款保證，更是阻斷了圖書館直接向出版社訂購期刊的路，因為在實務上出版社不會辦理預付款還款保證，國內圖書館要訂購大宗期刊，只有透過代理商代理訂購而且辦理預付款還款保證，才能滿足採購法上的要求從此代理商變成國內圖書館訂購期刊的唯一選擇。期刊代理商對於期末不能供應之期刊，依照合約規定辦理還款，甚至還外加罰款及利息，但相對的代理商預先也對圖書館收取了高昂的服務費。15貳、協助圖書館編列預算影響期刊價格的因素有：期刊出版價、外幣匯率、及代理商服務費等，期刊的單價每年都漲價，漲價幅度每年大約百分之十，圖書館對於下一年的期刊單價，可以參考每年LIBRARYJOURNAL四月號對期刊價格預測之報導，到了八月份，各期刊出版社也公佈下年度期刊新價格，圖書館可以直接連上出版社的網站去查考期刊的價格；代理商資料庫這時也陸續更新他們的資料庫，圖書館也可以線上查檢期刊的價格資料。圖書館編下年度期刊採購預算時，首先要考慮的事是擬訂購的期刊數量，因為期刊每年都漲價，圖書館要全部續訂前一年度訂購的期刊，幾乎是一種不可能的任務，所以刪訂期刊變成一種常態，有的圖書館年年都刪，有的圖書館隔年刪減。圖書館一旦決定期刊訂購數量之後，以這些期刊本年度的出版價格乘以估計之漲幅，即是下年度期刊之估計出版價，再外加期刊代理商服務費，最後考慮外幣匯率換算成新台幣，即是明年期刊的預算了。可以下列公式來表示：下年度期刊訂購數量*（1+期刊漲幅）＝下年度訂購期刊的出版價下年度期刊的預算=（下年度訂購期刊的出版價+代理商服務費）*匯率代理商對於客戶編列下年度預算一事，可以提供相當大的幫助，他只要將特定客戶的訂購期刊，在電腦系統跑一遍，即可列印出下年度期刊估計單價清單，圖書館只要去除清單上擬刪訂之期刊，換算成本地的貨幣即可。參、協助圖書館建立或修改採購文件之內容期刊採購在市場習慣及實務上，與一般商品之採購有許多不同的地方，例如：期刊採購採預付款制度，圖書館在收到期刊之前，就需要付出採購案全部的合約款項一般商品採購則是貨到後付款；期刊採購依期刊先後的出版序分期收刊，因此是採多次驗收，一般商品採購則是一次驗收；期刊採購因期刊未能如期出版，可能一個採購案要數年才能結案，一般商品採購則是到貨驗收完畢即可結案；期刊採購除重視到刊完整及到刊速度外，還很重視代理商的加值服務，圖書館利用這些加值服務以加速處理期刊業務一般商品採購則較無加值服務。16期刊代理商介於期刊出版社及圖書館之間，它是一個提供服務的中間人，對於期刊出版社，代理商並無法完全控制。例如，代理商無法控制期刊出版社是否如期出版期刊，期刊若無法如期出版，出版社不會退回代理商預付之款項，我們認為代理商只要忠實的扮演好它中間人的角色即可，其他出了這個範圍的事情，應該是不可歸責於他們。否則所課的責任越多，代理商索取之服務費也越高，最後吃虧的可能還是圖書館。期刊採購文件包含期刊採購投標須知、期刊採購契約、契約附件：如期刊服務方式說明、履約保證書、預付款還款保證書等，在採購之前，圖書館可將採購文件條文之可行性及合理性諮詢代理商，圖書館應參酌他們的意見來形成採購文件之定本。以本校的經驗，採購文書已包含或考慮包含代理商的意見有下列方面：一、預付款還款保證金遞減的規定:允許代理商所繳的預付款還款保證金，得隨期刊收刊的比例遞減，以減輕代理商資金積壓的壓力。二、因不可抗力及不可歸責於代理商之情事，代理商免罰責之規定:例如，遇到颱風運送的期刊因泡水而受損，或雖經正常催缺而補不到期刊，允許代理商引用不可抗力或不可歸責於代理商之條款，此時代理商只需歸還圖書館原付之款項而不必受罰三、履約保證書、預付款還款保證書的格式:希望能同意代理商之建議，不改變文字內容，由目前工程會公佈的格式改為銀行業界通行的格式四、採購P+E﹙如WILEYSCIENCE、EJcomewithprintjournal﹚，其中一種版本未到刊之理賠問題:例如，WILEYSCIENCE包含licensefee,accessfee,printedjournalfee三種，若未收紙本期刊，廠商應退accessfee還是應退accessfee和licensefee？或是應退accessfee和一半的licensefee？肆、應邀對期刊採購案向圖書館提出報價期刊採購案在開標之前，先得訂定底價，圖書館有義務對採購案提出底價之建議，圖書館一定要把握各種資訊建議出相當精確的數字，底價過高則浪費公帑，底價過低則投標之價格無法進入底價而造成流標，影響期刊採購時程。圖書館建議底價有兩種方式：1.圖書館查價2.代理商報價。所謂17圖書館查價，就是館員到期刊出版社之網頁或代理商資料庫查檢每一種期刊的出版價，查價時要注意採購地區能適用的期刊國內價或期刊國外價；對於未有新價格公佈的期刊則採推估方式來推定期刊的單價，總合每一種期刊單價再外加代理商服務費後，即是期刊的建議底價。國內外文期刊採購大多採取美金價格決標，圖書館查價時要採用期刊的美金價額，一些歐洲出版期刊只有歐元定價，則需要換算成美元。圖書館除了自行查價外，也會要求代理商報價。圖書館要求代理商報價要給代理商充足的時間，尤其在九、十月的報價旺季，最好給代理商一個月的時間去準備。代理商給圖書館的報價，可以不同於正式向學校投標之價格，這是顧及代理商的商業利益，應該可以被雙方接受。圖書館查價的結果應該和代理商報價金額相比對，若是差異過大，則應該逐項比對，以檢驗代理商是否漏報或多報期刊項目，或者沒有依照圖書館的指示報價（例如圖書館因參加CONCERT電子期刊聯盟，圖書館得享有紙本期刊的優惠價）。若發現代理商報價有不正確之處，圖書館應善盡告知的責任，請其在正式投標報價時更正過來。伍、圖書館檢查及確認得標代理商之報價期刊清單代理商之報價期刊清單即為代理商向出版社訂購之藍本，正確的資料才可以訂到正確的期刊。圖書館檢查的重點為：一、期刊書目資料是否正確二、擬訂購的期刊卷期或起訖日期二、訂購的數量（COPY）、版本三、有無重複訂購或者漏訂期刊為能使代理商儘快向出版社訂購，圖書館的工作人員應該以最短的時間完成檢查，把結果以書面告知代理商，要求更正報價資料有錯誤的地方。另外，若圖書館有刪減擬訂期刊的需要時，此時（代理商向出版社訂購前）也應該提出所刪減期刊之清單。陸、代理商執行合約事項可以分為紙本期刊及電子期刊的採購事項。一、紙本期刊採購事18宜：包含紙本期刊訂購、付款、期刊寄送、期刊催缺。二、電子期刊採購事宜：包含電子期刊訂購、註冊、授權使用書（licenseagreement）協商。（一）、紙本期刊訂購事宜：因代理商服務項目的不同，可以分為一般服務（regularservice）和綜合服務（consolidatedservice）兩種型態。代理商的一般服務包含：期刊代訂、期刊付款、期刊是由出版社直接寄到圖書館，因為期刊不經過代理商電腦點收，所以也無法提供期刊及時催缺服務，必須由圖書館提供未收期刊清單後，代理商才能向各出版社催缺期刊，也因為不經過代理商電腦點收，代理商也無法提供很多的管理報表。一般服務的服務流程可以下圖來表示：PUBLISHERSAGENTLIBRARY代理商綜合服務包含：期刊代訂、期刊付款、期刊是由出版社寄給代理商，代理商以電腦點收後，若有應到未到之期刊，則啟動催缺系統先行催缺，點收後的期刊則裝箱空運寄送圖書館。因為期刊經過代理商電腦點收，代理商就可以提供很多的管理報表給圖書館。綜合服務的服務流程可以下圖來表示：deliveryorder、makepayment、claimClaimlistOrderlist19PUBLISHERSAGENTLIBRARY一般服務與綜合服務的內容不同，代理商向圖書館收取的服務費也不同；圖書館要採取何種服務內容為宜，要看圖書館人力的許可，以及訂購期刊的性質而定，一般而言，大型期刊出版社所出版的期刊，期刊訂價即已包含空運價格，期刊出版較為準時，有較好的管理制度和較大的期刊庫存，可供圖書館補缺，這種期刊可以一般服務來訂購，以節省圖書館的採購預算。（二）電子期刊採購事宜電子期刊因為是透過電腦網路使用，沒有如紙本期刊寄送及催缺的問題，但也就因為使用非常方便，對於智慧財產權的使用就特別注重，期刊代理商受委託向出版社訂購電子期刊時，除了代付款項之外，還必須代為註冊，也就是將學校名稱,訂購年限,聯絡人e-mail,IPaddress等向出版社登錄。有些電子期刊的出版社會要求圖書館簽署授權使用協議書（LISENCEAGREEMENT），這時代理商必須轉知圖書館相關文件，或受圖書館之託談判文件內容。以台大圖書館為例，電子期刊的處理流程如下：OrderlistPlaceorder、makepayment、claimmissingissuesDispatchperiodicalsPeriodicalsdelivery、managementreport20開始決標後,代理商向出版社下訂單並註冊電子期刊使用權限,包括:學校名稱,訂購年限,聯絡人e-mail,IPaddress等決標後約1個月,代理商提供本校所有訂購清單明細,包括:刊名,ISSN,出版社,出版社網址,代理商訂購號,出版社Ref.no.等N電子期刊使用測試?Y登錄電子期刊資料於台大圖書館電子期刊系統請編目組於館藏目錄做856編目捷徑連結結束電子期刊是比較新的媒體型式，而且其發展潛力也日見茁壯，代理商為了方便協助替客戶與代理商談判LISENCEAGREETMENT，代理商往往收集各電子期刊出版社的LISENCEAGREETMENT，並將他們放在自己的網頁上面，以供自己以及客戶參考。大型的期刊代理商如EBSCO,Harrassowitz,RoweCom,andSwetsBlackwell.更是互相合作的發展出標準化電子期刊使用授權書（Modelstandardlicens