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公关销售部工作手册文件名称：政府代表团接待程序版号：A文件编号：COP-GG--06修改号：03页数：第1页共2页1.0目的配合政府机构做好代表团的接待工作，同时宣传我馆的形象。2.0适用范围所有由政府机构负责策划组织，并由我馆提供接待服务的活动。3.0职责3.1销售代表负责与相关机构联系，洽谈并在接待过程中进行服务跟踪。3.2预订中心主管和订房员负责配合做好预订工作。3.3由部门经理负责审批接待通知并监督销售代表的服务跟踪。4.0工作程序4.1接待洽谈4.1.1销售代表与机构负责人员洽谈，了解接待要求，包括团名，负责机构和联系人、来宾类型、来馆日期，抵达及离开时间、住房安排和用餐安排，是否需要使用会场，是否需要宣传制作，以及付款方式等。如符合VIP级别的团体，根据《VIP接待程序》进行接待。4.1.2根据接待要求，销售代表了解住房、用餐等服务项目是否能够安排，制作会议接待确认书与有关的负责人确认相关接待服务要求及各项目报价。4.1.3情况特殊的接待要求，须先向部门经理汇报，超出部门经理权限的，向主管总经理请示，经总经理批示后向客人回复。4.2预订根据《客户预订程序》为散客进行预订。4.3与接待部门衔接根据《部门间协作制度》与接待部门衔接，由接待部门落实执行。4.4接待跟踪服务公关销售部工作手册文件名称：政府代表团接待程序版号：A文件编号：COP-GG--06修改号：03页数：第2页共2页4.4.1由负责跟进的人员根据《会议接待通知书》上相关的接待要求跟踪接待服务，检查各个项目的准备情况，督导有关部门做好接待工作。4.4.2保持与接待单位人员的联系，相互配合好，及时处理更改和解决突发问题。4.4.3协助收款人员对该次接待在酒店的消费进行结算。4.4.4接待结束后向接待单位人员了解情况，并在《会议接待通知书》上记录好会议跟进情况。5.0支持性文件《公关销售服务标准》《部门间协作制度》《客户预订程序》6.0支持性记录《会议接待通知书》